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Test Contract 2
Version 3.0
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Website Terms
Version 3.0
Effective October 19, 2023
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Government-issued identity numbers | Some services require this information, as records we need to retrieve from third parties are often associated with a government identity number. This may include criminal records, credit files, employment history or driving records. | Provided by you |
Criminal history and police records | Necessary for criminal record checks. | Provided by you, law enforcement or other government agencies, courts, or public records |
Credit or bankruptcy history | Some services require us to obtain financial or identity information found in a credit file with a credit bureau or in public record information. | Credit reporting agencies, government agencies, or public records |
Employment history | To verify employment or activity history over a certain period of time | Provided by you, our Client, current or past employers or their record-keeping service providers, agencies that placed you with your current or past employers, or references you have provided |
Education history | To verify education or activity history over a certain period of time. | Provided by you, our Client, educational institutions you have attended or their record-keeping service providers for educational institutions you have attended, government education authorities in jurisdictions where you have attended school, or references you have provided |
Professional credentials, designations, memberships, sanctions or reprimands | To verify standing as a certain type of professional, participation or completion of professional development courses, or the existence of professional sanctions or reprimands. | Provided by you, our Client, professional organizations with which you have been associated, or their recordkeeping service providers, public records, or references you have provided |
Opinions about you | To conduct reference interviews. Additionally, opinions may be provided during verifications of employment or volunteering. | Provided by you, our Client, your current or past employers or their recordkeeping service providers, agencies that placed you with your current or past employers, or references you have provided |
Appearance on government watch or sanctions lists | Some Clients wish to check for presence on government watch or sanctions lists. | Provided by law enforcement or other government agencies, public information |
Eligibility to work | To verify potential employees’ legal status in the jurisdiction where they operate. | Provided by you, our Client, or government agencies |
Driving records | To check driver’s license validity and driving history. | Provided by you, our Client, or government agencies |
Directorship and corporate governance history | To verify current or past involvement with corporations as a director or officer. | Provided by you, our Client, public records, corporations with which you have had previous involvement. |
Public record information and negative media | Some services require us to obtain public record information including negative media results. | Provided by you, our Client, government agencies, or public records |
Telephone call recordings | We monitor some phone calls for quality assurance and training purposes. | Provided by you |
Drug test results (for USA Consumers only) | We provide results for controlled substances issued by drug testing labs | Provided by labs after your drug testing |
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- Why do we collect personal information?
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- For Criminal History Checks: Sourced from the Australian Federal Police AFP and/or Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC) -Name including Surname, Given name(s), all previously known names including aliases. Contact information including phone numbers and email addresses. Date of Birth and Place of Birth. Sensitive information including, Gender type, Biometric information, such as photographs collected from your phone or a webcam. Demographic information, such as occupation, place of residence for the past five years. Identity documents including License permits (driver’s license, firearms license) or Passport details. Information or opinion relating to the applicant’s current or previous application process, including information relating to the applicant’s check purpose, including the place of work.
- For other Background Checks or Verification Checks: For the purpose of providing verification services, we may need to collect: Qualification or memberships, Resume information, occupations, references and referees details, contact details, addresses, date and place of birth, skills, qualifications, residential history, credit or bank details, citizenship and immigration status, professional or trade associations and memberships or accreditations, employment history and past responsibility or any other information relating to your career.
- Identity Document Information: For the purpose of identity verification and to confirm that the person making the application and giving consent are the same; we may need to collect Identity documents and information, including Biometric information, such as a live photograph in order to link the applicant to the identity documents.
- Contact and Business Information: In order to provide our services and support in a professional and effective manner, we may collect information such as, email address, phone numbers, residential business and postal addresses, occupation and role, credit card details and business information, including ABN contact details that allows us to transact with the individual and/or provide them with our services and support.
- Sensitive information
- How do we collect your personal information?
- Via our secure online application form on our website.
- When you complete and send a signed hard copy application form, either via the post or electronically.
- In person, over the phone or via email, for example, when you engage with our Help Desk; customers are made aware of the risks involved in sending any information including personal information such as identity documents, by mail or email in these instances.
- When you connect to a third party or connect to our services via a third party, for example, an integration partner, and have consented and are aware that InterCheck Australia will be collecting the information for the purpose of providing our employment screening services.
- In the course of providing services to you. We may also collect information about you from third party suppliers and government database services, for the purposes of Identifying you and linking you to the provided identity documents.
- Use and disclosure of your personal information
- to provide the products or services you have requested from us; including:
- to lodge Nationally Coordinated Criminal History Checks Application and receive Police Check results from the National Police Checking Service, the service administered and operated by ACIC.
- to comply with our obligations under the agreement we have with the Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC) regarding the National Police Checking Service. For more information about our agreement with the ACIC please refer below.
- to conduct a Visa Entitlement Verification Online (VEVO) check or to verify identity through the Australian Department of home affairs.
- for proof of identity purposes.
- to contact and communicate with you and to handle and respond to your enquiries, complaints or concerns.
- to process payments.
- to contact and communicate with you.
- for any other purpose we explain when the personal information was collected, including the use and disclosures outlined in this Policy; and
- to help improve our business, products and services and to help manage our business.
- to communicate with you about the relationship with us, including being able to provide our products and services to you.
- to comply with laws, obligations and to provide assistance to government or law enforcement authorities.
- to be able to lodge an application for and receive the results of an identity verification check with the document issuer through the Department of Home Affairs Document Verification Service (DVS).
- Accreditation with the Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC)
- Providing you new products or services
- Opting “In” or “Out”
- How long will we keep your personal information?
- Who do we disclose your personal information to?
- Third party suppliers including but not limited to providers of criminal checks, law enforcement agencies, regulatory and licensing bodies, credit agencies, public registries, court or tribunal records, education providers or professional organisations
- Current employers or previous employers, for example, to confirm your employment
- Partner organisations
- Government agencies and law enforcement agencies or regulators
- Businesses who do some of our work for us – including direct marketing and IT support
- Auditors
- Do we share the result of your background checks with 3rd parties?
- Where you have provided consent, in connection with a background screen ordered by one of InterCheck Australia’s business clients, InterCheck Australia will share your background check result with that client.
- If InterCheck Australia provides you with the option of sharing the results of the services you have obtained with one or more organisations, and you choose to share those results, InterCheck Australia will share the results with those organisations (but will not share any underlying information provided to InterCheck Australia to obtain the results).
- We may disclose personal information to a third party who has been provided with your background check results, including a Police Check result, to allow that third party to verify that result, through a verification functionality or feature. Where you have consented to us forwarding your Background Check results including a Police Check result, to a third party you also consent to us making that information available to that third party via a verification functionality or feature.
- When you disclose personal information to a third party by giving them a copy of your Background Check result or Police Check result (either in electronic or hard copy) you also consent to us also disclosing your personal information to that third party through a verification functionality or feature.
- You acknowledge and agree that such disclosure through a verification functionality or feature is appropriate and necessary to maintain security and integrity of the personal information contained in any of your background check or police checks results.
- How do we store and protect your personal information?
Secure storage | Your information is stored using enterprise-grade cloud hosting services secure with AES-256 encryption in the AWS data center located in Sydney. |
Staff Training | InterCheck Australia embeds privacy and security into our culture. We train our staff in how to keep your information safe and secure by driving awareness and procedure compliance into our business activities. |
System Security | Restricting access to our internal systems using technical access controls on a need-to-know basis. Firewalls restrict access to internal system components to a whitelist of trusted IPs. Running antivirus and anti- malware scanners with up-to-date threat signatures.Regular patching of servers and workstations running current operating systems and modern browsers. |
Building and Physical Security | We control access to sensitive areas, management of physical and electronic documents, and secure document disposal. Physical security measures are in place preventing unauthorised access to our premises; |
Transactional Security | We enforce secure socket layer (SSL) connections for every page of our website and our application. The use of SSL means that data traffic between your computer and our site is encrypted and protected at all times |
Audit and Testing | InterCheck Australia employs independent, industry certified, security experts with the experience and track record to support our security aims. |
Destroying or de-identifying data when no longer required | We will store the information associated with your account for the time period required to comply with applicable record keeping laws. For example, in the case of Police Checks we are obliged to retain information used to submit your request for at least 12 months, and to delete the check result itself within 12 months.Otherwise, we will keep the information until such time as you delete your account. When we no longer need information, we take reasonable steps to destroy or de- identify it. |
- Transfer of personal information overseas
- the candidate has consented to the transfer,
- the transfer is necessary for us to provide the client with their requested service,
- it is not practical to obtain a candidate’s consent, the transfer is for the candidate’s benefit and the candidate’s consent would likely be given; or
- we have taken reasonable steps to ensure that a candidate’s personal information will not be held, used, or disclosed by the recipient in a manner inconsistent with this Policy and the Privacy Act.
- Transaction information
- Minors and children’s privacy
- How can you access your personal information and correct it if it is wrong?
- Disputing Your Criminal History Check Results (issued by ACIC)
- Addressing privacy concerns or complaints
- Changes to our Privacy Policy
- Visiting our website
- Additional information and applicable legislation
Service Agreement
Version 4.0
Effective October 19, 2023
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Service Terms
- DEFINITIONS.
- “Account” means the End User’s account with Certn associated with the Initial User’s email address, and any Additional User’s email address, subject to validation by Certn.
- “Additional Users” means any affiliates, or subsidiaries of the Initial User or the End User who Certn has credentialed and approved in writing to access the Platform in accordance with this Agreement.
- “API” means the application programming interface(s) used to provide access to the Platform.
- “Background Check” means the information provided within the Report.
- “Background Information” means the personal information required to be submitted to the Platform to conduct a Background Check on that Consumer.
- “Certn” means Certn Holdings Inc. and its subsidiaries and affiliates including without limitation Certn (Canada) Inc., Certn (USA) Inc., InterCheck Global Pty Ltd. and Credence Background Screening Limited.
- “Certn Forms” means any standard disclosure, authorization, adverse action and notification forms made available by Certn for Your review upon request.
- “Consumer” means an individual applicant who is subject to a Background Check in support of their application for employment or engagement as an independent contractor by You or for any other Permissible Purpose authorized by Certn during the credentialing process.
- “Credentialing” means the credentialing process and documentation that each Initial User, End User and Additional User must submit to Certn in order to seek approval to become a customer of Certn.
- “Credit information” means consumer credit information obtained from a credit bureau.
- “Documentation” means any technical documentation, end user agreements, customer instructions, and other written materials ordinarily provided by Certn in relation to and for the procurement of the Services.
- “Employment Purposes” means the specific permissible purpose of a Report concerning the evaluation of individuals for employment, promotion, reassignment or retention as an employee or independent contractor.
- “End User” means the corporate entity making use of the Report in accordance with consumer reporting legislation including the FCRA.
- “Equifax” means Equifax Canada Co, Equifax Information Services LLC or TALX Corporation, a provider of Equifax Verification Services.
- “Equifax Information” means any information provided by Equifax.
- “FCRA” means the Fair Credit Reporting Act, 15 U.S.C. § 1681 et seq.
- “Identity Verifier” means a person authorized by the User to validate a Consumer’s identity for the purposes of applying for a basic criminal record check through the UK Government’s Disclosure and Barring Service, Disclosure Scotland or AccessNI.
- “Initial User” means the initial representative of the End User with the full corporate power and authority to bind the End User of an account.
- “Intellectual Property Rights” means all forms of proprietary rights, titles, interests, and ownership relating to patents, copyrights, trademarks, trade dresses, trade secrets, know-how, mask works, moral rights, and all similar rights that may exist now or later in any jurisdiction, including without limitation any applications and registrations for the foregoing.
- “Investigative Consumer Report” means a specific type of Report as defined under FCRA Section 603I.
- “Law” means all applicable laws, rules and regulations, whether federal, provincial, state, local or international, including by not limited to consumer reporting and privacy legislation.
- “MVR” means motor vehicle records, including driving abstracts if applicable.
- “Permissible Purpose” means for employment purposes including evaluating a consumer for employment, contractor or volunteer positions, as well as promotion, reassignment, or retention, where the consumer has given prior written permission, or any other permissible purpose under the Law (specifically, Section 604(a) of the FCRA if the consumer is a US resident), as declared during the initial Credentialing process.
- “Platform” means the background check platform offered by Certn.
- “Privacy Policy” means Certn’s current privacy policy located here.
- “Report” means a consumer report or other applicable screening product offered on the Platform, including reports containing credit information and Investigative Consumer Reports (if applicable).
- “Services” means verification and background screening services including the delivery and management of Reports and related documentation, and obtaining status information regarding Background Checks.
- “Variable fees” means the additional variable costs and fees that may be imposed by governmental entities or third parties for the Background Check that You order, including, but not limited to, court fees, county processing fees, multi-state fees, and international fees.
- “Website Terms” means the terms available here.
- “You” or “User” means the Initial User, the End User and Additional Users, as applicable
- SERVICES.
- Certn is a Credit Reporting Agency that provides background screening. The Services will be provided in accordance with the descriptions available to you within the Platform.
- Certn reserves the right to refuse service and/or terminate access to an Account without prior notice if this Agreement is violated or if Certn decides, in its sole discretion, that it would be in its best interest to do so.
- You authorize Certn and its vendors to use Background Information provided through the Platform in accordance with Certn’s Privacy Policy.
- You represent and warrant that Your use of the Reports and Platform will comply with applicable Laws.
- You represent and warrant that this Service Agreement constitutes a legal, valid and binding obligation with respect to the Platform, Account and the Services.
- INTERNATIONAL DATA PROCESSING TERMS.
- The Parties agree to abide by those terms and conditions set out in the Data Processing Addendum (the “DPA”) and any applicable data protection legislation with respect to the handling of Personal Information (as defined in the DPA), including any information, data and other content, in any form, provided, entered or uploaded to the Platform in connection with the Services. Parties agree that upon prior written request, each Party shall supply a written description of the technical and organizational measures taken to comply with applicable data protection legislation.
- CERTIFICATIONS.
- By entering into this Service Agreement and/or creating an Account, You are certifying that You, being the End User or a User acting as an agent of the End User, have direct knowledge of the facts and You certify that each time You request a Report, You will comply, obtain, and abide by the following:
- Permissible Purpose. You understand and agree that You must have a legitimate need and permissible purpose for ordering Reports and utilizing the Services. If the Report is applicable to a United States resident, such purpose must be in accordance with Section 604(a) of the FCRA. To the extent the Report is applicable to individuals residing outside of North America, You understand and agree that you must have an explicit legal basis aligned with the Permissible Purpose to enable the lawful processing and transfer of Personal Information in accordance with the applicable data protection legislation, along with any guidelines, codes of practice or policies of any relevant regulatory body in the applicable jurisdiction as amended or updated from time to time related thereto. You agree to comply with the applicable Permissible Purpose requirements and any associated disclosure and authorization requirements to the Consumer, as required by the FCRA or any applicable Laws. You agree and certify that You will order and use the Reports only for the Permissible Purpose confirmed by You to Certn during the Credentialing process; You may not change the Permissible Purpose without written consent from Certn. You agree and certify that You are the business type stated in the Account, You have a need for the Report in connection with the Permissible Purpose, and You are acting in compliance with any additional provincial, state and local requirements for obtaining and using the Report (including credit or criminal information, if applicable). Each time You order or access a Report, You reaffirm the certifications in this Section 4.
- To the extent You are requesting Reports within the United States or the Consumer is a resident of the United States, You acknowledge receipt of and certify that You have reviewed and fully understand the following statutory notices:
- Copy of Reports. While You acknowledge sole responsibility for compliance with any federal, provincial, state and/or local regulations that require a copy of the Report be provided to the Consumer upon request, to the extent the Consumer has requested a copy through the Platform or You have communicated the request to Certn via API, or otherwise configured the Account to do so, You authorize Certn to provide on Your behalf a copy of the Report to each Consumer about whom You have requested a Report.
- Disclosure and Authorization. For Reports applicable to US Consumers, You agree and certify that prior to procurement or causing the procurement of a Report for the Permissible Purpose: (a) A clear and conspicuous disclosure has been made in writing to the Consumer in a document that consists of only the disclosure, explaining that a consumer report may be obtained for the specific Permissible Purpose and such disclosure satisfies all of the requirements of the FCRA as well as any applicable state or local laws, and the Consumer has authorized in writing the procurement of the Report by End User, or (b) if Certn is providing Consumers with disclosure and authorization forms on behalf of End User, You confirm that You have reviewed, understand and signed off on the respective Certn Forms.
- Investigative Consumer Reports. For Reports applicable to US Consumers, in addition to the disclosure and authorization requirements above, You agree and certify that prior to procurement or causing the procurement of an Investigative Consumer Report for the Permissible Purpose, You have (or the End User has requested that Certn, through the use of Certn Forms, has): clearly and accurately disclosed to the Consumer that an Investigative Consumer Report including information as to the Consumer’s character, general reputation, personal characteristics and/or mode of living may be made. As the End User, or an agent acting on behalf of the End User, You must be satisfied that all of the requirements of the FCRA as well as any applicable state or local laws have been met. If the Consumer makes a request to You, as the End User or as an agent acting on behalf of the End User, within a reasonable time after his/her receipt of the required disclosure, You must make a complete and accurate disclosure of the investigation requested.
- Adverse Action. For Reports applicable to US Consumers, pursuant to the FCRA and applicable, state and local laws and regulations, before taking any adverse action based in whole or in part on a Report, You must adhere to certain obligations. If Certn is providing End User with access to an Adverse Action tool, End User confirms that it has reviewed and utilized the appropriate adverse action/letters based on the Consumer’s residence and place of work. In addition to the foregoing:
- End User will not initiate the pre-adverse and adverse action notice process until Certn has completed all search components of the consumer and/or investigative consumer report, Certn has provided the complete Report to End User, and End User has reviewed the consumer report contents.
- At a minimum, if using a Report for employment purposes, before taking any adverse action based in whole or in part on the Report, You must provide to the Consumer to whom the Report relates: (a) a pre-adverse action notice/letter stating that End User is considering taking adverse action; (b) a copy of the full and complete Report;(c) a copy of the notice titled “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” and any applicable state summary of rights; (d) a reasonable opportunity of time to correct any erroneous information contained in the Report; and contact information for Certn.
- If You thereafter take any adverse action with respect to an employment decision, or the Consumer is denied tenancy or any other adverse action is taken as related to any other permissible purpose described in Section 604(a) of the FCRA, You must provide a final adverse action notice to the Consumer to whom the Report relates in compliance with the FCRA, including, but not limited to, satisfying all requirements under the FCRA if information from the Report is a disqualifying factor. Such notice shall comply with all applicable Laws, and shall include, if not already provided in the context of an employment decision, (a) a copy of the full and complete Report;(b) a description, in writing, of the rights of the consumer entitled: “A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act”; (c) the name, address, and phone number of Certn; (d) a statement that Certn did not make the decision to take the unfavorable action and, as such, cannot give specific reasons for it; and (e) a notice of the person’s right to dispute the accuracy or completeness of any information Certn furnished and to get an additional free report from Certn if the person asks for it within 60 days.
- If using a US credit score, You certify that You will comply with the Dodd-Frank Act and all applicable regulations relating to using a credit score. For clarity, credit scores may not be accessed for employment purposes.
- Before taking adverse action based on a criminal record the EEOC Criminal History Guidance recommends that You perform an individualized assessment and/or other considerations. To obtain a copy of the EEOC Criminal History Guidance please go to the following website: http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm.
- Equal Opportunity. You certify and understand that the End User (or You as an agent of the End User) are responsible for complying with federal, provincial, state and/or local regulatory requirements, restrictions and Laws, including but not limited to, privacy legislation, the FCRA, individualized assessments, as instructed by the Equal Employment Opportunity Commission (“EEOC”), local Ban the Box laws, fair chance and fair hiring laws, HUD guidelines, and fair chance to housing laws.
- Additional Certifications. You certify and agree:
- Not to use or attempt to use the Platform for unauthorized purposes or for the benefit of any unauthorized third party.
- To use each Report on a one-time use basis and within thirty (30) days of the completion date.
- To hold the Reports in strict confidence and not disclose the Reports, and any information therein, including credit information, unless required by Law, to any unauthorized third parties without consent.
- To the extent Certn is not collecting authorization and disclosures on the End User’s behalf, that the End User shall retain copies of all written authorizations and disclosures for a period of three years and make such documentation available to Certn upon request.
- To secure all hard and electronic copies of Background Information and Reports within Your offices and facilities so that unauthorized persons cannot easily access them.
- To shred or destroy all hard copy Reports, and delete or render unreadable any electronic files containing Reports, after it is no longer needed and when Laws permit destruction.
- That Certn may review records that are reasonably required to demonstrate compliance with the terms of this Agreement at any time upon reasonable prior notice during the Term, and for 5 years thereafter, to confirm Your compliance with this Agreement.
- By entering into this Service Agreement and/or creating an Account, You are certifying that You, being the End User or a User acting as an agent of the End User, have direct knowledge of the facts and You certify that each time You request a Report, You will comply, obtain, and abide by the following:
- STATE SPECIFIC CERTIFICATIONS FOR US SERVICES.
- California. As applicable to You or the Report that You request, You hereby certify that, under the Investigative Consumer Reporting Agencies Act (“ICRAA”), California Civil Code Sections 1786 et seq., and the Consumer Credit Reporting Agencies Act (“CCRAA”), California Civil Code Sections 1785.1 et seq., if You are located in the State of California, and/or Your request for and/or use of Reports pertains to a California resident or worker, You certify to all of the following:
- You will request and use Reports solely for permissible purpose(s) identified under California Civil Code Sections 1785.11 and 1786.12.
- When, at any time, Reports are sought for Employment Purposes, unless a legal exception otherwise applies, You have provided a clear and conspicuous disclosure in writing to the Consumer, either through the Platform by option to use Certn Forms or through other means controlled by You, which solely discloses: (i) that an Investigative Consumer Report may be obtained; (ii) the permissible purpose of the Investigative Consumer Report; (iii) that information on the Consumer’s character, general reputation, personal characteristics and mode of living may be disclosed; (iv) the name, address, telephone number, and website of the Consumer Reporting Agency conducting the investigation; and (v) the nature and scope of the investigation requested, including a summary of the provisions of California Civil Code Section 1786.22.
- When, at any time, Reports are sought for Employment Purposes, unless a legal exception otherwise applies, You agree to only request a Report if the applicable Consumer has authorized in writing the procurement of the Report through the automated Platform flow, or through other means controlled by You.
- In accordance with California Civil Code Sections 1786.16(a)(5) and (b), You agree to provide a means by which the Consumer may indicate on a written form by means of a box to check, that he/she wishes to receive a copy of any Reports either through the Certn Forms provided in the Platform, or by any other means controlled by You. If the Consumer wishes to receive a copy of the Report, You shall send (or contract with another entity to send) a copy of the Report to the Consumer within three business days of the date that the Report is provided to You. The copy of the Report shall contain the name, address, and telephone number of Certn, who issued the report, and how to contact Certn.
- If the Consumer asks to receive a copy of the Report directly from You, send a copy of the Report to the Consumer (or request Certn do so on Your behalf) within three business days of such request. The copy of the Report shall contain the name, address, and telephone number of the person who issued the report and how to contact such person.
- Under all applicable circumstances, comply with California Civil Code Sections 1785.20 and 1786.40 in the taking of adverse action, which shall include, but may not be limited to, advising the Consumer against whom an adverse action has been taken that the adverse action was based in whole or in part upon information contained in the Report, informing the consumer in writing of Your name, address, and telephone number, and provide the Consumer of a written notice of his/her rights under the ICRA and the CCRAA.
- THE FCRA PROVIDES THAT ANY PERSON WHO KNOWINGLY AND WILLFULLY OBTAINS INFORMATION ON A CONSUMER FROM A CONSUMER REPORTING AGENCY UNDER FALSE PRETENSES SHALL BE FINED UNDER TITLE 18 OF THE UNITED STATES CODE OR IMPRISONED NOT MORE THAN TWO YEARS, OR BOTH.
- Vermont.
- You certify that You have received a copy of and understand Section 2480e of the Vermont Fair Credit Reporting Statute. If You are located in the State of Vermont, and/or Your request for and/or use of Reports pertains to a Vermont resident or worker, You certify that You will comply with the applicable provisions of Vermont law, including, without limitation, Section 2480e of the Vermont Fair Credit Reporting Statute(“VFCRA”). Specifically, End User certifies that prior to ordering credit reports, You will provide Certn with the name and contact information of its compliance officer or person responsible for credit reporting compliance at the time of Credentialing, if applicable.
- New York City, New York.
- You understand that the New York City Humans Rights Law (“NYCHRL”) imposes various legal requirements on covered employers and businesses. You, as the End User, or as an agent acting on behalf of the End User, shall comply with all applicable requirements under NYCHRL. Among other things, You make the following certifications with respect to NYCHRL:
- End User shall not obtain or evaluate criminal history information about an applicant or employee until after a conditional offer of employment, promotion, or transfer has been extended to him or her;
- End User shall not inquire about or consider criminal history that is prohibited from being considered under NYCHRL;
- End User shall engage in any required individualized assessment process before taking adverse action against a consumer; and
- End User shall follow all legally-required pre- and post-adverse action procedures including, but not limited to, ensuring all pre- and post-adverse action communications include all information required under the law and are sent at the appropriate times.
- Notwithstanding any limitations of liability set out in this Agreement, You shall indemnify and hold harmless Certn, its affiliates, and subsidiaries and their respective officers, directors, employees, agents, and insurers from and against any and all damages, penalties, losses, liabilities, judgments, settlements, awards, costs, and expenses (including reasonable attorneys’ fees and expenses) arising out of or in connection with any third-party claims, assertions, demands, causes of action, suits, proceedings or other actions, whether at law or in equity, related in any manner to End User’s failure to comply with NYCHRL.
- You understand that the New York City Humans Rights Law (“NYCHRL”) imposes various legal requirements on covered employers and businesses. You, as the End User, or as an agent acting on behalf of the End User, shall comply with all applicable requirements under NYCHRL. Among other things, You make the following certifications with respect to NYCHRL:
- Massachusetts Criminal Record Information Policy. As applicable to You or the Report that You request, You hereby certify that, under the Commonwealth’s Criminal Offender Record Information (“CORI”) law, if You are located in the State of Massachusetts, and/or Your request for and/or use of Reports pertains to a Massachusetts resident or worker, You certify to all of the following:
- Before asking a Consumer about their criminal records, You will provide a Consumer with copies of these records if You are in possession of such records;
- That before taking adverse action based, in whole or in part, on criminal history records, You will notify the Consumer of the potential adverse employment decision by sending required pre-adverse and adverse action notices and any other applicable notices. The pre-adverse action notice will include the criminal history records, the sources of the records, a copy of Your CORI policy, and a copy of information from the state agency about the process for correcting a criminal record; and
- That You will also provide the Consumer with an opportunity to dispute the accuracy of the criminal history records by waiting at least five business days before taking final adverse action.
- California. As applicable to You or the Report that You request, You hereby certify that, under the Investigative Consumer Reporting Agencies Act (“ICRAA”), California Civil Code Sections 1786 et seq., and the Consumer Credit Reporting Agencies Act (“CCRAA”), California Civil Code Sections 1785.1 et seq., if You are located in the State of California, and/or Your request for and/or use of Reports pertains to a California resident or worker, You certify to all of the following:
- SERVICE SPECIFIC CERTIFICATIONS.
- MVR Services. If You request MVRs and/or driving records, You certify and agree:
- That no MVRs shall be ordered without first obtaining the written consent of the Consumer to obtain “driving records”, evidence of which shall be transmitted to Certn unless collected directly by Certn. You certify that You will use this information only in the normal course of business (i) to obtain lawful information relating to the holder of a commercial driver’s license, or (ii) to verify information provided by the Consumer. You shall protect the privacy of the information of the Consumer in an MVR and shall not transmit any data contained in the resulting MVR via any unsecured means.
- For Reports applicable to US Consumers You will order the MVRs and/or driving records in strict compliance with the US Driver’s Privacy Protection Act (“DPPA”, at 18 U.S.C. § 2721 et seq.) and any applicable state Laws.
- SSN Trace. If Reports include Social Security Number Trace (“SSN Trace”), You shall not use SSN Trace results in any way, directly or indirectly, for the purpose of making employment decisions. You certify that You will not use SSN Trace information in any way that would violate the privacy obligations or any other terms and provisions of the Gramm-Leach-Bliley Act (15 U.S.C 6801 et seq.) or the DPPA (18.U.S.C. Section 2721 et seq.) or any other similar U.S. state or local statute, rule or regulation.
- National/Multi-State/County Database. Certn recommends that You screen applicants at the county courthouse or online system, federal, and multi-state/nationwide database levels. If You choose not to conduct searches at these levels, Certn is not liable for any records that exist that are not included in the Report.
- Reporting of Criminal History. As it relates to criminal history information in the United States, Certn only reports pending court matters and conviction records and will report a minimum of 7 years of conviction information, where allowed by any applicable fair credit reporting laws, unless End User provides additional reporting instructions in a separate document executed by the End User and the Consumer. In determining whether a criminal record is reportable, Certn does not apply any state or local laws restricting Your use of criminal history. End User assumes full responsibility for determining whether reported information may be used in the jurisdiction where the consumer lives, works, or is applying for work.
- General Credit Certifications. If Reports include any credit information or verification services provided by and data originating from Equifax, You agree, acknowledge and certify, in addition to the above:
- You will promptly notify Certn of any change in the End User’s location, structure, ownership or control, including but not limited to the addition of any branch(es) that will be requesting and/or accessing credit information.
- You, as the End user or as an agent of the End User, will cooperate with any reasonable audit request by Certn and/or Equifax to assure compliance with the terms of this Agreement with respect to Equifax Information; provided that Certn and/or Equifax, as applicable: (i) shall give End User reasonable prior notice of any such audit; (ii) shall ensure that any such audit shall be subject to End User’s security policies and third-party confidentiality obligations; and (iii) shall conduct or cause to be conducted such audit in a manner designed to minimize disruption of End User’s normal business operations. Audits will be conducted by email whenever possible and will require End User to provide documentation as to permissible use of particular Equifax Information.
- You will use commercially reasonable efforts to establish procedures and logging mechanisms for systems and networks that will allow tracking and analysis in the event there is a compromise, and maintain an audit trail history for at least three (3) months for review. In the event there is a Security Incident involving Equifax Information, You agree to fully cooperate with Equifax in a security assessment process and promptly remediate any findings.
- Any failure to cooperate fully and promptly in the conduct of any audit, or End User’s material breach of the foregoing, constitutes grounds for immediate suspension of the Services or termination of the Agreement. If Equifax requests that Certn terminate this Agreement due to the conditions in the preceding sentence, End User (i) unconditionally releases and agrees to hold Equifax harmless and indemnify it from and against any and all liabilities of whatever kind or nature that may arise from or relate to such termination, and (ii) covenants it will not assert any claim or cause of action of any kind or nature against Equifax in connection with such termination.
- You will indemnify and hold harmless Equifax from any liability and attorneys’ fees incurred due to End User’s violation of any of the terms of this Agreement with respect to the Equifax Information, notwithstanding any limitations of liability set out in the Agreement.
- Equifax does not guarantee the accuracy or completeness of any Equifax Information. You release Equifax and its affiliate companies, agents, employees, affiliated credit reporting agencies and independent contractors from any liability, including negligence, in connection with the Equifax Information and from any loss or expense suffered by End User resulting directly or indirectly from Equifax Information.
- Cloud Service. You may use a Cloud Service Provider (“CSP”) to process, transmit, or store Equifax Information. You certify that You will, and that You will contractually obligate Your CSP to, follow Equifax’s minimum requirements for cloud computing and storage, including but not limited to (i) data at rest encryption of at least AES-256 (ii) destruction in accordance with industry standards, and (iii) industry security handling standards such as DISA STIG or CIS guidance.
- Equifax Audit. If Equifax reasonably believes that You have violated any requirements related to Equifax Information, Equifax may, in addition to any other remedy authorized by this Agreement, with reasonable advance written notice and at Equifax’s sole expense, conduct, or have a third party conduct on its behalf, an audit of End User’s network security systems, facilities, practices and procedures to the extent Equifax reasonably deems necessary, including an on-site inspection, to evaluate End User’s compliance with the data security requirements.
- Territory. You may only store Equifax Information within the boundaries of Canada or the United States (the “Territory”). You may not access, use or store Equifax Information, at or from, or send it to any location outside of the Territory without first obtaining Equifax’s written permission.
- UK Criminal Record Requirements. If You are requesting criminal record results on Consumers for employment purposes within the UK:
- You agree to fully comply with the Disclosure & Barring Service (“DBS”), Disclosure Scotland (“DS”) and/or AccessNI (“ANI”), or relevant processing standards (the “Code”) and ensure all Consumers are aware of the Code at the start of the recruitment process and make available a copy of the Code to the Consumer on request;
- You confirm that the End User has a written policy regarding the hiring of ex-offenders, available upon request; and
- You will notify Certn of who within Your organization is entitled to receive disclosure information and will promptly notify Certn of any changes
- Australian Criminal Intelligence Commission (“ACIC”) Check Requirements.
- If You are requesting a Nationally Coordinated Criminal History Check, as regulated by the ACIC, you acknowledge that the check will be completed by Certn’s Australia partner, InterCheck Global Pty Ltd. (“InterCheck”), further, You acknowledge that no results will be sent to You directly until the Consumer has authorized the release of the same.
- You acknowledge that ACIC checks shall only be provided through InterCheck’s platform, and not through any API integrations, unless a separate Legal Entity Consumer (as defined by the ACIC) agreement has been executed by both You and InterCheck.
- MVR Services. If You request MVRs and/or driving records, You certify and agree:
- SECURITY.
- End User shall implement and maintain a comprehensive information security program that contains administrative, technical, and physical safeguards that are appropriate to the End User’s size and complexity, the nature and scope of its activities, and the sensitivity of the Background Information provided to You by Certn; and that such safeguards shall be reasonably designed to (i) ensure the security and confidentiality of the information provided by Certn, (ii) protect against any anticipated threats or hazards to the security or integrity of such information, and (iii) protect against unauthorized access, use, disclosure, modification, destruction or any other interference of such information that could result in substantial harm or inconvenience to any Consumer (“Security Incident”).
- In addition to the foregoing, End User will maintain a privacy policy that is clearly and accurately disclosed to Consumers and complies with applicable Laws and will maintain strict procedures to ensure that personnel are not able to use the Background Information or Reports for improper, illegal or unauthorized purposes, pursuant to requirements similar to the requirements of Section 6103(p)(4) of the Internal Revenue Code of 1986.
- You agree not to: (i) copy, distribute, rent, lease, lend, sublicense or transfer the Platform, or make the Platform available to any third party, including Your affiliates, parents or subsidiaries without Certn’s express prior written consent, (ii) modify, decompile, reverse engineer, or disassemble the Platform or otherwise attempt to discover any underlying source code, ideas, algorithms, file formats or programming interfaces, (iii) create derivative works based on the Platform; (iv) modify, remove, or obscure any copyright, trademark, patent or other notices or legends that appear on the Platform; (v) use the Platform to develop a competitive product offering; (vi) use any agents, robots, scripts, spiders, or other automated means to access or manage the Platform; or (vii) allow Your personnel to access the Platform or order Reports for improper, illegal or unauthorized purposes, including on themselves, associates, or any other person except in the exercise of their official duties.
- API Keys. Certn will make API keys available to You to access to the Platform, if applicable. You are responsible for securing Your API keys, and You agree not to publish or share them with any unauthorized persons, including Your service providers, except as approved by Certn in writing. You will contact Certn immediately if You become aware of any unauthorized use of Your API keys.
- CONFIDENTIAL INFORMATION.
- Each party will keep confidential, all information and materials provided or made available, directly or indirectly, by the other party that is marked as confidential or proprietary, or is identified as confidential or proprietary at the time of disclosure, or the nature of the information and the manner of disclosure are such that a reasonable person would understand it to be confidential (collectively, “Confidential Information”). Certn’s Confidential Information includes but is not limited to, the features, functionality and content of the Platform and any planned modifications or updates thereto, Fees and pricing information.
- Each party will maintain all Confidential Information in strict confidence by using at least the same level of care that it uses for its own confidential information, but in no case less than a prudent and reasonable standard of care. Each party may use Confidential Information solely for the purposes of performing its obligations or exercising its rights hereunder. Information that either party can establish: (a) was lawfully in a party’s possession before receipt from the other party; or (b) is or becomes a matter of public knowledge through no fault of the receiving party; or (c) was independently developed or discovered by a party without the benefit of any Confidential Information of the other party, shall not be considered Confidential Information under this Agreement. Each party may disclose Confidential Information solely to its employees and representatives that have a need to know to accomplish the purposes of this Agreement and each of whom are bound to protect the Confidential Information from unauthorized use and disclosure under the terms of a written agreement with terms as protective of the Confidential Information as those set forth in this Agreement. Each party may also disclose Confidential Information in response to a valid order of a court or other governmental body or as otherwise required by law to be disclosed; provided that, the responding party gives sufficient notice to the disclosing party to enable the disclosing party to take protective measures, and/or in any event only disclose the exact Confidential Information, or portion thereof, specifically requested.
- Each party agrees that any violation of these confidentiality provisions will cause irreparable injury to the other party entitling the other party to injunctive relief or other equitable relief, in addition to, and not in lieu of, any other remedies such party may be entitled to. The disclosure of Confidential Information will be governed by this Agreement, which supersedes any previous confidentiality or nondisclosure agreement executed by or on behalf of the parties. Any such Confidential Information will be treated as if it were disclosed under this Agreement (and this Agreement were in effect) as of the date of such exchange.
- FEES.
- You shall pay Certn for each Service request (“Order”) at the rate set forth in the Platform (the “Fees”) plus any Variable Fees and/or taxes. You are responsible for each Order You place, including Orders for Reports resulting (i) in a return of “clear,” “unable to verify,” or other similar result, and/or (ii) from user error in inputting data, duplicate order entries, and/or cancellations by You or Consumer. Payment of any accrued Fees shall be due within thirty (30) days of Your receipt of an invoice (if applicable). The foregoing sentence will not apply to those Orders paid by credit card at the time of ordering.
- Certn shall be entitled to increase the Fees on an annual basis upon thirty (30) days notice to the End User.
- USAGE DATA.
- Certn owns all right, title and interest in and to all data collected by Certn related to the operation of the Platform and Your use thereof (“Usage Data”). Usage Data may include Platform performance metrics and analytics, but does not include any Background Information or public records. Certn will not disclose Usage Data to any third party in a manner that identifies You without Your consent other than (i) to third party service providers who use it for the sole benefit of Certn or as required to provide You the Platform; or (ii) as may be required by Law or legal process.
- INTELLECTUAL PROPERTY.
- Certn owns, or has exclusive rights to, all right, title, interest, and Intellectual Property Rights, in and to the Platform and any software, technology, materials and information related to the Platform, whether currently existing or later developed.
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- TERM AND TERMINATION.
- Term. The agreement between the parties will continue from Effective Date until terminated by one or both of the parties in accordance with the below (“Term”).
- Suspension. Certn may suspend or limit Your access to or use of the Platform at any time if: (i) You do not timely pay all Fees due; (ii) in the sole discretion of Certn such action is necessary to prevent material errors or harm, or to limit Certn’s liability; or (iii) You attempt to access or use the Platform or Reports in an unauthorized or unlawful manner.
- Termination. Certn may terminate or limit access to the Services and the Account at any time thirty (30) days’ notice to You, or immediately with or without notice if: (i) Certn believes that You have breached these Service Terms or violated any Law; (ii) requested to do so by a third party data provider; or, (iii) a material change in existing legal requirements adversely affects Your access to the Services. Certn may (but is not obligated to) terminate Your account if You are inactive on the Platform for six or more months.
- Inactivity. Certn may terminate Your account if You are inactive for a period of more than twelve (12) months.
- Termination for Convenience. Either party may terminate this Agreement for any reason upon thirty (30) days written notice to the other party; provided that, You shall remain liable for all Fees incurred up to the termination date.
- NOT LEGAL ADVICE.
- Certn does not, and cannot, provide legal advice or other compliance related services to You or guarantee Your compliance with Laws in Your use of the Platform or Reports. You understand that any Documentation, information, conversations or communication with Certn’s representatives regarding searches, verifications or other services offered by Certn are not to be considered a legal opinion regarding such use. You agree to consult with your own legal counsel (1) about the use of Background Information including but not limited to, the legality of using or relying on reported information, and (2) to review any forms as well as the content of prescribed authorizations, notices, adverse or pre-adverse action letters and any attachments to this Agreement for compliance with all Laws. You agree that the provision of such notices, pre-adverse or adverse action letters and the contents thereof is Your sole responsibility. You acknowledge and agree that You have no obligation to use, and are solely responsible for independently vetting the contents of, any sample forms that Certn has provided to You.
- Any information released by Certn (including but not limited to the Reports) shall in no way be construed as Certn’s opinion on the solvency, capability, aptitude, experience, financial standing, creditworthiness, integrity or motives of any party or Consumer reported upon. The application of Reports and any other information resulting from the use of the Services requires You to use Your own judgment and skill. Information resulting from the Services merely reflects a recording of information received by Certn from various sources from time to time and as such Certn accepts no liability for any opinions, recommendations, forecasts, comments made, or actions and decisions taken in reliance on such information.
- GENERAL.
- Governing Law. If the End User is located in the United States, Agreement shall be governed by, and construed in accordance with, the laws of the State of Delaware without giving effect to the conflict of laws principles thereof; if the End User is located outside of the United States, this Agreement shall be governed by the laws of the province of British Columbia without regard to conflict of laws principles that would require the application of the laws of another jurisdiction.
- Assignment. You may not assign any of Your rights or obligations under this Agreement without the prior written consent of Certn, such consent will not be unreasonably withheld. Subject to the foregoing, the rights and obligations under this Agreement shall ensure to the benefit of and are binding on the Your permitted assignees, transferees and successors. Any attempted assignment in violation of this clause is void.
- Consumer Arbitration Provisions. To the extent You have a terms of use or similar document or agreement applicable to Consumers that includes an arbitration provision, You agree to add the following language (or language that is substantively the same) to that arbitration provision: “Our rights and obligations under this arbitration provision shall inure to the benefit of the consumer reporting agency regardless of whether the consumer reporting agency is named as a co-defendant with us or named individually in a claim that would otherwise be subject to this arbitration provision if brought against us.”
- Sanctions Compliance. Neither You, nor any person having a direct or indirect beneficial interest in Your entity has been or is (i) the subject of sanctions administered or enforced by the United States (including without limitation the U.S. Department of the Treasury’s Office of Foreign Asset Control), the United Kingdom, the European Union, Canada or any other governmental authority (collectively, “Sanctions”), (ii) organized or resident in a country or territory that is the subject of country-wide or territory-wide Sanctions, or (iii) otherwise a party with which Certn is prohibited from dealing with under Applicable Laws.
- Insurance. The End User represents and warrants that, during the Term of this Agreement, it will maintain, in full force and effect, appropriate insurance coverage for the Customer’s performance under this Agreement in accordance with the best industry standards applicable to such End User.
- Integration. These Agreement, along with the Website Terms, and the Privacy Policy and any appendixes attachments referenced directly herein, reflect the parties’ entire agreement relating to its subject and supersedes any prior or contemporaneous agreements on that subject. Certn may modify this Agreement in its sole discretion. Certn will make good faith efforts to give You at least thirty (30) days’ notice of any material and/or adverse changes to this Agreement, which notice may be provided via email or the Platform. For avoidance of doubt, if You have signed a separate MSA, the terms of that agreement shall govern the relationship between the parties and supersede the Agreement, as specifically set out in such agreement.
- Force Majeure. Certn will not be responsible for any failure or delay in its performance under this Agreement due to causes beyond its reasonable control, including, but not limited to, labor disputes, strikes, lockouts, internet or telecommunications failures; shortages of or inability to obtain labor, energy, or supplies; war, terrorism, riot, acts of God or governmental action; acts by hackers or other malicious third parties and problems with the Internet generally, and such performance shall be excused to the extent that it is prevented or delayed by reason of any of the foregoing.
- Relationship. The parties are independent contractors, and this Agreement does not create an agency, partnership or joint venture, or authority to bind the other party.
- Severable. If any provision is found unenforceable, it and any related provisions will be interpreted to best accomplish the unenforceable provisions essential purpose.
- No Waiver. Any waiver of a provision of this Agreement will only be valid if provided in writing and applies only to the specific occurrence so waived. Failure to enforce any provision will not constitute a waiver.
- Equitable Relief. Nothing in this Agreement will limit a party’s ability to seek equitable relief. Section headings are not to be used in the interpretation hereof.
- Survival. All provisions that, by their nature, are intended to survive, including but not limited to payment obligations, disclaimers of warranties, confidentiality, indemnities, and limitations of liability, shall survive the termination of this Agreement, including those provisions set out in any addenda, attachments, exhibits and/or schedules attached hereto.
- SUPPORT.
- You can request Platform support during Certn’s normal business hours via email sent to support@certn.co. While Certn makes commercially reasonable efforts to ensure continuous availability of the Platform, Certn makes no representation, warranty or guarantee regarding the continuous availability or performance of the Platform.
- NOTICES.
- An electronic communication (“Electronic Notice”) shall be deemed written notice for purposes of this Services Agreement if sent to the electronic mail address below or as specified by the receiving party. Electronic Notice shall be deemed received at the time the party sending Electronic Notice receives verification of receipt by the receiving party.
Data Processing Addendum
Version 1.3
Effective January 23, 2024
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- Definitions. Capitalized terms not defined herein shall have the meanings assigned to such terms in the Agreement. In the event of any conflict between certain provisions of this DPA and the provisions of the Agreement, the provisions of this DPA shall prevail over the conflicting provisions of the Agreement solely with respect to the Processing of Personal Information.
- “CCPA” means the California Consumer Privacy Act of 2018, Cal. Civ. Code §1798.100 et. seq., and its implementing regulations.
- “CPA” means the Colorado Privacy Act of 2021.
- “Data Controller” (or the “Controller”) a legal person, public authority, agency, or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the Processing of Personal Information and gives instructions regarding processing activities to Certn; for the purposes of the Agreement the Client is the Data Controller.
- “Data Processor” (or the “Processor”) means the legal entity that processes the Personal Information on behalf of the Data Controller; for the purposes of the Agreement Certn, as defined in the Agreement, is the Data Processor.
- “Data Subject Access Request” means a form for the Consumer (or the “Data Subject” as defined in GDPR) to request access, copy, amendment, dispute, delete or any additional actions to their Personal Information subject to the applicable Data Protection Legislation.
- “FADP” the Swiss Federal Act on Data Protection.
- “GDPR” means the European Union’s General Data Protection Regulation (EU) 2016/679.
- “LGPD” General Data Protection Law (Lei Geral de Proteção de Dados).
- “Personal Information” or “Personal Data” means any information that identifies, relates to, describes, is capable of being associated with, or could reasonably be linked, directly or indirectly, to or with an identified or identifiable Consumer, which is processed by Certn solely on behalf of the Client, under this DPA and the Agreement.
- “Processing” (or “Process” or “Processed”) means any operation or set of operations which is performed on Personal Information or on sets of Personal Information, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.
- “Processing Purpose” the Permissible Purpose, as defined in the Agreement.
- “Standard Contractual Clauses” (“SCCs”) means the Standard Contractual Clauses as set out here forming part of this with respect to Controller to Processor transfers pursuant to the European Commission’s Decision (EU) 2021/914 of 4 June 2021 (as maybe updated by the European Commission from time to time).
- “Sub-processor” means a Sub-processor engaged, appointed and supervised by Certn who agrees to receive and process Personal Information under the terms of this DPA and solely for the purposes of processing or delivering data, subject to the terms of the Agreement.
- “UK Data Protection Laws” means all laws relating to data protection, the processing of Personal Information, privacy and/or electronic communications in force from time to time in the UK, including the UK GDPR and the Data Protection Act 2018.
- “UK GDPR” means the United Kingdom General Data Protection Regulation, as it forms part of the law of England and Wales, Scotland and Northern Ireland by virtue of section 3 of the European Union (Withdrawal) Act 2018.
- “VCDPA” means the Virginia Consumer Data Protection Act.
- Roles. The Parties acknowledge and agree that with respect to the Processing and transfers of Personal Information subject to the material and territorial scope of GDPR, FADP, LGPD, CPA and the VCDPA : (i) the Client is the Controller of Personal Information; (ii) Certn is the Processor of such Personal Information; and (iii) for the purposes of the CCPA (and to the extent applicable), Client is the “Business” and Certn is the “Service Provider” (as such terms are defined in the CCPA). As a Consumer Reporting Agency (“CRA”), Certn is not considered a data broker and is therefore exempt from the CCPA (see Section 1798.99.80 (d) (1)). The California Civil Code includes exemptions for CRAs (see §1798.145(d)(1) for details).
- General.
- Each Party shall comply with all Applicable Laws with respect of its handling of Personal Information and undertakes to use best efforts to assist the other in each Party’s compliance with any obligations under Applicable Laws and shall not perform its obligations under this DPA in such a manner as to cause the other Party to breach any of its obligations under Applicable Laws to the extent it is aware, or ought reasonably to have been aware, that the same would be a breach of such obligations.
- Certn shall process Personal Information only on documented instructions from the Client in accordance with the Processing Purpose, unless required to do so by the Applicable Laws. Subsequent instructions may also be given by the Client throughout the duration of the Processing of Personal Information. Such instructions shall always be documented.
- Certn shall immediately inform the Client if Certn believes that the instructions given by the Client (or Controller) infringe Applicable Laws.
- Purpose limitation. Certn shall only process the Personal Information for the Processing Purpose, to the extent, and in such a manner, as is necessary for the performance of the Services. Certn will not process the Personal Information for any other purpose or in a way that does not comply with the Agreement (including this Schedule) or Applicable Laws.
- Erasure or return of Personal Information.
- Certn shall only Process the Personal Information provided by the Client during the Term of the Agreement.
- Unless otherwise agreed between the Parties, the provisions in Annex I.B shall apply in relation to the data retention and erasure schedules.
- Security of Processing.
- Certn shall maintain commercially reasonable standards to ensure the security of the Personal Information, including protection against accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure or access to that data (personal data breach). A copy of Certn’s technical and organizational measures are set out in Annex II. If the Processing involves Personal Information revealing sensitive or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, or data relating to criminal convictions and offences, Certn shall apply specific restrictions and/or additional safeguards as reasonably required by the Client from time to time.
- In assessing the appropriate level of security, both Parties shall take due account of the risks involved in the Processing, the nature of the Personal Information and the nature, scope, context and purposes of Processing.
- In the event of a Personal Information breach, either Party shall notify the other without undue delay, and at the latest within 24 hours, after having become aware of the breach. Such notification shall contain the details of a contact point where more information concerning the Personal Information breach can be obtained, a description of the nature of the breach (including, where possible, categories and approximate number of data subjects and data records concerned), its likely consequences and the measures taken or proposed to be taken to mitigate its possible adverse effects. Where, and insofar as, it is not possible to provide all information at the same time, the initial notification shall contain the information then available and further information shall be provided as it becomes available without undue delay.
- Consumer rights. Certn shall promptly notify the Client if it receives a Data Subject Access Request. Client shall be responsible for responding to Data Subject Access Requests and, however, to the extent the Client, does not have the ability to address a Data Subject Access Request, Certn, shall, where required by law or upon the Client’s request, provide reasonable efforts to assist the Client in responding to such Data Subject Access Request without additional costs during the timeframe of the Applicable Law.
- Subprocessors.
- Certn’s Sub-processors (found here) shall be the entities engaged by Certn who agree to receive Personal Information from the Processor exclusively for Processing activities to be carried out on behalf of the Client’s instructions. The Client acknowledges and agrees that Certn’s Affiliates (a) may be retained as Sub-processors; and (b) may each engage third-party Sub-processors in connection with the provision of the Services. Certn may remove, replace, or appoint suitable and reliable further Sub-processors, with notice to the Client, at its own discretion.
- Notwithstanding the above, Client may reasonably object to Certn’s use of a new Sub-processor, for reasons relating to the protection of Personal Information intended to be Processed by such Sub-processor, by notifying Certn promptly in writing within three (3) business days after receipt of Certn’s notice. Such written objection shall include those reasons for objecting to Processor’s use of such a new Sub-processor. Failure to object to such a new Sub-processor in writing within three (3) business days following Certn’s notice shall be deemed as acceptance of the new Sub-Processor. In the event the Client reasonably objects to a new Sub-processor, as permitted above, Certn may:
- stop using the Sub-processor with regard to the Personal Information submitted by the Client;
- take the corrective steps as requested by the Client in its objection;
- cease to provide (temporarily or permanently) the particular aspect of the Service that would involve the use of such Sub-processor with regard to the Personal Information submitted by the Client; and
- provide Client with a written description of commercially reasonable alternative(s), if any, to such engagement, including without limitation modification to the Services.
- If Certn, in its sole discretion, cannot provide any alternative(s) listed above, or if the Client does not agree to any such alternative(s) if provided, Certn and the Client may terminate the Agreement in accordance with the terms of the Agreement. Termination shall not relieve Client of any fees owed to Certn under the Agreement. Until a decision is made regarding the new Sub-processor, Certn may, where necessary, temporarily suspend the Processing of the affected Personal Information and/or suspend access to the account and Client will have no further claims against Processor due to the temporary suspension or the termination of the Agreement (including, without limitation, requesting refunds).
- Certn shall ensure that all authorized Sub-processors have executed confidentiality agreements that prevent them from unauthorized Processing of Client Personal Information both during and after their engagement by Certn. In addition, Certn shall, (e.g., by way of contract or other legal act) impose on the Sub-processor the same data protection obligations as set out in this DPA.
- International Data transfers.
- International data transfers subject to the SCCs. Where the transfer of Personal Information is made subject to the SCCs, the “data importer” thereunder shall be either the Processor or its Sub-processor, as the case may be and as determined by Processor, and the “data exporter” shall be the Controller of such Personal Information. The Processor shall ensure that the relevant Sub-processor shall (where applicable) comply with the data importer’s obligations, and the Controller shall comply with the data exporter obligations, in each case under the applicable SCCs.
- International data transfers from and to countries that offer adequate level of data protection. Personal Information may be transferred from EU Member States and the EEA member countries (Norway, Liechtenstein, and Iceland) (collectively, “EEA”) to countries that offer an adequate level of data protection (including Canada) under or pursuant to the adequacy decisions published by the relevant data protection authorities of the EEA or the European Commission (“Adequacy Decisions”), as relevant and applicable , without any further safeguard being necessary.
- Transfers from Switzerland. To the extent that the Swiss Supervisory Authority considers the SCCs to provide appropriate safeguards for the purposes of transferring Personal Information and the data of legal entities, the following amendments shall apply in relation to Swiss transfers: (i) the Parties adopt the GDPR standard for all data transfers; (ii) in relation to Clause 13a, the EU Supervisory Authority shall be competent insofar as the data transfer is governed by the GDPR and the Swiss Supervisory Authority (FDPIC) shall conduct parallel supervision as applicable; and (iii) in relation to Clause 18 c, the term ’member state’ shall be interpreted in such a way as to allow data subjects in Switzerland with the possibility of suing for their rights in their place of habitual residence (Switzerland).
- Transfers from the United Kingdom. To the extent that the UK Supervisory Authority (the Information Commissioner) considers the SCCs to provide appropriate safeguards for the purposes of transferring Personal Information to a third country or an international organisation in reliance on Articles 46 of the UK GDPR and, with respect to data transfers from controllers to processors and/or processors to processors, the following amendments shall apply in relation to UK transfers:
- “The details of the transfers(s) and in particular the categories of Personal Information that are transferred and the purpose(s) for which they are transferred) are those specified in Annex I.B where UK Data Protection Laws apply to the data exporter’s processing when making that transfer.”
- References to “Regulation (EU) 2016/679” or “that Regulation” are replaced by “UK Data Protection Laws” and references to specific Article(s) of “Regulation (EU) 2016/679” are replaced with the equivalent Article or Section of UK Data Protection Laws. In particular:
- References to Regulation (EU) 2018/1725 are removed;
- References to the “Union”, “EU” and “EU Member State” are all replaced with the “UK”;
- Clause 13(a) is not used and the “competent supervisory authority” is the Information Commissioner;
- Clause 17 is replaced to state “These SCCs are governed by the laws of England and Wales”;
- Clause 18 is replaced to state: “Any dispute arising from these SCCs shall be resolved by the courts of England and Wales. A data subject may also bring legal proceedings against the data exporter and/or data importer before the courts of any country in the UK. The Parties agree to submit themselves to the jurisdiction of such courts.”; and
- The footnotes to the SCCs do not apply to UK transfers.
- Miscellaneous. Data Controller shall not unreasonably withhold or delay agreement to any consequential variations to this DPA proposed by Data Processor to protect the Data Processor against additional risks associated. If Data Controller proposes any other variations to this DPA which Data Controller reasonably considers to be necessary to address the requirements of Applicable laws, the Parties shall promptly discuss the proposed variations and negotiate in good faith with a view to agreeing and implementing those or alternative variations as soon as is reasonably practicable. Notwithstanding the foregoing, upon notice to the Client, Certn may revise this Addendum so as to incorporate any mandatory SCCs or other terms that are required by any competent data protection authority in the EU or the UK
The Data Exporter | The data exporter is identified as the Client or the “Controller” in the DPA. |
The Data Importer | The data importer is Certn, a provider of data verification and background screening services. |
Data Subjects | Those individuals and applicants subject to the background verification services for the purposes of employment, tenancy or any other lawful and permissible purpose as instructed by the Controller. |
Categories of Personal Data Transferred | Client data: business related contact details (email, phone, email address, names, job titles, business address). Consumer data: Email addresses, names, contact details, job titles, residential or business address; photograph; personal identification numbers (where applicable); academic title and qualifications; career history; driving license; attendance records; job title; gender; professional telephone number (including mobile telephone number) and fax number; personal email address; personal telephone number (including mobile telephone number); credit score or limit, risk, failure and delinquency score; payment information; criminal history; records for associated claims and judgments; public records such as directorships, insolvencies, bankruptcies, financial standing, IP address; cookie data; login credentials (username and password); traffic data; images and sounds; Biometric data. |
The Frequency of Transfers | Transfers will be processed on an on-demand basis. |
Nature of the Processing | The nature and purpose of processing means any operation such as collection, recording, organization, structuring, storage, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, restriction, erasure or destruction of data (whether or not by automated means) |
Purpose(s) of the Data Transfer and Further Processing | Providing the Services to the Client as set out with the Agreement; performing the Agreement, this DPA and/or other contracts executed by the Parties; providing support and technical maintenance, if agreed in the Agreement; preventing, mitigating and investigating the risks of data security incidents, fraud, error or any illegal or prohibited activity; complying with applicable laws and regulations; all tasks related with any of the above. |
The Period for Which the Personal Data Will Be Retained, or, If That Is Not Possible, the Criteria Used to Determine that Period | The Parties agree to erase Personal Data from any computers, storage devices and storage media as soon as practicable after it has ceased to be necessary for such Party to retain the Personal Data under applicable Data Protection Legislation or as otherwise required by the Agreement. Notwithstanding the foregoing, unless otherwise agreed between the Parties, or required under applicable Data Protection Legislation, the Parties agree that (i) Client records will be retained by Certn in accordance with Certn’s Retention Policy which may be updated from time to time. |
Competent Supervisory Authority | Data Protection Commission, the Republic of Ireland. |
The Technical and Organizational Measures Implemented by the Data Importer | SOC2 compliance report is available upon request. SOC 3 compliance report is publicly available. |
Measures of Pseudonymization and Encryption of Personal Data | The employed level of encryption is AES 256. |
Measures For Ensuring Ongoing Confidentiality, Integrity, Availability and Resilience of Processing Systems and Services | Certn is SOC2 and SOC3 certified on a continuous basis. |
Measures For Ensuring the Ability to Restore the Availability and Access to Personal Data in a Timely Manner in the Event of a Physical or Technical Incident | Backup and data restore procedures are defined and documented as Certn policies, available upon request. Execution of backups is monitored to ensure completeness. Certn stores data on AWS cloud which has automatic backups configured and encrypted. In addition, there are multiple zones for redundancy and recovery purposes. |
Processes for Regularly Testing, Assessing and Evaluating the Effectiveness of Technical and Organizational Measures in Order to Ensure the Security of the Processing | Certn is compliant to and certified under SOC2 and SOC3. Some of the processes and measures ensuring security of processing include, but are not limited to, vulnerability management, risk evaluation, asset management, IDS and IPS, patch management, endpoint monitoring, SIEM tools vendor management. |
Measures for User Identification and Authorization | An access control system applicable to all users accessing the IT system has been implemented. The system allows Certn to create, approve, review, and delete user accounts. Certn implements multi-factor authentication for all accounts that have access to Personal Data. Where authentication mechanisms are based on passwords, the data processor requires the password to be at least eight characters long and conform to very strong password control parameters including length, character complexity, and non-repeatability. Role- based authorizations in alignment to an established Authorization Control Policy. When granting access or assigning user roles, the “need-to-know principle” is observed in order to limit the number of users having access to Personal Information only to those who require it for achieving the Processor’s Processing Purposes. |
Measures for the Protection of Data During Transmission | The Supplier maintains access controls to ensure role based access, logging mechanisms to show events of users which can be ported to a SIEM, encryption of data at rest and in transit using AES 256 encryption and ≥TLS v1.2 respectively. |
Measures for the Protection of Data During Storage | Certn maintains a Data Encryption Policy, Data Backup Policy and a Data Retention Policy which govern access, availability and duration of stored categories data. |
Measures for Ensuring Physical Security of Locations at which Personal Data is Processed | Certn maintains a Physical Security Policy which covers provisions for physical office access with key fobs, security alarms, security surveillance, visitor limited access. The physical perimeter of the IT system infrastructure is not accessible by non-authorized personnel. Appropriate technical measures and organizational measures are set in place to protect security areas and their access points against entry by unauthorized persons. Certn stores its data on AWS cloud following the best practices and requirements. Data is segmented, encrypted and backed up with the inclusion of multi zonal availability. |
Measures for Ensuring Events Logging | SIEM collects events and policies and alerts are created for analysis and investigations. Endpoint protections and monitoring, intrusion detection and prevention with monitoring and evaluation. |
Measures for Ensuring System Configuration, Including Default Configuration | Certn maintains an Asset Management Policy which defines the Configuration standards and any applicable variables. A system access control policy has been defined, documented and implemented to allow for evaluation of controls and access to Certn’s assets. |
Measures for Internal IT and IT Security Governance and Management | Certn maintains an Information Security Policy and conducts employee security internal security training during the onboarding phase and annually thereafter. |
Measures for Certification/assurance of Processes and Products | SOC2 compliance report is available upon request. SOC 3 compliance report is publicly available. |
Measures for Ensuring Data Minimization | Any processed Personal Information is limited to the strictly necessary matching identifiers defined by the data sources we operate with. |
Measures for Ensuring Data Quality | To ensure that Personal Information Is accurate, relevant, complete and up-to-date, Certn processes data verifications in real time, with the consent of the Data Subject and only within the limits of the defined Permissible Purpose. Any potentially incomplete data is reconfirmed with the Data Subject and/or the relative data source. |
Measures for Ensuring Limited Data Retention | Certn has an established policy for Data Retention which defines different purging schedules for separate categories of data. |
Measures for Ensuring Accountability | Certn maintains a “privacy by design approach” and is regularly and independently audited for the purposes of maintaining the highest industry standards for internal controls for security, availability, processing integrity and confidentiality and privacy. |
Measures for Allowing Data Portability and Ensuring Erasure | Data Subjects can log Data Subject Access requests which are reviewed by a privacy officer. |
Subprocessors | Sub Processors are required to meet the same standards as set out in the current Annex II. |
FCRA Disclosure
Version 16.2
Effective March 12, 2024
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Additional Information Disclosure Regarding Your Rights
Version 15.0
Effective February 14, 2023
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FCRA Summary of Rights
Version 19.0
Effective May 5, 2023
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TYPE OF BUSINESS: | CONTACT: |
1.a. Banks, savings associations, and credit unions with total assets of over $10 billion and their affiliates b. Such affiliates that are not banks, savings associations, or credit unions also should list, in addition to the CFPB: | a. Consumer Financial Protection Bureau 1700 G Street, N.W. Washington, DC 20552 b. Federal Trade Commission Consumer Response Center 600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
2. To the extent not included in item 1 above: a. National banks, federal savings associations, and federal branches and federal agencies of foreign banks b. State member banks, branches and agencies of foreign banks (other than federal branches, federal agencies, and Insured State Branches of Foreign Banks), commercial lending companies owned or controlled by foreign banks, and organizations operating under section 25 or 25A of the Federal Reserve Act. c. Nonmember Insured Banks, Insured State Branches of Foreign Banks, and insured state savings associations d. Federal Credit Unions | a. Office of the Comptroller of the Currency Customer Assistance Group P.O. Box 53570 Houston, TX 77052-9050 b. Federal Reserve Consumer Help Center P.O. Box 1200 Minneapolis, MN 55480 c. Division of Depositor and Consumer Protection National Center for Consumer and Depositor Assistance Federal Deposit Insurance Corporation 1100 Walnut Street, Box #11 Kansas City, MO 64106 d. National Credit Union Administration Office of Consumer Financial Protection 1775 Duke Street Alexandria, VA 22314 |
3. Air carriers | Asst. General Counsel for Aviation Protection Department of Transportation 1200 New Jersey Avenue, S.E. Washington, DC 20590 |
4. Creditors Subject to the Surface Transportation Board | Office of Public Assistance, Governmental Affairs, and Compliance Surface Transportation Board 395 E Street, S.W. Washington, DC 20423 |
5. Creditors Subject to the Packers and Stockyards Act, 1921 | Nearest Packers and Stockyards Divsion Regional Office |
6. Small Business Investment Companies | Associate Administrator, Office of Capital Access United States Small Business Administration 409 Third Street, S.W., Suite 8200 Washington, DC 20416 |
7. Brokers and Dealers | Securities and Exchange Commission 100 F Street, N.E. Washington, DC 20549 |
8. Federal Land Banks, Federal Land Bank Associations, Federal Intermediate Credit Banks, and Production Credit Associations | Farm Credit Administration 1501 Farm Credit Drive McLean, VA 22102-5090 |
9. Retailers, Finance Companies, and All Other Creditors Not Listed Above | Federal Trade Commission Consumer Response Center 600 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, DC 20580 (877) 382-4357 |
FCRA Authorization
Version 19.0
Effective May 30, 2023
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- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
California Disclosure Form and California State Rights
Version 3.0
Effective February 15, 2023
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- By requesting a copy be sent to a specified addressee by certified mail. ICRAs complying with requests for certified mailings shall not be liable for disclosures to third parties caused by mishandling of mail after such mailings leave the ICRAs.
Oregon Credit Check Disclosure
Version 2.0
New York Disclosure and Article 23-A
Version 4.0
Effective February 15, 2023
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Washington State Disclosure and Washington State Rights
Version 2.0
Effective January 5, 2023
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Massachusetts Disclosure
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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New Jersey Disclosure
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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Minnesota Disclosure
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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New Jersey Consumer Rights
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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- You must consent to the procurement for employment purposes of a report about you. Before an employer can obtain a report about you from a CRA, the employer must provide you with notice that it will request the report and obtain your consent to that request. A CRA may not give out information about you to your employer, or prospective employer, without your written consent.
- You must be told if information in your file has been used against you for employment purposes. An employer who uses information from a consumer or investigative consumer report to take action against you – such as denying an application for employment or terminating employment – must tell you that its decision is based in whole or in part on the report. The employer also must provide you with a description of your rights under the NJCRA and a reasonable opportunity to dispute with the CRA any information on which the employer relied.
- You can find out what is in your file. At your request, a CRA must give you the information in your file and a list of everyone who has recently requested your file. These disclosures may be made in person, over the telephone or by any other reasonable method available to the CRA.
- You can dispute inaccurate information with the CRA. If you tell a CRA that your file contains inaccurate information, the CRA must reinvestigate the disputed items, free of charge, within 30 days, unless the CRA determines that the dispute is frivolous or irrelevant. The CRA must give you a written report of the investigation. If the CRA's investigation does not resolve the dispute, you may add a brief statement to your file. If an item is deleted or a dispute statement is filed, you may ask that anyone who has recently received your report be notified of the change.
- Inaccurate information must be corrected or deleted. A CRA must remove or correct inaccurate or unverified information from its files within 30 days after you dispute it. If your dispute results in any change to your report, the CRA cannot reinsert into your file a disputed item unless the information source verifies its accuracy and completeness. In addition, the CRA must give you a written notice telling you it has reinserted the item. The notice must include the business name and address.
- You may seek damages from violators. If a CRA, a user or (in some cases) a provider of CRA data violates the NJFCRA, you may sue them in state court.
California Consumer Rights
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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Maryland Credit Report Disclosure
Version 2.0
Effective January 5, 2023
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- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is managerial and involves setting the direction or control of a business or a department, division, unit or agency.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to personal information, as defined in § 14-3501 of the Maryland Commercial Law Article, of a customer, employee or employer, except for personal information customarily provided in a retail transaction.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves a fiduciary responsibility to the employer, including the authority to issue payments, collect debts, transfer money or enter into contracts.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) would entitle you to an expense account or a corporate debit or credit card.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to trade secrets or other confidential business information. Trade secrets include information about a formula, pattern, compilation, program, device, method, technique or process that: (1) derives independent economic value, actual or potential, from not being generally known to, and not being readily ascertainable by proper means by, other persons who can obtain economic value from the disclosure or use of the information; and (2) is the subject of efforts that are reasonable under the circumstances to maintain its secrecy.
Connecticut Credit Report Disclosure
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a managerial position which involves setting the direction or control of a business, division, unit or an agency of a business.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to customers, employees or the employer's personal or financial information other than information customarily provided in a retail transaction.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves a fiduciary responsibility to the employer, including but not limited to, the authority to issue payments, collect debts, transfer money or enter into contracts.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) entitles you to receive an expense account or corporate debit or credit card.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) entails access to: (i) confidential or proprietary business information, or (ii) information, including a formula, pattern, compilation, program, device, method, technique, process or trade secret that: (a) derives independent economic value, actual or potential, from not being generally known to, and not being readily ascertainable by proper means by, other persons who can obtain economic value from the disclosure or use of the information; and (b) is the subject of efforts that are reasonable under the circumstances to maintain its secrecy.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) entails access to the employer's nonfinancial assets valued at two-thousand five hundred ($2,500) dollars or more, including but not limited to, museum and library collections, prescription drugs, and other pharmaceuticals. Applicant/Employee: Please sign and date this form below to acknowledge that you received and understood it and to provide consent for the Company to obtain credit reports about you from a consumer reporting agency.
Vermont Credit Report Disclosure
Version 1.0
Effective January 5, 2023
DownloadTable of Contents
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position for which the information contained in the report is required by state or federal law or regulation to be disclosed or obtained.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to confidential financial information.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position at a financial institution as defined in 8 V.S.A. § 11101(32) or a credit union as defined in 8 V.S.A. § 30101(5).
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is that of a law enforcement officer as defined in 20 V.S.A. § 2358, emergency medical personnel as defined in 24 V.S.A. § 2651(6), or a firefighter as defined in 20 V.S.A. § 3151(3).
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is a position that requires a financial fiduciary responsibility to the employer or client of the employer, including the authority to issue payments, collect debts, transfer money, or enter into contracts.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves access to an employer’s payroll information.
- The employer of the job for which you are applying (or if current employee, already occupy) can demonstrate that the information is a valid and reliable predictor of employee performance in the specific position of employment.
Colorado Credit Report Request
Version 1.0
Effective January 5, 2023
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- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is an executive, management, or officer position, or qualifies as professional staff to executive and management personnel, and the position involves one or more of the following:
- Setting the direction or control of a business or a department, division, unit or agency; or
- A fiduciary responsibility to the employer; or
- Access to customers’, employees’, or the employer's personal or financial information other than information customarily provided in a retail transaction; or
- Authority to issue payments, collect debts, or enter into contracts
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) involves contracts with defense, intelligence, national security or space agencies of the federal government.
- The job for which you are applying (or if current employee, already occupy) is with a bank or financial institution.
Social Media US Consent - HR - English
Version 8.0
Effective February 6, 2024
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.
Social Media US Consent - HR - French
Version 4.0
Effective February 6, 2024
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Washington Credit Report Disclosure
Version 1.0
Washington State Consumer Rights
Version 7.0
Effective February 14, 2023
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- Under Washington law, we must convey your dispute to the source of the information within five business days after receiving your request for investigation. If we determine that the request is frivolous or irrelevant as defined by the Fair Credit Reporting Act, we will notify you within five business days of the reasons for our decision. The results of our investigation will be sent to you within five business days after the investigation is complete. If you request, we will provide you with the company name, address and telephone number of any person contacted during the investigation. If you believe that a law regulating consumer credit reporting has been violated, you may file a complaint with the Washington State Attorney General’s Office. Contact details are below.
- You must be told if information in your file has been used against you. If a person takes an adverse action against you that is based, in whole or in part, on information contained in a consumer report, that person must tell you, and must give you the name, address, and telephone number of the consumer reporting agency that provided the information.
- You have a right to know what is in your file. You may request and obtain all the information about you in the files of a consumer reporting agency, although medical information may be withheld and given directly to your medical provider. You will be required to provide proper identification, which may include your Social Security number. In many cases, the disclosure will be free. You will not be charged for:
- a consumer report if a person has taken adverse action against you because of information in your credit report;
- the reinvestigation of information you dispute; or
- corrected reports resulting from the deletion of inaccurate or unverifiable information.
- You may be charged a limited fee for a second or subsequent report requested by you during a 12 month period. You have a right to dispute incomplete or inaccurate information. If you identify information in your file that is incomplete or inaccurate, and you notify the consumer reporting agency directly of the dispute, the consumer reporting agency will reinvestigate without charge and record the current status of the disputed information before the end of thirty business days, unless your dispute is frivolous.
- Consumer reporting agencies must correct or delete inaccurate, incomplete, or unverifiable information. Upon completion of the reinvestigation, if the information you disputed is found to be inaccurate or cannot be verified, the consumer reporting agency will delete the information and notify you of the correction. If the reinvestigation does not resolve your dispute, you may file with the consumer reporting agency a brief statement setting forth the nature of your dispute. The statement will be placed in your consumer file and in any subsequent report containing the information you disputed.
- Consumer reporting agencies may not report outdated negative information. In most cases, a consumer reporting agency may not report negative information that is more than seven years old, or bankruptcies that are more than ten years old.
- Access to your file is limited. A consumer reporting agency may provide information about you only to people with a valid need – usually to consider an application with a creditor, insurer, employer, landlord, or other business. The WFCRA specifies those with a valid need for access.
- You must be notified if reports are provided to employers. A consumer reporting agency may not give out information about you to employers without your knowledge. A potential employer must make a clear and conspicuous disclosure in writing to you or obtain your consent before obtaining a report. A current employer may not receive a report unless it has given you written notice that consumer reports may be used for employment purposes.
- You may limit “prescreened” offers of credit and insurance you get based on information in your credit report. You may elect not to receive unsolicited “prescreened” offers for credit and insurance by using the consumer reporting agency’s notification system to remove your name and address from the lists these offers are based on. You may opt-out with the nationwide credit bureaus at 1-888-5-OPTOUT (1-888-567-8688).
- You may place a security freeze on your credit report. A security freeze prevents your credit file from being shared with potential creditors or insurance companies. You may request a security freeze by contacting MicroBilt Corporation at, Attn: Compliance Department, PO Box 440693, Kennesaw, GA 30160, or call the following number: 888-222-7621, or 800-884-4747 option# 5, or fax: 404-393-9512. We may charge a fee for providing this service.
- You may be able to block information resulting from identity theft from appearing on your credit report. If you are a victim of identity theft, a consumer reporting agency must permanently block misinformation resulting from that theft from appearing on your credit report. You must provide the consumer reporting agency with a copy of a police report as evidence of your claim before it can place the block on your report.
- You may seek damages from violators. If a consumer reporting agency, or in some cases, a user of consumer reports or a furnisher of information to a consumer reporting agency violates the WFCRA, you may be able to sue in state or federal co
Combined Tenant Screening Disclosure and Authorization
Version 15.0
Effective May 29, 2023
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BACKGROUND INVESTIGATION
- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS; and
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES;
California Credit Report Disclosure
Version 4.0
Effective January 17, 2023
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New Hampshire Disclosure Form (MVR)
Version 3.1
Effective January 24, 2023
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City and County of San Francisco Fair Chance Ordinance
Version 13.0
City of Los Angeles Fair Chance Initiative Disclosure
Version 4.0
Non Criminal Consent - HR English
Version 4.0
Effective February 14, 2023
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Non Criminal Consent - HR French
Version 3.0
Effective January 24, 2023
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Biometric Consent
Version 1.0
Effective February 1, 2023
DownloadTable of Contents
Social Media US Consent - PM - English
Version 3.0
Effective February 6, 2024
DownloadTable of Contents
Social Media US Consent - PM - French
Version 3.0
Effective February 6, 2024
DownloadTable of Contents
Background Screening Consent - HR - English
Version 3.0
Effective February 6, 2023
DownloadTable of Contents
Background Screening Consent - HR - French
Version 3.0
Effective February 6, 2023
DownloadTable of Contents
Background Screening Consent - PM - English
Version 7.0
Effective February 12, 2023
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Background Screening Consent - PM - French
Version 1.0
Effective February 3, 2023
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Disclosure Scotland specific Consent - HR - English
Version 7.0
Effective March 13, 2024
DownloadTable of Contents
- I have read the Disclosure Scotland Privacy Policy for Applicants and I understand how Disclosure Scotland will process my personal data.
- I consent to Certn, submitting an application to Disclosure Scotland on my behalf for a basic disclosure certificate.
- I also consent to Certn, receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it.
DBS Consent - HR - English
Version 6.0
Effective March 13, 2023
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- I have read the basic DBS Check Processing Privacy Policy for Applicants and I understand how the DBS will process my personal data.
- I have provided complete and true information in support of the application and I understand that knowingly making a false statement for this purpose is a criminal offence.
- I consent to Certn, submitting an application to DBS on my behalf for a basic DBS certificate.
- I also consent to Certn receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it, and to the DBS providing an electronic result directly to the Responsible Organisation (i.e Certn) that submits my application. I understand that an electronic result contains a message that indicates either the certificate does not contain criminal record information or to await certificate which will indicate that my certificate contains criminal record information. In some cases the Responsible Organisation may provide this information directly to my employer prior to me receiving my certificate. I understand that if I do not consent to Certn receiving an electronic result, I must not proceed with this application and I should apply directly to the DBS.
Tokenized Authorization (B2B) - EN
Version 24.0
Effective February 20, 2024
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ACIC Consent
Version 16.0
Effective April 17, 2023
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Accredited body: | InterCheck Global Pty Ltd., (ABN:51151778237); Address: 356 Collins Street, Melbourne, 3000, Victoria; Contact details: help@intercheck.com.au; + 61 (03) 8820 4069 |
Purpose for your check: | Position Title / Licence Type / Reason for Check: {{{position_title}}} The Name or Organisation of Work / Issuing Authority: {{{acic_org}}} The Location or Town: {{{acic_location}}} The State or Territory: {{{acic_state}}} |
Third-party details to forward/disclose the result Employer/ Organisation/ | Full Legal Name of Entity: {{{company_name}}} Address: {{{team_address}}} Preferred contact details: {{{team_phone_number}}} ABN: {{{team_business_number}}} |
Permitted offshore transfer arrangements | Overseas entity: Certn (Canada) Inc Location: Canada Offshore processing: administrative application processing excluding hosting and delivery of police information results as provided by the Accredited body |
- acknowledge that I understand the information on this form;
- acknowledge that InterCheck Global Pty Ltd is collecting information in this form to provide to the Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC) and police agencies, for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted for the purpose outlined in this form;
- have fully and accurately completed this form, and the personal information I have provided relates to me and contains the full name and all names previously used by me;
- acknowledge that withholding and/or providing misleading or false information on this form and in any supplied identity documents may be a Commonwealth offence and may lead to prosecution under the Criminal Code Act 1995 (Cth);
- acknowledge that personal information that I provided on this form and on the supplied identity documents may be disclosed to InterCheck Global Pty Ltd (including contractors, legal entity customers, related bodies or third parties named above in Australia or overseas, if applicable);
- acknowledge that any information sent electronically, in relation to this form, including identity documents, is sent at my risk and I am aware of the consequences of sending information in these ways;
- acknowledge that I am aware that I am providing consent for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted using all personal information provided in this form and provided in supplied identity documents;
- understand and consent to police information relating to me, being disclosed in accordance with the purpose identified in this form, and applicable legislation and information release policies (including spent convictions legislation described in Australian Government and state or territory legislation);
- give consent to:
- the ACIC and police agencies using and disclosing my personal information that I have provided in this form and personal information contained in my supplied identity documents to conduct a Nationally Coordinated Criminal History Check;
- the ACIC disclosing the police information sourced from the police agencies to other approved bodies and InterCheck Global Pty Ltd;
- InterCheck Global Pty Ltd disclosing to the legal entity customer, third parties, and any permitted offshore transfer arrangements named above, my personal information and police information to assess my suitability for the purpose identified in this form;
- acknowledge that it is usual practice for my personal information and police information to be used by police agencies and the ACIC for law enforcement, including purposes set out in the Australian Crime Commission Act 2002 (Cth).
ACIC Manual Consent
Version 3.0
Effective April 11, 2023
DownloadTable of Contents
Accredited body: | InterCheck Global Pty Ltd., (ABN:51151778237); Address: 356 Collins Street, Melbourne, 3000, Victoria; Contact details: help@intercheck.com.au; + 61 (03) 8820 4069 |
Purpose for your check: | Position Title / Licence Type / Reason for Check: {{{position_title}}} The Name or Organisation of Work / Issuing Authority: {{{acic_org}}} The Location or Town: {{{acic_location}}} The State or Territory: {{{acic_state}}} |
Third-party details to forward/disclose the result Employer/ Organisation/ | Full Legal Name of Entity: {{{company_name}}} Address: {{{team_address}}} Preferred contact details: {{{team_phone_number}}} ABN: {{{team_business_number}}} |
Permitted offshore transfer arrangements | Overseas entity: Certn (Canada) Inc Location: Canada Offshore processing: administrative application processing excluding hosting and delivery of police information results as provided by the Accredited body |
- acknowledge that I understand the information on this form;
- acknowledge that InterCheck Global Pty Ltd is collecting information in this form to provide to the Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC) and police agencies, for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted for the purpose outlined in this form;
- have fully and accurately completed this form, and the personal information I have provided relates to me and contains the full name and all names previously used by me;
- acknowledge that withholding and/or providing misleading or false information on this form and in any supplied identity documents may be a Commonwealth offence and may lead to prosecution under the Criminal Code Act 1995 (Cth);
- acknowledge that personal information that I provided on this form and on the supplied identity documents may be disclosed to InterCheck Global Pty Ltd (including contractors, legal entity customers, related bodies or third parties named above in Australia or overseas, if applicable);
- acknowledge that any information sent electronically, in relation to this form, including identity documents, is sent at my risk and I am aware of the consequences of sending information in these ways;
- acknowledge that I am aware that I am providing consent for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted using all personal information provided in this form and provided in supplied identity documents;
- understand and consent to police information relating to me, being disclosed in accordance with the purpose identified in this form, and applicable legislation and information release policies (including spent convictions legislation described in Australian Government and state or territory legislation);
- give consent to:
- the ACIC and police agencies using and disclosing my personal information that I have provided in this form and personal information contained in my supplied identity documents to conduct a Nationally Coordinated Criminal History Check;
- the ACIC disclosing the police information sourced from the police agencies to other approved bodies and InterCheck Global Pty Ltd;
- InterCheck Global Pty Ltd disclosing to the legal entity customer, third parties, and any permitted offshore transfer arrangements named above, my personal information and police information to assess my suitability for the purpose identified in this form;
- acknowledge that it is usual practice for my personal information and police information to be used by police agencies and the ACIC for law enforcement, including purposes set out in the Australian Crime Commission Act 2002 (Cth).
International Criminal Consent
Version 2.0
Effective March 22, 2023
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Canadian Criminal Consent - Generic
Version 4.0
Effective March 21, 2023
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Canadian Criminal Consent - Generic (FR)
Version 3.0
Effective March 22, 2023
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International Criminal Consent (FRENCH)
Version 2.0
Effective March 21, 2023
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UBER Background Screening Consent - HR - English
Version 3.0
Effective April 11, 2023
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Aritzia - FCRA Authorization
Version 1.0
Effective March 23, 2023
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- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
Aritzia - FCRA Disclosure
Version 1.0
Effective March 23, 2023
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Aritzia - California Disclosure Form and California State Rights
Version 1.0
Effective March 23, 2023
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- By requesting a copy be sent to a specified addressee by certified mail. ICRAs complying with requests for certified mailings shall not be liable for disclosures to third parties caused by mishandling of mail after such mailings leave the ICRAs.
UBER - Background Screening Consent - HR - French
Version 3.0
Effective April 13, 2023
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UBER - Canadian Criminal Consent
Version 2.0
Effective April 11, 2023
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UBER - Canadian Criminal Consent - FR
Version 2.0
Effective April 11, 2023
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Wise Inc - FCRA Authorization
Version 10.0
Effective January 16, 2024
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- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
Name | |
Social Security Number: | {{{ssn}}} |
Date of Birth: | {{{dob}}} |
Full Address: | {{{full_address}}} |
Race: | U |
Gender: | U |
Purpose Code | E |
ACIC Consent (Dnata)
Version 1.0
Effective May 15, 2023
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Accredited body: | InterCheck Global Pty Ltd., (ABN:51151778237); Address: 356 Collins Street, Melbourne, 3000, Victoria; Contact details: help@intercheck.com.au; + 61 (03) 8820 4069 |
Purpose for your check: | Position Title / Licence Type / Reason for Check: {{{position_title}}} The Name or Organisation of Work / Issuing Authority: {{{acic_org}}} The Location or Town: {{{acic_location}}} The State or Territory: {{{acic_state}}} |
Third-party details to forward/disclose the result Employer/ Organisation/ | Full Legal Name of Entity: {{{company_name}}} Address: {{{team_address}}} Preferred contact details: {{{team_phone_number}}} ABN: {{{team_business_number}}} Full Legal Name of Entity: Alpha Flight Services Pty Ltd T/A Dnata Catering Address: Niecon Tower, Level 7, 17-19 Victoria Avenue, Broadbeach, QLD 4218, Australia Preferred contact details: (07) 5558 2000 ABN: 89 142 418 |
Permitted offshore transfer arrangements | Overseas entity: Certn (Canada) Inc Location: Canada Offshore processing: administrative application processing excluding hosting and delivery of police information results as provided by the Accredited body |
- acknowledge that I understand the information on this form;
- acknowledge that InterCheck Global Pty Ltd is collecting information in this form to provide to the Australian Criminal Intelligence Commission (ACIC) and police agencies, for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted for the purpose outlined in this form;
- have fully and accurately completed this form, and the personal information I have provided relates to me and contains the full name and all names previously used by me;
- acknowledge that withholding and/or providing misleading or false information on this form and in any supplied identity documents may be a Commonwealth offence and may lead to prosecution under the Criminal Code Act 1995 (Cth);
- acknowledge that personal information that I provided on this form and on the supplied identity documents may be disclosed to InterCheck Global Pty Ltd (including contractors, legal entity customers, related bodies or third parties named above in Australia or overseas, if applicable);
- acknowledge that any information sent electronically, in relation to this form, including identity documents, is sent at my risk and I am aware of the consequences of sending information in these ways;
- acknowledge that I am aware that I am providing consent for a Nationally Coordinated Criminal History Check to be conducted using all personal information provided in this form and provided in supplied identity documents;
- understand and consent to police information relating to me, being disclosed in accordance with the purpose identified in this form, and applicable legislation and information release policies (including spent convictions legislation described in Australian Government and state or territory legislation);
- give consent to:
- the ACIC and police agencies using and disclosing my personal information that I have provided in this form and personal information contained in my supplied identity documents to conduct a Nationally Coordinated Criminal History Check;
- the ACIC disclosing the police information sourced from the police agencies to other approved bodies and InterCheck Global Pty Ltd;
- InterCheck Global Pty Ltd disclosing to the legal entity customer, third parties, and any permitted offshore transfer arrangements named above, my personal information and police information to assess my suitability for the purpose identified in this form;
- Alpha Flight Services Pty Ltd T/A Dnata Catering disclosing to law enforcement agencies and, where requested and applicable, with labour hire companies my personal information and police information to assess my suitability for the purpose identified in this form;
- acknowledge that it is usual practice for my personal information and police information to be used by police agencies and the ACIC for law enforcement, including purposes set out in the Australian Crime Commission Act 2002 (Cth).
FCRA Authorization (Copy) -- Formatting Test
Version 12.0
Effective May 29, 2023
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- DISCLOSURE REGARDING BACKGROUND INVESTIGATION ON YOU;
- A SUMMARY OF YOUR RIGHTS UNDER THE FAIR CREDIT REPORTING ACT;
- ADDITIONAL NOTICE REGARDING INVESTIGATIVE CONSUMER REPORTS ON YOU;
- ADDITIONAL STATE LAW NOTICES.
Data Processing Addendum - FR
Version 1.1
Effective June 9, 2023
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- Définitions. Les mots et les expressions figurant en caractères gras et utilisés, mais non définis dans les présentes, ont le sens qui leur est attribué dans le Contrat. En cas de conflit entre certaines dispositions du présent ATD et les dispositions du Contrat, les dispositions du présent ATD doivent avoir préséance sur les dispositions contradictoires du Contrat uniquement en ce qui a trait au Traitement des Renseignements personnels.
- « CCPA » désigne la loi de la Californie sur les droits de confidentialité des consommateurs (« California Consumer Privacy Act ») de 2018, Cal. Civ. Code §1798.100 et. séq., de même que ses réglementations de mise en œuvre.
- « Clauses contractuelles types » (« CCT ») désigne les Clauses contractuelles types telles qu’énoncées sur ce lien faisant partie de la présente, en ce qui concerne les transferts de responsable du Traitement à Sous-traitant, conformément à la Décision (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021 (telle que pouvant être mise à jour par la Commission européenne de temps à autre).
- « CPA » désigne la loi sur la protection des Renseignements personnels du Colorado (« Colorado Privacy Act ») de 2021.
- « Demande d’accès par la Personne concernée » désigne un formulaire permettant au consommateur (ou à la « Personne concernée » telle que définie dans le RGPD) de demander l’accès, la copie, la modification, la contestation, l’effacement ou toute action supplémentaire concernant ses Renseignements personnels sous réserve de la Législation applicable en matière de protection des données.
- « Finalité du Traitement » désigne l’une des finalités autorisées telles qu’elles sont décrites dans le Contrat.
- « LGPD désigne la Loi générale sur la protection des données « LGPD » du Brésil (Lei Geral de Proteção de Dados).
- « Lois sur la protection des données du Royaume-Uni » (« UK Data Protection Laws ») désigne toutes les lois relatives à la protection des données, au traitement des Renseignements personnels, à la confidentialité et/ou aux communications électroniques en vigueur de temps à autre au Royaume-Uni, y compris le RGPD du Royaume-Uni (« UK GDPR ») et la Loi sur la protection des données de 2018 (la « Data Protection Act 2018 »).
- « LPD » désigne la Loi sur la protection des données de la Suisse.
- « Renseignements personnels » et « Données à caractère personnel » désignent tout renseignement pouvant identifier ou décrire un consommateur identifié ou identifiable, être associé à ce dernier, ou pouvant raisonnablement être lié, directement ou indirectement, à ce dernier, et qui est traité par Certn uniquement pour le compte du Client, en vertu du présent ATD et du Contrat.
- « Responsable du Traitement des données » (ou le « Responsable du Traitement ») désigne une personne morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du Traitement des Renseignements personnels et donne des instructions concernant les activités de traitement à Certn; aux fins du Contrat, le Client est le Responsable du Traitement des données.
- « RGPD » désigne le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 de l’Union européenne.
- « RGPD du Royaume-Uni » désigne le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni, car il fait partie de la loi de l’Angleterre et du Pays de Galles, de l’Écosse et de l’Irlande du Nord en vertu de l’article 3 de la Loi sur le retrait de l’Union européenne de 2018 (la « European Union [Withdrawal] Act »).
- « Sous-traitant chargé du Traitement des données » (ou le « Sous-traitant ») désigne l’entité juridique qui traite les Renseignements personnels au nom du Responsable du Traitement des données; au sens du présent Contrat, Certn est le Sous-traitant chargé du Traitement des données.
- « Sous-traitant ultérieur » désigne un Sous-traitant ultérieur engagé, désigné et supervisé par Certn qui accepte de recevoir et de traiter les Renseignements personnels en vertu des Modalités du présent ATD et uniquement aux fins de traitement ou de livraison des données, sous réserve des Modalités du Contrat.
- « Traitement » (aussi « traiter » et « traité ») désigne toute opération ou tout ensemble d’opérations qui est effectué sur des Renseignements personnels ou sur un ensemble de Renseignements personnels, que ce soit par des moyens automatisés ou non comme la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou la mise à disposition, l’alignement ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction.
- « VCDPA » désigne la Loi sur la protection des données des consommateurs de la Virginie (« Virginia Consumer Data Protection Act »).
- Rôles. Les parties reconnaissent et conviennent que, en ce qui a trait au Traitement et au transfert des Renseignements personnels, sous réserve du champ d’application du RGPD, de la FADP, de la LGPD, de la CPA et de la VCDPA : i) le Client est le Responsable du Traitement des Renseignements personnels; ii) Certn est le Sous-traitant chargé du Traitement de ces Renseignements personnels et iii) aux fins de la CCPA (et dans la mesure applicable), le Client est l’« entreprise » et Certn est le « fournisseur de services » (tels que ces termes sont définis dans la CCPA). À titre d’agence de renseignements sur les consommateurs, (« ARC »), Certn n’est pas considéré comme un courtier en données et, par conséquent, est exonéré de l’application de la CCPA (voir les articles §1798.99.80 (d) (1)). Le Code civil de la Californie (« California Civil Code ») prévoit des exonérations pour les ARC (voir l’article §1798.145(d)(1) pour plus de détails).
- Généralités.
- Chaque partie doit se conformer à toutes les lois applicables en ce qui concerne le traitement des Renseignements personnels et s’engage à faire tout ce qui est en son pouvoir pour aider l’autre partie à se conformer à ses obligations en vertu des lois applicables et ne doit pas exécuter ses obligations en vertu du présent ATD de manière à amener l’autre partie à violer l’une de ses obligations en vertu des lois applicables dans la mesure où elle sait, ou aurait dû raisonnablement savoir, que cela constituerait une violation de ces obligations.
- Certn ne doit traiter les Renseignements personnels que sur les instructions documentées du Client et conformément à la Finalité du Traitement, à moins d’exigence contraire en vertu des lois applicables. Des instructions subséquentes peuvent également être données par le Client pendant toute la durée du Traitement des Renseignements personnels. Ces instructions doivent toujours être documentées.
- Certn doit informer immédiatement le Client si Certn estime que les instructions données par le Client (ou le Responsable du Traitement) contreviennent aux lois applicables.
- Limitation de la finalité. Certn traitera les Renseignements personnels uniquement selon de la Finalité du Traitement, dans la mesure et de la manière nécessaires à la prestation des Services. Certn ne traitera pas les Renseignements personnels à d’autres fins ou d’une manière qui ne serait pas conforme au Contrat (y compris au présent Addenda) ou aux lois applicables.
- Effacement ou restitution des Renseignements personnels.
- Certn ne doit Traiter les Renseignements personnels fournis par le Client que pendant la durée du Contrat.
- Sauf accord contraire entre les Parties, les dispositions de l’Annexe I.B s’appliquent en ce qui concerne les calendriers de conservation et d’effacement des données.
- Sécurité du Traitement..
- Certn doit appliquer des normes commercialement raisonnables pour assurer la sécurité des Renseignements personnels, y compris la protection contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisé à ces données (atteinte à la vie privée). Une copie des mesures techniques et organisationnelles de Certn est énoncée dans l’ANNEXE II. Si le Traitement porte sur des Renseignements personnels révélant des données sensibles ou biométriques dans le but d’identifier de manière exceptionnelle une personne physique, ou des données relatives à des condamnations et à des infractions criminelles, Certn doit appliquer des restrictions précises et/ou des mesures de protection supplémentaires, tel que peut l’exiger raisonnablement le Client à l’occasion.
- Pour évaluer le niveau de sécurité approprié, les deux Parties doivent tenir compte des risques liés au Traitement, de la nature des Renseignements personnels et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du Traitement.
- En cas d’atteinte à la vie privée, l’une ou l’autre des Parties doit aviser l’autre Partie sans délai indu et au plus tard 24 heures après avoir pris connaissance de ladite atteinte. Cet avis doit contenir les coordonnées d’une personne-ressource qui peut fournir de plus amples renseignements sur l’atteinte à la vie privée, une description de la nature de l’atteinte(y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de Personnes concernées et d’enregistrements de données concernés), les conséquences probables de l’atteinte et les mesures prises ou proposées pour atténuer ses éventuels effets négatifs. S’il n’est pas possible de fournir tous ces renseignements en même temps, l’avis initial doit contenir les renseignements disponibles à ce moment-là, et les renseignements complémentaires doivent être fournis au fur et à mesure qu’ils deviennent disponibles, sans retard excessif.
- Droits des consommateurs. Certn doit aviser rapidement le Client s’il reçoit une Demande d’accès par la Personne concernée. Le Client est responsable de la réponse aux Demandes d’accès des Personnes concernées et, cependant, dans la mesure où le Client n’a pas la capacité de donner suite à une Demande d’accès de la Personne concernée, Certn doit déployer des efforts raisonnables, lorsque la loi l’exige ou à la demande du Client, pour aider le Client à répondre à cette demande d’accès de la Personne concernée sans frais supplémentaires pendant la période de validité de la Loi applicable.
- Sous-traitants ultérieurs.
- Les Sous-traitants ultérieurs de Certn (tels qu’ils se trouvent ici) sont les entités mandatées par Certn qui acceptent de recevoir des Renseignements personnels de la part du Sous-traitant aux fins exclusives des activités de Traitement à effectuer selon les instructions du Client. Le Client reconnaît et convient que les sociétés affiliées de Certn : a) peuvent être mandatées à titre de Sous-traitants ultérieurs et b) peuvent, chacune, faire appel aux services de Sous-traitants tiers dans le cadre de la prestation des services. Certn peut écarter, remplacer ou désigner d’autres Sous-traitants ultérieurs adéquats et fiables, sur avis au Client et à sa propre discrétion.
- Nonobstant ce qui précède, le Client peut raisonnablement s’opposer à l’utilisation, par Certn, d’un nouveau Sous-traitant ultérieur pour des raisons liées à la protection des Renseignements personnels destinés à être Traités par ledit Sous-traitant ultérieur, en avisant rapidement par écrit Certn dans les trois (3) jours ouvrables suivant la réception de l’avis de Certn. Une telle objection écrite doit préciser les motifs pour lesquels le Client s’oppose au fait que le Sous-traitant fasse appel à ce Sous-traitant ultérieur. L’absence d’objection écrite à ce nouveau Sous-traitant ultérieur dans les trois (3) jours ouvrables suivant l’avis de Certn sera considérée comme une acceptation du nouveau Sous-traitant ultérieur. Dans le cas où le Client s’oppose raisonnablement à un nouveau Sous-traitant ultérieur, comme cela est autorisé ci-dessus, Certn peut :
- cesser d’utiliser le Sous-traitant ultérieur en ce qui concerne les Renseignements personnels soumis par le Client;
- prendre les mesures correctives demandées par le Client dans son objection;
- cesser de fournir (temporairement ou définitivement) l’élément du service qui nécessite l’utilisation de ce Sous-traitant ultérieur en ce qui concerne les Renseignements personnels soumis par le Client; et
- fournir au Client une description écrite de la ou des solutions de rechange commercialement raisonnables, le cas échéant, à cet engagement, y compris, sans s’y limiter, la modification des services
- Si Certn, à sa seule discrétion, ne peut fournir une ou plusieurs des solutions de rechange énumérées ci-dessus , ou si le Client n’accepte pas la ou les éventuelles solutions de rechange, alors Certn et le Client peuvent résilier le Contrat conformément aux Modalités de ce dernier. La résiliation ne dégage pas le Client de tous les frais dus à Certn en vertu du Contrat. Jusqu’à ce qu’une décision soit prise concernant le nouveau Sous-traitant ultérieur, Certn peut, au besoin, suspendre temporairement le Traitement des Renseignements personnels concernés et/ou suspendre l’accès au compte, et le Client n’aura aucune autre réclamation à l’encontre du Sous-traitant ultérieur en raison de la suspension temporaire ou de la résiliation du Contrat (y compris, sans limitation, relativement à une demande de remboursement).
- Certn doit assurer que tous les Sous-traitants ultérieurs autorisés ont signé des accords de confidentialité qui les empêchent de Traiter sans autorisation les Renseignements personnels du Client, tant pendant qu’après leur engagement auprès de Certn. En outre, Certn doit (par exemple, par voie de contrat ou d’un autre acte juridique) imposer au Sous-traitant ultérieur les mêmes obligations de protection des données que celles énoncées dans le présent ATD.
- Transferts internationaux de données.
- Les transferts internationaux de données sont assujettis aux CCT. Lorsque le transfert des Renseignements personnels est effectué sous réserve des CCT, l’« importateur des données », en vertu des CCT, est soit le Sous-traitant, soit le Sous-traitant ultérieur, selon le cas et selon ce que détermine le Sous-traitant, et l’« exportateur des données » est le Responsable du Traitement de ces Données à caractère personnel. Le Sous-traitant doit s’assurer que le Sous-traitant ultérieur concerné, le cas échéant, se conforme aux obligations de l’importateur des données, et le Responsable du Traitement des données doit se conformer aux obligations de l’exportateur de données, dans chaque cas en vertu des CCT applicables.
- Transferts internationaux de données depuis et vers des pays qui offrent un niveau adéquat de protection des données. Les Renseignements personnels peuvent être transférés depuis les États membres de l’UE et les pays membres de l’EEE (Norvège, Liechtenstein et Islande) (collectivement, « EEE ») vers des pays qui offrent un niveau adéquat de protection des données (y compris le Canada) en vertu ou conformément aux décisions d’adéquation publiées par les autorités de protection des données de l’EEE ou de la Commission européenne (« décisions d’adéquation »), selon le cas, sans qu’aucune autre mesure de protection ne soit nécessaire.
- Transferts depuis la Suisse. Dans la mesure où le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) de la Suisse considère que les CCT assurent des mesures de protection appropriées aux fins du transfert des Renseignements personnels et des données des entités juridiques, les modifications suivantes s’appliquent en ce qui concerne les transferts suisses :
- les Parties adoptent la norme RGPD pour tous les transferts de données;
- en ce qui concerne la clause 13a, l’autorité de surveillance de l’UE doit être compétente dans la mesure où le transfert de données est régi par le RGPD et le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence de la Suisse doit effectuer une supervision parallèle, le cas échéant; et
- en ce qui concerne la clause 18c, le terme « État membre » doit être interprété de manière à permettre aux Personnes concernées en Suisse d’entamer des poursuites pour assurer le respect de leurs droits dans leur lieu de résidence habituel (Suisse).
- Transferts depuis le Royaume-Uni. Dans la mesure où l’Autorité de surveillance du Royaume-Uni (le Commissaire à l’information) considère que les CCT assurent des mesures de protection appropriées aux fins de transfert des Renseignements personnels vers un pays tiers ou vers un organisme international en se fondant sur les articles 46 du RGPD du Royaume-Uni et, en ce qui concerne les transferts de données des Responsables du Traitement aux Sous-traitants et/ou des Sous-traitants aux Sous-traitants, les modifications suivantes s’appliquent en ce qui concerne les transferts depuis le Royaume-Uni :
- « Les détails du ou des transferts et en particulier les catégories de Renseignements personnels qui sont transférés et la ou les finalités pour lesquelles ils sont transférés) sont ceux spécifiés à l’annexe I.B lorsque les Lois britanniques sur la protection des données s’appliquent au traitement de l’exportateur de données lors de ce ou ces transferts. »
- Les références à « Règlement (UE) 2016/679 » ou « ce Règlement » sont remplacées par « Lois britanniques sur la protection des données » et les références à l’article ou aux articles spécifiques du « Règlement (UE) 2016/679 » sont remplacées par l’article ou la section équivalents des Lois britanniques sur la protection des données. En particulier :
- Les références au règlement (UE) 2018/1725 sont supprimées;
- Les références à l’« Union », à l’« UE » et à l’« État membre de l’UE » sont toutes remplacées par le « R.-U. »;
- La clause 13(a) n’est pas utilisée et l’« autorité de surveillance compétente » est le commissaire à l’information;
- La clause 17 est remplacée par la mention « Ces CCT sont régies par les lois de l’Angleterre et du Pays de Galles »;
- La clause 18 est remplacée par la mention suivante : « Tout différend découlant de ces CCT doit être résolu par les tribunaux d’Angleterre et du Pays de Galles. Une Personne concernée peut également intenter des procédures judiciaires contre l’exportateur de données et/ou l’importateur de données devant les tribunaux de tout pays du Royaume-Uni. Les Parties conviennent de se soumettre à la compétence de ces tribunaux »; et
- Les notes de bas de page relatives aux CCT ne s’appliquent pas aux transferts depuis le Royaume-Uni.
- Divers. Le Responsable du Traitement des données ne doit pas refuser ou retarder de manière déraisonnable son approbation à une éventuelle modification du présent ATD proposée par le Sous-traitant dans le but de protéger ce dernier contre les risques additionnels connexes. Si le Responsable du Traitement propose d’autres variations au présent ATD qu’il estime raisonnablement nécessaires pour répondre aux exigences des lois applicables, les Parties doivent discuter promptement des variations proposées et négocier en toute bonne foi afin d’accepter et de mettre en œuvre ces variations ou d’autres variations dès que cela sera raisonnablement possible. Nonobstant ce qui précède, sur présentation d’un avis au Client, Certn peut réviser le présent Addenda afin d’y intégrer toute CCT obligatoire ou toute autre condition exigée par une autorité compétente en matière de protection des données dans l’UE ou au Royaume-Uni.
Exportateur de données | L’exportateur de données est identifié comme le Client ou le « Responsable du Traitement des données » dans l’ATD. |
---|---|
Importateur de données | L’importateur de données est Certn, un fournisseur de services de vérification des données et de vérification des antécédents. |
Autorité de contrôle compétente | Commission de protection des données (« Data Protection Commission »), République d’Irlande. |
---|
Mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par l’importateur de données | Le rapport de conformité SOC 2 est disponible sur demande. Le rapport de conformité SOC 3 est accessible au public. |
---|---|
Mesures de la pseudonymisation et de chiffrement des Données à caractère personnel | Le niveau de chiffrement utilisé est AES 256. |
Mesures pour assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience continues des systèmes et des services de traitement | Certn est certifié SOC 2 et SOC 3 de façon continue. |
Mesures pour assurer la capacité de restaurer la disponibilité et l’accès aux Données à caractère personnel en temps opportun en cas d’incident physique ou technique | Des procédures de sauvegarde et de restauration des données sont définies et documentées dans les politiques de Certn, lesquelles sont disponibles sur demande. L’exécution des sauvegardes est surveillée pour en assurer l’exhaustivité. Certn stocke les données sur le nuage AWS, qui a des sauvegardes automatiques configurées et chiffrées. De plus, il existe plusieurs zones à des fins de redondance et de récupération. |
Processus d’essai et d’évaluation réguliers de l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles dans le but d’assurer la sécurité du traitement | Certn est conforme et certifié en vertu des normes SOC 2 et SOC 3. Parmi les processus et mesures garantissant la sécurité du traitement figurent, entre autres, la gestion des vulnérabilités, l’évaluation des risques, la gestion des actifs, les IDS et IPS, la gestion des correctifs, la surveillance des points de terminaison, la gestion des fournisseurs d’outils SIEM. |
Mesures d’identification et de l’utilisateur | Un système de contrôle d’accès applicable à tous les utilisateurs accédant au système informatique a été mis en œuvre. Le système permet à Certn de créer, d’approuver, d’examiner et de supprimer des comptes d'utilisateurs.Certn met en œuvre l’authentification à facteurs multiples pour tous les comptes qui ont accès aux Données à caractère personnel. Lorsque les mécanismes d’authentification sont fondés sur des mots de passe, le Sous-traitant chargé du Traitement des données exige que le mot de passe soit d’au moins huit caractères et qu’il soit conforme aux paramètres de contrôle des mots de passe très forts, y compris la longueur, la complexité des caractères et la non-répétitivité. |
Mesures d’autorisations de l’utilisateur fondées sur les rôles | Au moment d’octroyer un accès ou d’attribuer un rôle d’utilisateur, le principe du « besoin de savoir » est appliqué afin de limiter le nombre d’utilisateurs ayant accès aux Renseignements personnels uniquement à ceux qui en ont besoin pour atteindre les Finalités de Traitement du Responsable du Traitement des données. |
Mesures de protection des données pendant la transmission | Le Fournisseur applique des contrôles d’accès pour garantir un accès fondé sur les rôles, des mécanismes de journalisation pour montrer les événements des utilisateurs qui peuvent être transférés à un SIEM, le chiffrement des données au repos et en transit en utilisant respectivement le chiffrement AES 256 et ≥TLS v1.2. |
Mesures de protection des données pendant le stockage | Certn a adopté une Politique de chiffrement des données, une Politique de sauvegarde des données et une Politique de conservation des données, lesquelles régissent l’accès, la disponibilité et la durée de conservation des données des catégories stockées. |
Mesures pour assurer la sécurité physique des emplacements où les Données à caractère personnel sont traitées | Certn s’est dotée d’une Politique de sécurité physique qui prévoit l’accès aux bureaux physiques au moyen d’une clé, l’utilisation d’alarmes de sécurité, la surveillance de sécurité, l’accès limité aux visiteurs. Le périmètre physique de l’infrastructure du système informatique n’est pas accessible par le personnel non autorisé. Des mesures techniques et organisationnelles appropriées ont été mises en œuvre pour protéger les zones de sécurité et protéger les points d’accès contre l’entrée par des personnes non autorisées. Certn stocke ses données sur le nuage AWS, en appliquant les exigences et pratiques exemplaires. Les données sont segmentées, chiffrées et sauvegardées avec l’inclusion d’une disponibilité multizone. |
Mesures pour assurer la journalisation des événements | Le SIEM recueille des événements, et des politiques et des alertes sont créées aux fins d’analyse et d’enquête. Protection et surveillance des points d’extrémité, détection et prévention des intrusions grâce à la surveillance et à l’évaluation. |
Mesures pour assurer la configuration du système, y compris la configuration par défaut | Certn a mis en œuvre une Politique de gestion des actifs dans laquelle sont décrites les normes de configuration et toute variable applicable. Une politique de contrôle d’accès au système a été définie, documentée et mise en œuvre pour permettre l’évaluation des contrôles et l’accès aux actifs de Certn. |
Mesures liées aux TI internes et à la gouvernance et à la gestion de la sécurité des TI | Certn a mis en œuvre une Politique de sécurité de l’information et donne aux employés une formation sur la sécurité interne pendant la phase d’orientation, puis chaque année. |
Mesures de certification/assurance des processus et des produits | Le rapport de conformité SOC 2 est disponible sur demande. Le rapport de conformité SOC 3 est accessible au public. |
Mesures visant à assurer la minimisation des données | Tout renseignement personnel traité est limité aux seuls identifiants correspondants strictement nécessaires, lesquels sont définis en fonction des sources de données avec lesquelles nous exerçons nos activités. |
Mesures visant à assurer la qualité des données | Pour garantir l’exactitude, la pertinence, l’exhaustivité et la mise à jour des Renseignements personnels, Certn procède à des vérifications de données en temps réel, avec le consentement de la Personne concernée et uniquement dans les limites de la finalité autorisée définie. Toutes les données potentiellement incomplètes font l’objet d’une nouvelle confirmation auprès de la Personne concernée et/ou de la source de données relative. |
Mesures visant à assurer une conservation limitée des données | Certn s’est dotée d’une politique sur la conservation des données qui définit différents calendriers de purge pour des catégories de données distinctes. |
Mesures visant à assurer la responsabilisation | Certn a adopté une « approche de la protection de la vie privée dès la conception » et fait l’objet de vérifications indépendantes à intervalles réguliers dans le but d’assurer le respect aux normes les plus élevées du secteur d’industrie en matière de contrôles internes de sécurité, de disponibilité, d’intégrité, de confidentialité et de protection de la vie privée. |
Mesures pour permettre la portabilité des données et assurer l’effacement des données | Les Personnes concernées peuvent enregistrer leurs demandes d’accès, lesquelles sont passées en revue par un agent de la protection de la vie privée. |
Sous-traitants ultérieurs | Les Sous-traitants ultérieurs doivent respecter les mêmes normes que celles énoncées dans l’Annexe II dans sa version actuelle. |
Service Agreement - FR
Version 1.3
Effective October 24, 2023
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Le présent Contrat de services (le « Contrat ») contient les conditions qui régissent votre accès et votre utilisation de la Plateforme et constitue une entente entre Certn et vous, ou l’entité que vous représentez (le « Client », « Vous » ou « Votre »). Le présent Contrat prend effet lorsque vous cliquez sur le bouton « Continuer » ou sur la case à cocher présentée avec ces conditions ou, si cela se produit plus tôt, lorsque vous utilisez l’une des offres de services de Certn (la « Date d’entrée en vigueur »). Vous déclarez à Certn que vous êtes légalement en mesure de conclure le présent contrat. Si vous concluez le présent Contrat et créez un Compte au nom d’une entité, telle que la société pour laquelle vous travaillez, vous nous déclarez que vous avez le pouvoir légal de lier cette entité. Si vous concluez le présent Contrat et créez le Compte pour un Utilisateur final en tant qu’Utilisateur initial, vous déclarez à Certn que vous avez le pouvoir légal de lier l’Utilisateur final. L’Utilisateur final sera responsable des actions de l’Utilisateur initial et de tout utilisateur supplémentaire. Pour éviter toute ambiguïté, si l’Utilisateur final a signé un contrat-cadre de services (« Master Services Agreement » ou « MSA ») distinct avec Certn, le présent Contrat sera soumis à toutes les conditions convenues dans ce contrat-cadre de services « MSA ».
Certn peut réviser le présent Contrat à tout moment sans préavis. Le Contrat révisé entrera en vigueur lorsqu’il sera publié sur www.certn.co, www.certnlime.ca ou www.certnlime.com, selon le cas, ci-après le « site Web »). Nonobstant ce qui précède, Certn donnera un avis de toute révision qui pourrait avoir un impact important ou restreindre votre utilisation du site Web et/ou des Services.
- DÉFINITIONS.
- « Accréditation » désigne le processus d’accréditation et la documentation que chaque Utilisateur initial, Utilisateur final et utilisateur supplémentaire doit soumettre à Certn afin de demander l’approbation pour devenir un Client de Certn.
- « Antécédents personnels » désigne les Renseignements personnels devant être soumis à la Plateforme pour effectuer une Vérification des antécédents de ce Consommateur.
- « API » ou « application programming interface(s) » désigne l’interface ou les interfaces de programmation de l’application utilisée pour donner accès à la Plateforme.
- « Certn » désigne Certn Holdings Inc. et ses filiales et sociétés affiliées, y compris, mais sans s’y limiter, Certn (Canada) Inc., Certn (États-Unis) Inc., InterCheck Global Pty Ltd., et Credence Background Screening Limited.
- « Compte » désigne le compte de l’Utilisateur final avec Certn associé à l’adresse courriel de l’Utilisateur initial et à l’adresse courriel de tout utilisateur supplémentaire, sous réserve de l’approbation de Certn.
- « Conditions d’utilisation du site Web » désigne les conditions disponibles sur le site Web applicable.
- « Consommateur » désigne un candidat individuel qui fait l’objet d’une vérification des antécédents à l’appui de sa demande d’emploi ou d’engagement en tant qu’entrepreneur indépendant par vous ou pour tout autre objectif autorisé par Certn pendant le processus d’accréditation.
- « Documentation » désigne toute documentation technique, tout contrat d’Utilisateur final, toute instruction client et tout autre document écrit habituellement fourni par Certn en relation avec et pour la fourniture des Services.
- « Droits de propriété intellectuelle » désigne toutes les formes de droits de propriété, de titres, d’intérêts et de propriété relatifs aux brevets, aux droits d’auteur, aux marques de commerce, aux robes de commerce, aux secrets commerciaux, au savoir-faire, aux travaux sur les masques, aux droits moraux et à tous les droits similaires qui peuvent exister maintenant ou ultérieurement dans toute juridiction, y compris, sans s’y limiter, toutes les demandes et tous les enregistrements concernant ce qui précède.
- « DVM » désigne les dossiers en matière de véhicule à moteur, y compris les résumés du dossier de conduite, le cas échéant.
- « Equifax » désigne Equifax Canada Co, Equifax Information Services LLC ou TALX Corporation, un fournisseur de services de vérification Equifax.
- « Finalité autorisée » signifie à des fins d’emploi, y compris l’évaluation d’un consommateur pour un emploi, un poste d’entrepreneur ou de bénévole, ainsi que pour une promotion, une réaffectation ou un maintien en poste, lorsque le consommateur a donné son autorisation écrite préalable, ou à toute autre fin autorisée par la loi (en particulier, l’article 604(a) de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act » ou « FCRA ») si le consommateur est un résident des États-Unis), telle que déclarée au cours du processus d’Accréditation initial.
- « Finalités d’emploi » désigne l’objectif particulier autorisé d’un Rapport concernant l’évaluation des personnes en vue de leur emploi, de leur promotion, de leur réaffectation ou de leur maintien en poste en tant qu’employé ou entrepreneur indépendant.
- « FCRA » désigne la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act »), 15 U.S.C. § 1681 et suivants.
- « Formulaires de Certn » désigne tout formulaire standard de divulgation, d’autorisation, d’action défavorable et de notification mis à votre disposition par Certn en vue de votre examen sur demande.
- « Frais variables » désigne les coûts et les frais variables supplémentaires qui peuvent être imposés par des entités gouvernementales ou des tiers pour la vérification des antécédents que vous commandez, y compris, mais sans s’y limiter, les frais judiciaires, les frais de traitement du comté, les frais multi-États et les frais internationaux.
- « Loi » désigne toutes les lois, règles et réglementations applicables, qu’elles soient fédérales, provinciales, étatiques, locales ou internationales, y compris, sans s’y limiter, les lois sur les renseignements concernant le consommateur et la protection de sa vie privée.
- « Politique de confidentialité » désigne la politique de confidentialité actuelle de Certn qui se trouve à l’adresse https://certn.co/privacy-policy/.
- « Plateforme » désigne la plateforme de vérification des antécédents offerte par Certn.
- « Rapport » désigne un rapport sur le consommateur ou tout autre produit de vérification applicable offert sur la Plateforme, y compris les rapports contenant des renseignements sur le crédit et les Rapports d’enquête sur les Consommateurs (le cas échéant).
- « Rapport d’enquête sur le Consommateur » désigne un certain type de Rapport au sens de l’article 603I de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act » ou « FCRA »).
- « Renseignements d’Equifax » désigne tout renseignement fourni par Equifax.
- « Renseignements relatifs au crédit » désigne les renseignements sur le crédit à la consommation obtenus auprès d’un bureau de crédit.
- « Services » désigne des services de vérification et de contrôle des antécédents, y compris la remise et la gestion des Rapports et de la documentation connexe, et l’obtention d’informations sur l’état des vérifications des antécédents.
- « Utilisateur final » désigne la personne morale qui utilise le Rapport conformément à la loi sur les renseignements concernant le consommateur, y compris la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act » ou « FCRA »).
- « Utilisateur initial » désigne le représentant initial de l’Utilisateur final ayant le plein pouvoir de lier l’Utilisateur final d’un compte.
- « Utilisateurs supplémentaires » désigne toute société affiliée ou filiale de l’Utilisateur initial ou de l’Utilisateur final que Certn a accréditée et approuvée par écrit pour accéder à la Plateforme conformément au présent Contrat.
- « Vérificateur d’identité » désigne une personne autorisée par l’Utilisateur pour valider l’identité du Consommateur dans le but de demander une vérification de base du casier judiciaire auprès de Disclosure & Barring Service du gouvernement britannique, de Disclosure Scotland, ou d’AccessNI.
- « Vérification des antécédents » désigne les renseignements fournis dans le Rapport.
- « Vous » ou « Utilisateur » désigne l’Utilisateur initial, l’Utilisateur final et les utilisateurs supplémentaires, selon le cas.
- SERVICES.
- Les Services seront fournis conformément aux descriptions qui vous sont offertes dans la Plateforme.
- Certn se réserve le droit de refuser le service et/ou de résilier l’accès à un Compte sans préavis en cas de violation du présent Contrat ou si Certn décide, à sa seule discrétion, qu’il serait dans son meilleur intérêt de le faire.
- Vous autorisez Certn et ses fournisseurs à utiliser les antécédents personnels fournis par l’intermédiaire de la Plateforme conformément à la Politique de confidentialité de Certn.
- Vous déclarez et garantissez que votre utilisation des Rapports et de la Plateforme sera conforme aux lois applicables.
- Vous déclarez et garantissez que le présent Contrat de services constitue une obligation légale, valide et contraignante en ce qui concerne la Plateforme, le Compte et les Services.
- CONDITIONS INTERNATIONALES DE TRAITEMENT DES DONNÉES.
- Les parties acceptent de respecter les conditions énoncées dans l’Addenda sur le Traitement des données (l’« ATD »), de même que toute loi applicable sur la protection des données concernant le traitement des Renseignements personnels (tel que défini dans l’ATD), y compris tout renseignement, toute donnée et tout autre contenu, sous quelque forme que ce soit, fournis, saisis ou téléchargés sur la Plateforme dans le cadre des Services. Les parties conviennent que, sur demande écrite préalable, chaque partie fournira une description écrite des mesures techniques et organisationnelles prises pour se conformer à la législation applicable en matière de protection des données.
- CERTIFICATIONS.
- En concluant le présent Contrat de services et/ou en créant un Compte, vous certifiez que vous, en tant qu’Utilisateur final ou en tant qu’utilisateur agissant en tant qu’agent de l’Utilisateur final, avez une connaissance directe des faits et certifiez que chaque fois que vous demanderez un Rapport, vous respecterez et obtiendrez ce qui suit :
- Finalité autorisée. Vous comprenez et acceptez que vous devez avoir un besoin légitime et une finalité autorisée pour commander des Rapports et utiliser les Services. Si le Rapport s’applique à un résident des États-Unis, cette finalité doit être conforme à l’article 604(a) de la FCRA. Dans la mesure où le Rapport s’applique à des personnes résidant en dehors de l’Amérique du Nord, vous comprenez et acceptez que vous devez disposer d’une base juridique explicite alignée sur la Finalité autorisée pour permettre le traitement et le transfert légaux des Renseignements personnels conformément à la législation applicable en matière de protection des données ainsi qu’aux directives, codes de pratique ou politiques de tout organisme de réglementation pertinent dans la juridiction applicable, tels que modifiés ou mis à jour de temps à autre, à cet égard. Vous acceptez de vous conformer aux exigences applicables en matière de Finalités autorisées et à toutes les exigences de divulgation et d’autorisation associées pour le Consommateur, comme l’exige la FCRA ou toute autre loi applicable. Vous acceptez et certifiez que vous commanderez et utiliserez les Rapports uniquement pour la Finalité autorisée que vous avez confirmée à Certn au cours du processus d’Accréditation; vous ne pouvez pas modifier la Finalité autorisée sans le consentement écrit de Certn. Vous acceptez et certifiez que vous êtes le type d’entreprise indiqué dans le Compte, que vous avez besoin du Rapport en lien avec la Finalité autorisée et que vous agissez conformément aux exigences provinciales, étatiques et locales supplémentaires pour obtenir et utiliser le Rapport (y compris les renseignements sur le crédit ou les antécédents criminels, le cas échéant). Chaque fois que vous accédez à un Rapport ou que vous en commandez un, vous réaffirmez les certifications contenues dans le présent article 4.
- Dans la mesure où vous demandez des Rapports à l’intérieur des États-Unis ou que le Consommateur est un résident des États-Unis, vous certifiez que vous avez examiné et pleinement compris les avis légaux suivants, en plus d’en avoir accusé réception :
- Un résumé de vos principaux droits en vertu de la FCRA (en anglais uniquement),
- Remédier aux effets du vol d’identité (en anglais uniquement); et
- Avis aux utilisateurs des Rapports sur les Consommateurs - Obligations des utilisateurs en vertu de la FCRA (en anglais uniquement).
- Copie des Rapports. Bien que vous reconnaissez être seul responsable du respect de toute réglementation fédérale, provinciale, étatique et/ou locale exigeant qu’une copie du Rapport soit fournie au Consommateur sur demande, dans la mesure où le Consommateur a demandé une copie par l’intermédiaire de la Plateforme ou que vous avez communiqué la demande à Certn par l’intermédiaire de l’API, ou que vous avez autrement configuré le Compte pour le faire, vous autorisez Certn à fournir en votre nom une copie du Rapport à chaque Consommateur au sujet duquel vous avez demandé un Rapport.
- Divulgation et autorisation. En ce qui concerne les Rapports applicables aux Consommateurs américains, vous acceptez et certifiez qu’avant d’obtenir ou de faire obtenir un Rapport aux fins de la Finalité autorisée : a) le Consommateur a reçu par écrit une explication claire et évidente, dans un document contenant exclusivement cette divulgation, qui précise qu’un Rapport sur le Consommateur peut être obtenu aux fins de la Finalité autorisée précise, et cette divulgation satisfait à toutes les exigences de la FCRA ainsi qu’aux lois locales ou étatiques applicables et le Consommateur a autorisé par écrit l’obtention du Rapport par l’Utilisateur final, ou b) si Certn fournit aux Consommateurs des formulaires de divulgation et d’autorisation au nom de l’Utilisateur final, vous confirmez avoir examiné, compris et approuvé les formulaires Certn respectifs.
- Rapport d’enquête sur le Consommateur. En ce qui concerne les Rapports applicables aux Consommateurs américains, en plus des exigences de divulgation et d’autorisation ci-dessus, vous acceptez et certifiez qu’avant d’obtenir ou de faire obtenir un Rapport d’enquête sur le Consommateur aux fins de la Finalité autorisée, vous avez (ou l’Utilisateur final a demandé que Certn, par l’utilisation des formulaires Certn, ait) : clairement et précisément informé le Consommateur qu’un Rapport d’enquête sur le Consommateur comprenant des informations sur son caractère, sa réputation générale, ses caractéristiques personnelles et/ou son mode de vie peut être effectué. En tant qu’Utilisateur final, ou un agent agissant au nom de l’Utilisateur final, vous devez être convaincu que toutes les exigences de la FCRA ainsi que toutes les lois étatiques ou locales applicables ont été respectées. Si le Consommateur vous adresse une demande, en tant qu’Utilisateur final ou en tant qu’agent agissant au nom de l’Utilisateur final, dans un délai raisonnable après la réception de la divulgation requise, vous devez fournir une divulgation complète et exacte de l’enquête demandée.
- Décision défavorable. En ce qui concerne les Rapports applicables aux Consommateurs américains, en vertu de la FCRA et, le cas échéant, des lois et règlements étatiques et locaux, avant de prendre une décision défavorable fondée en tout ou en partie sur un Rapport, vous devez respecter certaines obligations. Si Certn permet à l’Utilisateur final d’accéder à un outil de décision défavorable, l’Utilisateur final confirme avoir examiné et utilisé les lettres appropriées relatives à toute décision défavorable en fonction de la résidence et du lieu de travail du Consommateur. En plus de ce qui précède :
- L’Utilisateur final n’entamera pas le processus de préavis et d’avis d’action défavorable avant que Certn n’ait mené à bien tous les éléments de recherche du rapport sur le Consommateur et/ou du Rapport d’enquête sur le Consommateur, que Certn n’ait fourni le Rapport complet à l’Utilisateur final et que l’Utilisateur final n’ait examiné le contenu du Rapport sur le Consommateur.
- Si vous utilisez un Rapport à des fins d’emploi, avant de prendre une décision défavorable fondée en tout ou en partie sur le Rapport, vous devez, à tout le moins, fournir au Consommateur faisant l’objet du Rapport : a) un avis/une lettre préalable à toute décision défavorable indiquant que l’Utilisateur final envisage de prendre une telle décision; b) une copie du Rapport complet; c) une copie de l’avis intitulé Résumé de vos droits en vertu de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act ») et de tout résumé des droits applicable dans l’État; d) un délai raisonnable pour corriger toute information erronée contenue dans le Rapport, ainsi que les coordonnées de Certn.
- Si vous prenez par la suite une décision défavorable en ce qui concerne une décision en matière d’emploi, ou si le Consommateur se voit refuser la location ou si toute autre décision défavorable est prise en lien avec tout autre objectif autorisé décrit à l’article 604(a) de la FCRA, vous devez fournir un avis final de décision défavorable au Consommateur faisant l’objet du Rapport en conformité avec la FCRA, y compris, mais sans s’y limiter, la satisfaction de toutes les exigences de la FCRA si l’information du Rapport est un facteur de disqualification. Un tel avis doit être conforme à toutes les lois applicables et doit inclure, si ce n’est pas déjà prévu dans le contexte d’une décision en matière d’emploi, a) une copie du Rapport complet; b) une description, par écrit, des droits du Consommateur intitulés : « Résumé de vos droits en vertu de la FCRA »; c) le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de Certn; d) une déclaration indiquant que Certn n’a pas pris la décision de mettre en œuvre la mesure défavorable et que, par conséquent, il ne peut en donner les raisons spécifiques; et e) un avis indiquant le droit de la personne de contester l’exactitude ou l’exhaustivité de toute information fournie par Certn et d’obtenir un rapport supplémentaire gratuit de Certn si la personne en fait la demande dans les 60 jours.
- Si vous utilisez une cote de crédit américaine, vous certifiez que vous vous conformerez à la loi Dodd-Frank et à tous les règlements applicables relatifs à l’utilisation d’une cote de crédit. Par souci de clarté, les cotes de crédit ne sont pas accessibles à des fins d’emploi.
- Avant de prendre des décisions défavorables fondées sur un casier judiciaire, les Directives de la Commission de l’égalité d’accès à l’emploi (« Equal Employment Opportunity Commission » ou « EEOC ») sur les antécédents criminels (« EEOC Criminal History Guidance ») recommandent que vous effectuiez une évaluation personnalisée et/ou d’autres considérations. Pour obtenir une copie des Directives de l’EEOC sur les antécédents criminels, veuillez visiter le site Web suivant : http://www.eeoc.gov/laws/guidance/arrest_conviction.cfm (en anglais uniquement).
- Égalité des chances. Vous certifiez et comprenez que l’Utilisateur final (ou vous en tant qu’agent de l’Utilisateur final) est responsable du respect des exigences, des restrictions et des lois réglementaires fédérales, provinciales, étatiques et/ou locales, y compris, mais sans s’y limiter, la législation sur la protection de la vie privée, la FCRA, les évaluations personnalisées, comme indiqué par la Commission de l’égalité d’accès à l’emploi (« EEOC »), les lois locales Ban the Box, les lois sur l’égalité des chances et l’embauche équitable, les lignes directrices du Département du logement et de l’aménagement urbain (« Housing and Urban Development » ou « HUD ») et les lois sur l’accès équitable au logement.
- Certifications supplémentaires. Vous certifiez et acceptez :
- De ne pas utiliser ou tenter d’utiliser la Plateforme à des fins non autorisées ou au profit d’un tiers non autorisé.
- D’utiliser chaque Rapport une seule fois et dans les trente (30) jours suivant la date d’achèvement.
- De maintenir les Rapports dans la plus stricte confidentialité et ne pas divulguer les Rapports, ainsi que tout renseignement qu’ils contiennent, y compris les renseignements de crédit, à moins que la loi ne l’exige, à des tiers non autorisés sans leur consentement.
- Que l’Utilisateur final conserve, dans la mesure où Certn ne recueille pas d’autorisations ni de divulgations au nom de l’Utilisateur final, des copies de toutes les autorisations et divulgations écrites pendant une période de trois ans et met cette documentation à la disposition de Certn sur demande.
- De sécuriser toutes les copies papier et électroniques des Antécédents personnels et des Rapports dans vos bureaux et installations afin que les personnes non autorisées ne puissent pas y accéder facilement.
- De déchiqueter ou détruire tous les Rapports sur papier, et supprimer ou rendre illisibles tous les fichiers électroniques contenant des Rapports, après qu’ils ne sont plus nécessaires et lorsque la loi autorise leur destruction.
- Que Certn se réserve le droit d’examiner les dossiers qui sont raisonnablement requis pour démontrer la conformité aux conditions du présent Contrat à tout moment moyennant un préavis raisonnable pendant sa durée, et pendant 5 ans par la suite, pour confirmer votre conformité au présent Contrat.
- En concluant le présent Contrat de services et/ou en créant un Compte, vous certifiez que vous, en tant qu’Utilisateur final ou en tant qu’utilisateur agissant en tant qu’agent de l’Utilisateur final, avez une connaissance directe des faits et certifiez que chaque fois que vous demanderez un Rapport, vous respecterez et obtiendrez ce qui suit :
- CERTIFICATIONS PROPRES AUX ÉTATS POUR LES SERVICES AUX ÉTATS-UNIS.
- Californie. Selon ce qui s’applique à vous ou au Rapport que vous demandez, vous certifiez par la présente qu’en vertu de la Loi sur les agences d’enquête sur le crédit à la consommation (« Investigative Consumer Reporting Agencies Act » ou « ICRAA »), des articles 1786 et suivants du Code civil de la Californie, et de la Loi sur les agences d’enquête sur la solvabilité des consommateurs (« Consumer Credit Reporting Agencies Act » ou « CCRAA »), des articles 1785.1 et suivants du Code civil de la Californie, si vous êtes situé dans l’État de Californie, et/ou si votre demande et/ou utilisation des Rapports concerne un résident ou un travailleur de Californie, vous certifiez tout ce qui suit :
- Vous demanderez et utiliserez des Rapports uniquement aux fins de la Finalité ou des Finalités autorisées en vertu des articles 1785.11 et 1786.12 du Code civil de la Californie.
- Lorsque, à tout moment, des Rapports sont demandés à des fins d’emploi, à moins qu’une exception légale ne s’applique, vous avez fourni une divulgation claire et manifeste par écrit au Consommateur, soit par le truchement de la Plateforme par l’option permettant d’utiliser les Formulaires Certn, soit par d’autres moyens contrôlés par vous, qui divulgue uniquement : i) qu’un Rapport d’enquête sur le Consommateur peut être obtenu; ii) la Finalité autorisée du Rapport d’enquête sur le Consommateur; iii) que des informations sur le caractère, la réputation générale, les caractéristiques personnelles et le mode de vie du Consommateur peuvent être divulguées; iv) le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et le site Web de l’agence d’évaluation du Consommateur qui mène l’enquête; et v) la nature et la portée de l’enquête demandée, y compris un résumé des dispositions de la section 1786.22 du Code civil de la Californie.
- Lorsque des Rapports sont demandés à des fins d’emploi, à moins qu’une exception légale ne s’applique autrement, vous acceptez de demander un Rapport uniquement si le Consommateur concerné a autorisé par écrit l’obtention du Rapport par le biais du flux automatisé de la Plateforme, ou par d’autres moyens contrôlés par vous.
- Conformément aux articles 1786.16(a)(5) et (b) du Code civil de la Californie, vous acceptez de fournir un moyen par lequel le Consommateur peut indiquer sur un formulaire écrit, au moyen d’une case à cocher, qu’il souhaite recevoir une copie de tout Rapport, soit par le biais des formulaires Certn fournis dans la Plateforme, soit par tout autre moyen contrôlé par vous. Si le Consommateur souhaite recevoir une copie du Rapport, vous devez envoyer (ou passer un contrat avec une autre entité pour envoyer) une copie du Rapport au Consommateur dans les trois jours ouvrables suivant la date à laquelle le Rapport vous est fourni. La copie du Rapport doit contenir le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de Certn, qui a produit le Rapport, et la façon de communiquer avec Certn.
- Si le Consommateur demande d’obtenir une copie du Rapport directement auprès de vous, envoyez une copie du Rapport au Consommateur (ou demandez à Certn de le faire en votre nom) dans les trois jours ouvrables suivant cette demande. La copie du Rapport doit contenir le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de la personne qui a émis le rapport ainsi que la façon dont la contacter.
- Dans toutes les circonstances applicables, se conformer aux sections 1785.20 et 1786.40 du Code civil de la Californie lors de la prise d’une mesure défavorable, ce qui comprend, sans s’y limiter, d’informer le Consommateur contre lequel une mesure défavorable a été prise que la mesure défavorable était fondée en tout ou en partie sur des renseignements contenus dans le Rapport, d’informer le Consommateur par écrit de votre nom, de votre adresse et de votre numéro de téléphone, et de fournir au Consommateur un avis écrit de ses droits en vertu de l’ICRA et de la CCRAA.
- LA FCRA PRÉVOIT QUE TOUTE PERSONNE QUI OBTIENT SCIEMMENT ET DÉLIBÉRÉMENT DES RENSEIGNEMENTS SUR UN CONSOMMATEUR AUPRÈS D’UNE AGENCE DE RENSEIGNEMENTS SUR LES CONSOMMATEURS SOUS DE FAUX PRÉTEXTES EST PASSIBLE D’UNE AMENDE EN VERTU DU TITRE 18 DU CODE DES ÉTATS-UNIS OU D’UNE PEINE DE PRISON NE DÉPASSANT PAS DEUX ANS, OU DES DEUX.
- Vermont.
- Vous certifiez que vous avez reçu une copie et que vous comprenez l’article 2480e de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit du Vermont (« Vermont Fair Credit Reporting Statute » ou « VFCRA ») (en anglais uniquement). Si vous êtes situé dans l’État du Vermont, et/ou si votre demande d’obtention et/ou d’utilisation de Rapports concerne un résident ou un travailleur du Vermont, vous certifiez que vous respecterez les dispositions applicables de la loi du Vermont, y compris, sans s’y limiter, l’article 2480e de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit du Vermont (« VFCRA »). Plus précisément, l’Utilisateur final certifie qu’avant de commander des rapports de vérification de crédit, vous fournirez à Certn le nom et les coordonnées de son agent de conformité ou de la personne responsable de la conformité des rapports de crédit au moment de l’Accréditation, le cas échéant.
- New York, New York.
- L’Utilisateur final comprend que la loi sur les droits de l’Homme de la Ville de New York (« New York City Humans Rights Law » ou « NYCHRL ») impose diverses exigences légales aux employeurs et entreprises concernés. Vous, en tant qu’Utilisateur final, ou en tant qu’agent agissant au nom de l’Utilisateur final, devez vous conformer à toutes les exigences applicables en vertu de la NYCHRL. Entre autres choses, vous émettez les certifications suivantes concernant la NYCHRL :
- L’Utilisateur final ne doit pas obtenir ou évaluer les informations sur les antécédents criminels d’un candidat ou d’un employé avant qu’une offre conditionnelle d’emploi, de promotion ou de transfert ne lui ait été faite;
- L’Utilisateur final ne doit pas demander ou prendre en compte des antécédents criminels dont la prise en compte est interdite par la NYCHRL;
- L’Utilisateur final doit entreprendre tout processus d’évaluation individualisée requis avant de prendre des mesures défavorables à l’encontre d’un Consommateur;
- L’Utilisateur final doit suivre toutes les procédures de pré-action et post-action défavorables requises par la loi, y compris, mais sans s’y limiter, s’assurer que toutes les communications de pré-action et post-action défavorables comprennent toutes les informations requises par la loi et sont envoyées aux moments appropriés.
- Nonobstant toute limitation de responsabilité stipulée dans le présent Contrat, vous indemniserez et tiendrez à couvert Certn, ses sociétés affiliées et ses filiales, ainsi que leurs dirigeants, administrateurs, employés, agents et assureurs respectifs, des dommages, pénalités, pertes, responsabilités, jugements, règlements, récompenses, coûts et dépenses (y compris les honoraires et dépenses raisonnables d’avocats) découlant directement ou indirectement des réclamations, affirmations, demandes, causes d’action, procès, procédures ou d’autres actions de tiers, que ce soit en droit ou en équité, liés de quelque manière que ce soit au non-respect de la NYCHRL par l’Utilisateur final.
- L’Utilisateur final comprend que la loi sur les droits de l’Homme de la Ville de New York (« New York City Humans Rights Law » ou « NYCHRL ») impose diverses exigences légales aux employeurs et entreprises concernés. Vous, en tant qu’Utilisateur final, ou en tant qu’agent agissant au nom de l’Utilisateur final, devez vous conformer à toutes les exigences applicables en vertu de la NYCHRL. Entre autres choses, vous émettez les certifications suivantes concernant la NYCHRL :
- Politique sur les renseignements concernant les casiers judiciaires du Massachusetts. En ce qui vous concerne ou en ce qui concerne le Rapport que vous demandez, vous certifiez par les présentes, qu’en vertu de la loi sur les renseignements concernant le casier judiciaire des délinquants (« Criminal Offender Record Information » ou « CORI ») du Commonwealth, si vous êtes situé dans l’État du Massachusetts, et/ou que votre demande d’obtention et/ou d’utilisation de Rapports concerne un résident ou un travailleur du Massachusetts, tout ce qui suit :
- Avant de poser des questions à un Consommateur au sujet de son casier judiciaire, vous lui fournirez des copies de ces dossiers si vous êtes en possession de ces dossiers;
- Avant de prendre des mesures défavorables fondées, en tout ou en partie, sur les antécédents criminels, vous informerez le Consommateur de la décision défavorable potentielle en matière d’emploi en envoyant les avis requis préalables à toute décision défavorable et tout autre avis applicable. L’avis préalable à toute décision défavorable mentionnera les antécédents criminels, les sources des antécédents, une copie de votre politique CORI ainsi qu’une copie des renseignements de l’agence de l’État sur le processus de correction d’un casier judiciaire; et
- Vous donnerez également au Consommateur la possibilité de contester l’exactitude des antécédents judiciaires en attendant au moins cinq jours ouvrables avant de mettre en œuvre une mesure défavorable définitive.
- Californie. Selon ce qui s’applique à vous ou au Rapport que vous demandez, vous certifiez par la présente qu’en vertu de la Loi sur les agences d’enquête sur le crédit à la consommation (« Investigative Consumer Reporting Agencies Act » ou « ICRAA »), des articles 1786 et suivants du Code civil de la Californie, et de la Loi sur les agences d’enquête sur la solvabilité des consommateurs (« Consumer Credit Reporting Agencies Act » ou « CCRAA »), des articles 1785.1 et suivants du Code civil de la Californie, si vous êtes situé dans l’État de Californie, et/ou si votre demande et/ou utilisation des Rapports concerne un résident ou un travailleur de Californie, vous certifiez tout ce qui suit :
- CERTIFICATIONS PROPRES AUX SERVICES.
- Services relatifs aux DVM. Si vous demandez des DVM et/ou des dossiers de conduite, vous certifiez et acceptez :
- Qu’aucun DVM ne soit commandé sans le consentement écrit préalable du Consommateur autorisant l’obtention de « dossiers de conduite », dont les preuves doivent être transmises à Certn, à moins qu’elles ne soient recueillies directement par Certn. Vous attestez également que vous utiliserez ces renseignements uniquement dans le cours normal des affaires : i) pour obtenir des renseignements légaux relatifs au titulaire d’un permis de conduire commercial ou ii) pour vérifier les renseignements fournis par le Consommateur. Vous devez protéger la confidentialité des renseignements du Consommateur contenus dans un DVM et ne devez pas transmettre les données contenues dans le DVM par des moyens non sécurisés.
- Pour les Rapports applicables aux Consommateurs américains, vous commanderez les DVM et/ou les dossiers de conduite en stricte conformité avec la Loi américaine sur la protection de la confidentialité des conducteurs (« Driver’s Privacy Protection Act » ou « DPPA ») au 18 U.S.C. § 2721 et suivants), ainsi qu’avec toute loi d’État applicable.
- Recherche du numéro de sécurité sociale (« SSN »). Si les Rapports comprennent la recherche du numéro de sécurité sociale (la « Recherche du SSN »), vous ne devez pas utiliser les résultats de cette recherche de quelque façon que ce soit, directement ou indirectement, dans le but de prendre des décisions d’emploi. Vous confirmez également que vous n’utiliserez pas les renseignements tirés de la recherche du SSN d’une manière qui contreviendrait aux obligations en matière de confidentialité ou à une quelconque autre modalité et disposition de la loi Gramm-Leach-Bliley (15 U.S.C 6801 et suivants), de la Loi sur la protection de la confidentialité des conducteurs (« Driver’s Privacy Protection Act » ou « DPPA »), 18 U.S.C. article 2721 et suivants), ou de toute autre loi, règle ou réglementation américaine similaire, étatique ou locale.
- Base de données nationale/multi-États/du comté. Certn vous recommande d’effectuer les recherches sur les candidats au niveau du palais de justice du comté ou du système en ligne, au niveau des bases de données fédérales et au niveau des bases de données multi-États/nationales. Si vous choisissez de ne pas effectuer de recherches à ces niveaux, Certn n’est pas responsable des dossiers qui existent et ne sont pas inclus dans le Rapport.
- Divulgation des antécédents criminels. En ce qui concerne les informations sur les antécédents criminels aux États-Unis, Certn ne divulgue que les affaires judiciaires en cours et les dossiers de condamnation, et divulguera un minimum de 7 ans d’informations sur les condamnations, lorsque cela est autorisé par toute loi applicable sur les rapports de crédit équitables, à moins que l’Utilisateur final ne fournisse des instructions de divulgation supplémentaires dans un document distinct signé par l’Utilisateur final et le Consommateur. Pour déterminer si un casier judiciaire doit être déclaré, Certn n’applique aucune loi étatique ou locale limitant votre utilisation des antécédents criminels. L’Utilisateur final assume l’entière responsabilité de déterminer si les renseignements signalés peuvent être utilisés dans le territoire où le Consommateur vit, travaille ou postule un emploi.
- Certifications générales de crédit. Si les Rapports comprennent des renseignements de crédit ou des services de vérification de crédit fournis par Equifax et des données provenant d’Equifax, vous acceptez, reconnaissez et certifiez, en plus de ce qui précède, ce qui figure ci-dessous :
- Vous aviserez promptement Certn de tout changement dans l’emplacement, de la structure, de la propriété ou du contrôle de l’Utilisateur final, y compris, mais sans s’y limiter, l’ajout de toute succursale qui demandera des renseignements sur le crédit et/ou y accédera.
- Vous, en tant qu’Utilisateur final ou en tant qu’agent agissant au nom de l’Utilisateur final, vous engagez à coopérer avec toute demande de vérification raisonnable formulée par Certn et/ou Equifax afin d’assurer le respect des conditions du présent Contrat à l’égard des renseignements d’Equifax; à condition que Certn et/ou Equifax, selon le cas, : i) donne à l’Utilisateur final un préavis raisonnable d’une telle vérification; ii) veille à ce qu’une telle vérification soit assujettie aux politiques de sécurité de l’Utilisateur final et aux obligations de confidentialité des tiers et iii) effectue ou fasse effectuer une telle vérification de manière à minimiser la perturbation des activités normales de l’Utilisateur final. Les vérifications seront effectuées par courriel dans la mesure du possible et exigeront de l’Utilisateur final qu’il fournisse de la documentation quant à l’utilisation autorisée de l’information Equifax particulière.
- Vous déploierez des efforts raisonnables sur le plan commercial pour établir des procédures et des mécanismes d’enregistrement pour les systèmes et les réseaux qui permettront le suivi et l’analyse en cas de compromission, et maintiendrez un historique de piste de vérification pendant au moins trois (3) mois aux fins d’examen; Dans l’éventualité d’un incident de sécurité impliquant les renseignements d’Equifax, vous acceptez de coopérer pleinement avec Equifax dans un processus d’évaluation de la sécurité et de remédier rapidement à toute découverte.
- Tout défaut de coopérer pleinement et rapidement à la réalisation d’une vérification, ou toute violation importante de ce qui précède par l’Utilisateur final, constitue un motif de suspension immédiate des Services ou de résiliation du Contrat. Si Equifax demande à Certn de résilier le Contrat en raison des conditions énoncées dans la phrase précédente, l’Utilisateur final : i) libère inconditionnellement et accepte de tenir Equifax à couvert et de l’indemniser de et contre toute responsabilité de quelque nature que ce soit qui pourrait découler de ou se rapporter à cette résiliation, et ii) s’engage à ne faire valoir aucune réclamation ou cause d’action de quelque nature que ce soit contre Equifax en rapport avec cette résiliation.
- Vous indemniserez et tiendrez à couvert Equifax de toute responsabilité et de tous frais d’avocat encourus en raison de la violation par l’Utilisateur final de l’une des conditions du présent Contrat en ce qui concerne les renseignements d’Equifax, nonobstant toute limitation de responsabilité stipulée dans le Contrat.
- Equifax ne garantit pas l’exactitude ou l’exhaustivité des renseignements d’Equifax. Vous libérez Equifax et ses sociétés affiliées, agents, employés, agences d’évaluation du crédit affiliées et entrepreneurs indépendants de toute responsabilité, y compris la négligence, en rapport avec les renseignements d’Equifax et de toute perte ou dépense subie par l’Utilisateur final résultant directement ou indirectement des renseignements d’Equifax.
- Service infonuagique. Vous pouvez utiliser un fournisseur de services infonuagiques (« FSI ») pour traiter, transmettre ou stocker des renseignements d’Equifax. Vous certifiez que vous suivrez, et que vous obligerez contractuellement votre FSI à suivre les exigences minimales d’Equifax pour l’informatique en nuage et le stockage, y compris, mais sans s’y limiter, i) le cryptage des données au repos d’au moins AES-256 ii) la destruction conformément aux normes de l’industrie et iii) les normes de traitement de la sécurité de l’industrie comme les directives DISA STIG ou CIS.
- Vérification d’Equifax. Si Equifax croit raisonnablement que vous avez violé toute exigence relative aux renseignements d’Equifax, Equifax peut, en plus de tout autre recours autorisé par la présente convention, avec un préavis écrit raisonnable et aux frais exclusifs d’Equifax, effectuer, ou faire effectuer par un tiers en son nom, une vérification des systèmes de sécurité du réseau, des installations, des pratiques et des procédures de l’Utilisateur final dans la mesure où Equifax le juge raisonnablement nécessaire, y compris une inspection sur place, afin d’évaluer la conformité de l’Utilisateur final aux exigences de sécurité des données.
- Territoire. Vous ne pouvez stocker les renseignements d’Equifax que dans les limites du Canada ou des États-Unis (le « territoire »). L’Utilisateur final ne peut pas consulter, utiliser ou stocker les renseignements d’Equifax dans ou depuis un endroit à l’extérieur du territoire, ni envoyer ces renseignements vers un tel endroit, sans avoir préalablement obtenu l’autorisation écrite d’Equifax à cet égard.
- Exigences en matière de casier judiciaire au Royaume-Uni. Si vous demandez des résultats de casier judiciaire sur des consommateurs à des fins d'emploi au Royaume-Uni :
- Vous acceptez de vous conformer pleinement avec Disclosure & Barring Service (« DBS »), Disclosure Scotland (« DS ») et/ou AccessNI (« ANI »), ou aux normes de traitement pertinentes (le « Code ») et de vous assurer que tous les Consommateurs sont informés du Code au début du processus de recrutement et de mettre une copie du Code à la disposition du Consommateur sur demande;
- Vous confirmez que l'Utilisateur final a une politique écrite concernant l'embauche d'ex-délinquants, disponible sur demande; et
- Vous informerez Certn de qui au sein de votre organisation est habilité à recevoir les divulgations d’information, et vous informerez rapidement Certn de tout changement.
- Exigences de vérification de l’Australian Criminal Intelligence Commission (« ACIC »).
- Si vous demandez une vérification du casier judiciaire coordonnée au niveau national, telle que réglementée par l’ACIC, vous reconnaissez que la vérification sera effectuée par le partenaire australien de Certn, InterCheck Global Pty Ltd. (« InterCheck »). De plus, vous reconnaissez qu'aucun résultat ne vous sera envoyé directement avant que le Consommateur n'ait autorisé la divulgation de ces résultats.
- Vous reconnaissez que les vérifications de l’ACIC ne seront fournies que par le biais de la plateforme d'InterCheck, et non par le biais d'intégrations d'API, à moins qu'un accord séparé entre la Personne morale et le Consommateur (tel que défini par l’ACIC) n'ait été signé par vous et InterCheck.
- Services relatifs aux DVM. Si vous demandez des DVM et/ou des dossiers de conduite, vous certifiez et acceptez :
- SÉCURITÉ.
- L’Utilisateur final doit mettre en oeuvre et maintenir un programme complet de sécurité de l’information qui contient des mesures de protection administratives, techniques et physiques qui sont appropriées à la taille et à la complexité de l’Utilisateur final, à la nature et à la portée de ses activités et à la sensibilité des Antécédents personnels qui vous sont fournis par Certn; et que ces mesures de protection sont raisonnablement conçues pour i) assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements fournis par Certn, ii) se protéger contre les menaces ou les risques prévus pour la sécurité ou l’intégrité de ces renseignements et iii) se protéger contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la modification, la destruction ou toute autre interférence non autorisée de ces renseignements qui pourrait entraîner un préjudice ou un inconvénient important pour tout Consommateur (« Incident de sécurité »).
- En plus de ce qui précède, l’Utilisateur final maintiendra une politique de confidentialité clairement et précisément divulguée aux Consommateurs et conforme aux Lois applicables et maintiendra des procédures strictes pour garantir que le personnel ne puisse pas utiliser les Antécédents personnels ou les Rapports à des fins inappropriées, illégales ou non autorisées, conformément à des exigences similaires aux exigences de l’article 6103(p)(4) de l’Internal Revenue Code de 1986.
- Vous acceptez de ne pas : i) copier, distribuer, louer, prêter, concéder en vertu d’une sous-licence ou transférer la Plateforme, ou mettre la Plateforme à la disposition d’un tiers, y compris vos sociétés affiliées, sociétés mères ou filiales sans le consentement écrit préalable exprès de Certn, ii) modifier, décompiler, désosser ou désassembler la Plateforme ou tenter autrement de découvrir le code source sous-jacent, ou des idées, algorithmes, formats de fichiers ou interfaces de programmation, iii) créer des œuvres dérivées basées sur la Plateforme; iv) modifier, supprimer ou dissimuler tout droit d’auteur, marque de commerce, les avis de brevet ou autres avis ou légendes qui apparaissent sur la Plateforme; v) utiliser la Plateforme pour élaborer une offre de produits concurrentielle; vi) utiliser des agents, robots, scripts, araignées, ou d’autres moyens automatisés d’accéder à la Plateforme ou de la gérer; ou vii) permettre à votre personnel d’accéder à la Plateforme ou de commander des Rapports à des fins illégales ou non autorisées; y compris sur eux-mêmes, les associés, ou toute autre personne, sauf dans l’exercice de ses fonctions officielles.
- Clés API. Certn mettra les clés API à votre disposition pour accéder à la Plateforme, le cas échéant. Vous êtes responsable de la sécurisation de vos clés API, et vous acceptez de ne pas les publier ou les partager avec des personnes non autorisées, y compris vos fournisseurs de services, sauf approbation écrite de Certn. Vous communiquerez immédiatement avec Certn si vous prenez connaissance de toute utilisation non autorisée de vos clés API.
- INFORMATIONS CONFIDENTIELLES.
- Chaque partie assurera la confidentialité de toutes les informations et documents fournis ou mis à disposition, directement ou indirectement, par l’autre partie qui sont marqués comme confidentiels ou exclusifs, ou qui sont identifiés comme confidentiels ou exclusifs au moment de la divulgation, ou la nature des renseignements et la manière dont ils sont divulgués sont telles qu’une personne raisonnable les considérerait comme étant confidentiels (collectivement, les « Informations confidentielles »). Les informations confidentielles de Certn comprennent, sans s’y limiter, les caractéristiques, la fonctionnalité et le contenu de la Plateforme et toute modification ou mise à jour prévue de celle-ci, les Frais et les renseignements sur les prix.
- Chaque partie maintiendra la stricte confidentialité de toutes les informations confidentielles en exerçant au moins le même niveau de diligence qu’elle exerce pour ses propres informations confidentielles, mais en aucun cas moins qu’une norme de diligence prudente et raisonnable. Chaque partie peut utiliser les informations confidentielles uniquement aux fins de l’exécution de ses obligations ou de l’exercice de ses droits en vertu des présentes. Les informations dont l’une ou l’autre des parties peut établir : a) qu’ils étaient légalement en possession d’une partie avant d’être reçus de l’autre partie; ou b) qu’ils sont ou deviennent un sujet de connaissance publique sans qu’il y ait faute de la partie qui les reçoit; ou c) qu’ils ont été développés ou découverts de façon indépendante par une partie sans le bénéfice des informations confidentielles de l’autre partie, ne seront pas considérés comme des informations confidentielles en vertu du présent Contrat. Chaque partie ne peut divulguer des informations confidentielles qu’à ses employés et représentants qui ont besoin de les connaître pour atteindre les objectifs du présent accord et dont chacun est tenu de protéger les informations confidentielles contre une utilisation et une divulgation non autorisées en vertu d’un accord écrit dont les conditions sont aussi protectrices des informations confidentielles que celles énoncées dans le présent Contrat. Chaque partie peut également divulguer des informations confidentielles en réponse à une ordonnance valide d’un tribunal ou d’un autre organisme gouvernemental ou si la loi l’exige; à condition que la partie qui répond donne un préavis suffisant à la partie qui divulgue les informations pour lui permettre de prendre des mesures de protection et/ou, dans tous les cas, de ne divulguer que les informations confidentielles exacts, ou une partie de ceux-ci, spécifiquement demandés.
- Chaque partie convient que toute violation de ces dispositions de confidentialité causera un préjudice irréparable à l’autre partie donnant à l’autre partie droit à des mesures injonctives ou à une autre mesure équitable, en plus, et non en remplacement, de tout autre recours auquel cette partie peut avoir droit. La divulgation des informations confidentielles sera régie par le présent Contrat, qui remplace tout accord de confidentialité ou de non-divulgation antérieur signé par les parties ou en leur nom. Ces informations confidentielles seront traitées comme si elles avaient été divulguées en vertu du présent Contrat (et si le présent Contrat était en vigueur) à la date de cet échange.
- FRAIS.
- Vous devez payer Certn pour chaque demande de Service (« Commande ») au taux prévu sur la Plateforme (les « Frais »), ainsi que tout frais variables et/ou taxes . Vous êtes responsable de chaque Commande que vous passez, y compris les Commandes de Rapports qui donnent lieu i) à un retour comme « en règle », « impossible à vérifier » ou un autre résultat similaire, et/ou ii) à une erreur de l’utilisateur dans la saisie des données, à des entrées de commande en double et/ou à des annulations effectuées par vous ou par le Consommateur. Le paiement des Frais accumulés est dû dans les trente (30) jours suivant votre réception de la facture (le cas échéant). La phrase précédente ne s’appliquera pas aux Commandes payées par carte de crédit au moment de la commande.
- Certn aura le droit d'augmenter les Frais de manière annuelle moyennant un préavis de trente (30) jours à l'Utilisateur Final.
- DONNÉES D’UTILISATION.
- Certn détient tous les droits, titres et intérêts relatifs à toutes les données recueillies par Certn concernant le fonctionnement de la Plateforme et votre utilisation de celle-ci (« Données d’utilisation »). Les Données d’utilisation peuvent inclure des indicateurs et des analyses de rendement de la Plateforme, mais n’incluent pas de d’antécédents personnels ou de dossiers publics. Certn ne divulguera pas les Données d’utilisation d’une manière qui vous identifie sans votre consentement à des tiers autres que i) les tiers fournisseurs de services qui les utilisent uniquement au profit de Certn ou comme requis pour vous fournir la Plateforme; ou ii) comme peut l’exiger la Loi ou un processus juridique.
- PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE.
- Certn possède ou a des droits exclusifs sur tous les droits, titres, intérêts et droits de propriété intellectuelle relatifs à la Plateforme et à tout logiciel, technologie, matériel et information liés à la Plateforme, qu’ils soient actuellement existants ou développés ultérieurement.
- Vous êtes propriétaire de tous les droits, titres, intérêts et droits de propriété intellectuelle relatifs à toute application logicielle que vous possédez ou contrôlez (à l’exclusion de toute API ou marque Certn qui y est incorporée).
- Si vous fournissez des commentaires à Certn, vous acceptez de céder tous les droits, titres et intérêts relatifs à ces commentaires fournis à Certn et acceptez que Certn puisse utiliser et exploiter librement ces commentaires sans obligation de vous verser de rémunération.
- INDEMNISATION.
- Vous acceptez de défendre et d’indemniser Certn, ainsi que ses administrateurs, dirigeants et employés, contre toute responsabilité de tiers, tout dommage, toute perte, tout jugement, tout coût, toute dépense (y compris les honoraires raisonnables d’avocat), toute réclamation, toute action, toute demande et tout procès (collectivement, les « Réclamations ») découlant de ou liés à : a) votre violation de toute Certification, b) toute décision ou action de votre part de fournir une copie du Rapport à un tiers en violation du présent Contrat, ou c) la conduite délibérée ou malveillante de vous ou de vos employés.
- AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ.
- VOUS RECONNAISSEZ QUE CERTN OBTIENT LES RENSEIGNEMENTS DANS SES RAPPORTS DE SOURCES TIERCES « EN L’ÉTAT », ET VOUS FOURNIT DONC LES RENSEIGNEMENTS SUR UNE BASE « EN L’ÉTAT » ET « SELON DISPONIBILITÉ ». CERTN NE FAIT AUCUNE DÉCLARATION ET NE DONNE AUCUNE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, Y COMPRIS, MAIS SANS S’Y LIMITER, LES GARANTIES IMPLICITES DE QUALITÉ MARCHANDE OU D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER, OU LES GARANTIES IMPLICITES DÉCOULANT DE LA CONDUITE HABITUELLE DES AFFAIRES OU DE L’EXÉCUTION EN CE QUI CONCERNE L’EXACTITUDE, LA VALIDITÉ OU L’EXHAUSTIVITÉ DE TOUT RAPPORT, SELON LESQUELLES LES RAPPORTS RÉPONDRONT À VOS BESOINS OU SERONT FOURNIS DE FAÇON ININTERROMPUE; CERTN REJETTE EXPRESSÉMENT TOUTES CES DÉCLARATIONS ET GARANTIES. SAUF INDICATION EXPRESSE DANS LE PRÉSENT CONTRAT, CERTN DÉCLINE EXPRESSÉMENT LES GARANTIES IMPLICITES DE QUALITÉ MARCHANDE, D’ABSENCE DE CONTREFAÇON, D’ADÉQUATION À UN USAGE PARTICULIER ET LES GARANTIES IMPLICITES DÉCOULANT DE LA CONDUITE DES AFFAIRES OU DE L’EXÉCUTION. CERTN ET SES FOURNISSEURS, CONCÉDANTS DE LICENCE, PARTENAIRES ET FOURNISSEURS DE SERVICES NE GARANTISSENT PAS QUE LA FONCTIONNALITÉ ET LES INFORMATIONS FOURNIES PAR LA PLATEFORME SERONT CORRECTES, ININTERROMPUES OU EXEMPTES D’ERREURS OU QUE LES DÉFAUTS SERONT CORRIGÉS.
- TOUTE DESCRIPTION DES SERVICES DE CERTN FOURNIE DANS LA PLATEFORME N’A QU’UNE VALEUR INFORMATIVE ET NE FAIT PAS PARTIE DE L’ACCORD NI N’A DE VALEUR CONTRACTUELLE.
- LIMITATION DE RESPONSABILITÉ.
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- CERTN N'EST PAS RESPONSABLE DES RÉSULTATS OBTENUS. VOTRE RECOURS UNIQUE ET EXCLUSIF CONCERNANT LE CONTENU DES RAPPORTS EST DE CONTESTER LES RÉSULTATS.
- LA RESPONSABILITÉ CUMULÉE ET GLOBALE DE CERTN DÉCOULANT DU PRÉSENT CONTRAT SERA LIMITÉE AU MONTANT LE PLUS ÉLEVÉ ENTRE LE MONTANT QUE L’UTILISATEUR FINAL A EFFECTIVEMENT PAYÉ AU COURS DE LA PÉRIODE DE DOUZE (12) MOIS PRÉCÉDANT LA DATE DE LA RÉCLAMATION, OU 100 000,00 $ US. LE RECOUVREMENT DE CE MONTANT EST VOTRE SEUL ET UNIQUE RECOURS EN VERTU DES PRÉSENTES ET LES PARTIES CONVIENNENT QUE LES LIMITATIONS ET LES DÉNIS DE RESPONSABILITÉ ÉNONCÉS DANS CETTE SECTION S’APPLIQUERONT MÊME SI TOUT RECOURS LIMITÉ SPÉCIFIÉ DANS LE PRÉSENT CONTRAT S’AVÈRE AVOIR ÉCHOUÉ DANS SON OBJECTIF ESSENTIEL ET QUELLE QUE SOIT LA THÉORIE DE LA RESPONSABILITÉ. LES PARTIES CONVIENNENT QUE LES LIMITATIONS ET DÉNIS DE RESPONSABILITÉ PRÉVUS DANS CETTE SECTION CONSTITUENT UNE BASE FONDAMENTALE DE LEUR NÉGOCIATION.
- MISES À JOUR.
- Certn peut modifier ses fournisseurs, les caractéristiques de la Plateforme, ainsi que la production, le support, la livraison, la mise en page ou la maintenance des Rapports de temps à autre, ou interrompre la fourniture d’un Rapport, à sa seule discrétion, à condition qu’aucune modification n’entraîne une réduction importante de l’utilité, de la fonctionnalité ou de l’intégrité des services de Certn à votre égard. En cas de modification importante et défavorable des caractéristiques et des détails des Rapports, Certn s’efforcera, dans la mesure du possible, de vous donner un préavis d’au moins trente (30) jours. Vous reconnaissez également que dans les trente (30) jours suivant la date d’achèvement d’un Rapport, Certn peut mettre à jour le Rapport dans le cadre de nos objectifs d’assurance de la qualité. Dans de tels cas, Certn vous fournira, à vous et au Consommateur, une copie du Rapport mis à jour.
- DURÉE ET RÉSILIATION.
- Durée. Le Contrat entre les parties se poursuivra à partir de la Date d’entrée en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié par l’une ou l’autre des Parties, conformément aux dispositions ci-dessous (« Durée »).
- Suspension. Certn peut suspendre ou limiter votre accès à la Plateforme ou votre utilisation de celle-ci à tout moment si : i) vous ne payez pas en temps opportun tous les Frais dus; ii) à la seule discrétion de Certn, une telle action est nécessaire pour prévenir les erreurs ou les préjudices importants, ou pour limiter la responsabilité de Certn; ou iii) vous tentez d’accéder à la Plateforme ou aux Rapports ou d’utiliser ceux-ci d’une manière non autorisée ou illégale.
- Résiliation. Certn peut résilier ou limiter l’accès aux Services et au Compte à tout moment moyennant un préavis de trente (30) jours à votre égard, ou immédiatement avec ou sans préavis si : i) Certn estime que vous avez enfreint les présentes Conditions de service ou violé une loi; ii) à la demande d’un fournisseur de données tiers; ou, iii) si un changement important dans les exigences légales existantes affecte négativement votre accès aux Services. Certn peut (sans y être obligée) résilier votre Compte si vous êtes inactif sur la Plateforme pendant six mois ou plus.
- Inactivité. Certn peut résilier votre compte si vous êtes inactifs pour une durée de plus de douze (12) mois.
- Résiliation pour des raisons pratiques. L’une ou l’autre des parties peut résilier le présent Contrat pour quelque raison que ce soit moyennant un préavis écrit de trente (30) jours donné à l’autre partie; à condition que vous demeuriez responsable de tous les Frais engagés jusqu’à la date de résiliation.
- AUCUN CONSEIL JURIDIQUE.
- Certn ne fournit pas, et ne peut pas fournir, de conseils juridiques ou d’autres services liés à la conformité ou garantir votre conformité aux lois dans votre utilisation de la Plateforme ou des Rapports. Vous comprenez que toute documentation, des renseignements, les conversations ou les communications avec les représentants de Certn au sujet des recherches, des vérifications ou d’autres services offerts par Certn ne doivent pas être considérés comme une opinion juridique concernant une telle utilisation. Vous acceptez de consulter votre propre conseiller juridique (1) au sujet de l’utilisation des antécédents personnels, y compris, mais sans s’y limiter, la légalité de l’utilisation des renseignements signalés ou du recours à ceux-ci; et (2) pour examiner tout formulaire ainsi que le contenu des autorisations prescrites, des avis, des lettres préalables à toute décision défavorable et toute pièce jointe au présent Contrat en vue du respect de toutes les lois. Vous acceptez que la présentation de ces avis, lettres préalables à toute décision défavorable et leur contenu relèvent de votre seule responsabilité. Vous reconnaissez et acceptez que vous n’avez aucune obligation d’utiliser les modèles de formulaire que Certn vous a fournis et que vous êtes seul responsable de la vérification indépendante de leur contenu.
- Toute information divulguée par Certn (y compris, mais sans s’y limiter, les Rapports) ne doit en aucun cas être interprétée comme l’opinion de Certn sur la solvabilité, les capacités, les aptitudes, l’expérience, la situation financière, la qualité du crédit, l’intégrité ou les motifs de toute partie ou de tout Consommateur faisant l’objet d’un Rapport. L’application des Rapports ou de tout renseignement découlant de l’utilisation des Services nécessite que vous exerciez votre propre jugement et vos propres compétences. Les renseignements fournis dans le cadre des Services reflètent simplement un enregistrement des renseignements reçus ponctuellement par Certn auprès de diverses sources et, à ce titre, Certn n’accepte aucune responsabilité pour les opinions, les recommandations, les prévisions, les commentaires, actions ou décisions prises en se fondant sur ces renseignements.
- GÉNÉRALITÉS.
- Loi applicable. Si l’Utilisateur final est situé aux États-Unis, le Contrat sera régi et interprété conformément aux lois de l’État du Delaware sans donner effet aux principes de conflit de lois de ceux-ci; si l’Utilisateur final est situé à l’extérieur des États-Unis, le présent Contrat sera régi par les lois de la province de la Colombie-Britannique sans égard aux principes de conflit de lois qui nécessiteraient l’application des lois d’un autre territoire.
- Cession. Vous ne pouvez céder aucun de vos droits ou obligations en vertu du présent Contrat sans le consentement écrit préalable de Certn; ce consentement ne sera pas refusé sans motif valable. Sous réserve de ce qui précède, les droits et obligations en vertu du présent Contrat s’appliqueront au bénéfice de vos cessionnaires, bénéficiaires et successeurs autorisés et lieront ceux-ci. Toute tentative de cession en violation de cette clause est nulle et non avenue.
- Dispositions d’arbitrage pour les Consommateurs. Dans la mesure où vous disposez de conditions d’utilisation ou d’un document ou accord similaire applicable aux Consommateurs qui comprennent une clause d’arbitrage, vous acceptez d’ajouter le langage suivant (ou un langage qui est substantiellement le même) à cette clause d’arbitrage : « Nos droits et obligations en vertu de la présente clause d’arbitrage s’appliquent au bénéfice de l’agence de renseignements sur les consommateurs, que celle-ci soit nommée en tant que codéfendeur avec nous ou nommée individuellement dans une réclamation qui serait autrement soumise à la présente clause d’arbitrage si elle était présentée contre nous. »
- Conformité aux sanctions. Ni vous, ni aucune personne ayant un intérêt bénéficiaire direct ou indirect dans votre entité n'a été ou n'est (i) l'objet de sanctions administrées ou appliquées par les États-Unis (y compris, sans s'y limiter, l'Office of Foreign Asset Control du Département du Trésor des États-Unis) , le Royaume-Uni, l'Union européenne, le Canada ou toute autre autorité gouvernementale (collectivement, les « sanctions »), (ii) organisé ou résidant dans un pays ou un territoire faisant l'objet de sanctions à l'échelle nationale ou territoriale, ou ( iii) autrement une partie avec laquelle Certn est interdit de traiter en vertu des lois applicables.
- Assurance. L’Utilisateur final déclare et garantit que, pendant la durée du présent Contrat, il maintiendra en vigueur une assurance adéquate pour l’exécution des obligations du Client en vertu du présent Contrat conformément aux meilleures normes de l’industrie applicables à cet Utilisateur final.
- Intégration. Le présent Contrat, ainsi que les Modalités d’utilisation du site Web, la Politique de confidentialité et toutes les annexes auxquelles il fait directement référence, reflètent l’intégralité du contrat conclu entre les parties à ce sujet et remplacent tout contrat antérieur ou contemporain à ce sujet. Certn peut modifier le présent Contrat à sa seule discrétion. Certn s’efforcera de bonne foi de vous avertir au moins trente (30) jours à l’avance de toute modification importante et/ou défavorable du présent Contrat, cette notification pouvant être effectuée par courriel ou sur la Plateforme. Pour éviter toute ambiguïté, si vous avez signé un contrat-cadre de services distinct (« MSA »), les conditions de ce contrat régiront la relation entre les parties et remplaceront le contrat, comme indiqué spécifiquement dans ce contrat.
- Force majeure. Certn ne sera pas responsable de tout manquement ou retard dans l’exécution du présent Contrat dû à des causes indépendantes de sa volonté, y compris, mais sans s’y limiter, les conflits du travail, les grèves, les lock-out, les pannes d’Internet ou de télécommunications, les pénuries ou l’impossibilité d’obtenir de la main-d’œuvre, de l’énergie ou des fournitures, la guerre, le terrorisme, les émeutes, les catastrophes naturelles ou l’action gouvernementale, les actes de pirates informatiques ou d’autres tiers malveillants et les problèmes d’Internet en général, et cette exécution sera excusée dans la mesure où elle est empêchée ou retardée en raison de l’un des éléments précédents.
- Relation. Les Parties sont des entrepreneurs indépendants, et le présent Contrat ne crée pas de relation de mandataire, de partenariat ou de coentreprise, ni ne donne l’autorité de lier l’autre partie.
- Clause dissociable. Si une disposition est jugée non exécutoire, elle et toute disposition connexe seront interprétées de manière à atteindre au mieux l’objectif essentiel des dispositions non exécutoires.
- Absence de renonciation. Toute renonciation à une disposition du présent Contrat ne sera valide que si elle est communiquée par écrit et ne s’applique qu’à l’événement particulier ainsi annulé. Le défaut d’appliquer une disposition ne constitue pas une renonciation.
- Redressement équitable. Aucune disposition dans le présent Contrat ne limitera la capacité d’une partie à solliciter un redressement équitable. Les titres des chapitres ne doivent pas être utilisés pour l’interprétation des présentes.
- Survie. Toutes les dispositions qui, de par leur nature, sont destinées à survivre à la résiliation, y compris, mais sans s’y limiter, les obligations de paiement, les clauses de non-responsabilité, les obligations de confidentialité, les indemnisations et les limitations de responsabilité, doivent survivre à la résiliation du présent Contrat, y compris les dispositions figurant dans les addenda, les pièces jointes, les annexes et/ou les tableaux joints aux présentes.
- SOUTIEN.
- Vous pouvez demander le soutien de la Plateforme pendant les heures d’ouverture normales de Certn en adressant un courriel à support@certn.co. Bien que Certn fasse des efforts commercialement raisonnables pour assurer la disponibilité continue de la Plateforme, Certn ne fait aucune déclaration ou garantie concernant la disponibilité continue ou le rendement de la Plateforme.
- AVIS.
- Une communication électronique (« Avis électronique ») sera considérée comme un avis écrit aux fins du présent Contrat de services si elle est envoyée à l’adresse électronique ci-dessous ou tel que précisé par la partie destinataire. L’avis électronique est réputé reçu au moment où la partie qui envoie l’avis électronique reçoit la confirmation de sa réception par la partie destinataire.
Certn : compliance@certn.co ou par la poste au 1006 Fort St Suite 300, Victoria, BC V8V 3K4.
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Effective August 1, 2023
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1. QUI SOMMES-NOUS ET QUI ÊTES-VOUS?
2. QU’EST-CE QUE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET QU’EN FAISONS-NOUS?
3. QUELS SONT NOS PRINCIPES DE TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS?
- Légalité, équité et transparence lors du Traitement des Renseignements personnels : Tous les Renseignements personnels recueillis en lien avec nos Services sont traités en tenant compte de l’intérêt contractuel mutuel de notre Client et du Consommateur.
- Intégrité et confidentialité : Certn protège les données contre l’accès non autorisé ou illégal et les dommages accidentels. Nous sommes certifiés SOC 2, SOC 3 et ISO 27001. Pour en savoir plus sur la façon dont nous protégeons les Renseignements personnels et non personnels, veuillez communiquer avec nos agents de protection de la vie privée (coordonnées ci-dessous).
- Limitation de la finalité : Nos conditions stipulent que les Clients sont tenus de certifier une Finalité autorisée, telle que définie ci-dessous, avant d’utiliser nos Services. Les Consommateurs sont informés de la Finalité autorisée avant que nous traitions tout Renseignement personnel.
- Minimisation des données : Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels nécessaires pour fournir les Services conformément à la Finalité autorisée.
- Limite de stockage : Certn ne conservera les données que le temps nécessaire à la réalisation de la Finalité autorisée définie, à nos responsabilités légales ou à l’exécution de nos engagements contractuels.
- Exactitude des données : Certn prend des mesures raisonnables pour s’assurer que les Renseignements personnels traités sont complets, à jour et exacts. Pour nous assurer que toutes les données sont vérifiées avec exactitude, nous encourageons les Consommateurs à examiner leurs saisies de données avant de soumettre une vérification par l’entremise de notre plateforme. Nous offrons aux demandeurs la possibilité de corriger leurs Renseignements personnels et de traiter les différends pour toute inexactitude signalée.
- Responsabilité : Certn croit en la transparence du Traitement des données et au contrôle des Consommateurs. Nous collaborons avec nos Clients et notre personnel dans le respect des droits à la vie privée des Consommateurs et afin de maintenir les politiques et procédures standard de l’industrie pour opérationnaliser la protection de la vie privée dans toutes les activités de traitement des données à l’interne et à l’externe. Certn a nommé un agent de protection de la vie privée désigné et nous vous encourageons à communiquer avec lui à l’adresse privacy@certn.co pour toute question ou tout commentaire que vous pourriez avoir en lien avec la présente Politique ou le Traitement de vos Renseignements personnels.
4. COMMENT CETTE POLITIQUE EST-ELLE MISE À JOUR?
5. QUELS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLONS-NOUS, POURQUOI, COMMENT ET AUPRÈS DE QUI?
Fondement juridique du traitement
Finalité autorisée pour le traitement
- la nouvelle utilisation est compatible avec l’utilisation initiale, ce qui signifie que vous devriez raisonnablement vous y attendre;
- nous vous avons informé de la nouvelle utilisation et vous avons donné l’occasion de vous y opposer; ou
- la nouvelle utilisation est autrement autorisée ou exigée par la loi.
Quels renseignements traitons-nous?
- Traitement des renseignements non personnels : Nous traitons les Renseignements non personnels afin de suivre les tendances et d’analyser les habitudes d’utilisation de notre site Web et de notre plateforme. Les renseignements non personnels (« renseignements non personnels ») désignent des renseignements ou du contenu autres que des Renseignements personnels, y compris, par exemple, des renseignements agrégés ou anonymisés sur nos utilisateurs et d’autres renseignements qui n’identifient aucune personne.
- Traitement des renseignements sur les visiteurs du site Web : Nous pouvons enregistrer le nom et la version de votre système d’exploitation, l’identifiant de l’appareil, le type de navigateur, le système d’exploitation, l’adresse du protocole Internet (IP), la résolution de l’écran, les pages que vous avez consultées sur notre ou nos sites Web, le temps que vous avez passé sur une page, les heures d’accès, les renseignements généraux sur l’emplacement comme la ville, l’État ou la zone géographique, et les renseignements sur votre utilisation et vos actions sur notre site Web.
- Traitement des Renseignements personnels des Clients : Lorsque vous vous abonnez à nos Services, on pourrait vous demander de saisir votre nom complet, votre adresse courriel, votre nom d’entreprise, votre adresse professionnelle, votre numéro de téléphone, votre adresse de facturation, votre adresse de carte et d’autres renseignements fournis par le Client dans des champs personnalisés, le cas échéant. Les renseignements financiers, tels que les données liées à votre mode de paiement (p. ex. numéro de carte de crédit valide, marque de carte, date d’expiration) ne sont jamais recueillis par nous, que ce soit sur notre site Web ou autrement. Lors du traitement des paiements, vous êtes transféré vers une page sécurisée du site Web de Stripe ou d’un autre fournisseur de services de paiement certifié PCI DSS. Cette page peut être vêtue de notre « livrée », mais elle n’est pas gérée par nous. Tous les renseignements financiers sont traités par notre service de traitement des paiements et nous vous encourageons à consulter sa politique de confidentialité et à communiquer directement avec lui pour obtenir des réponses à vos questions.
- Traitement des Renseignements personnels des Consommateurs : Certn ne recueillera les Renseignements personnels des Consommateurs que si vous choisissez volontairement de les fournir en raison d’une vérification des antécédents autorisée par vous et/ou par les lois applicables. Le type de Renseignements personnels que Certn peut recueillir à votre sujet par l’intermédiaire de notre site Web ou autrement varie en fonction des réglementations locales et de la demande de Service de vérification des données. Par souci de clarté, vous trouverez ci-dessous une liste non exclusive des Renseignements personnels que nous pouvons recueillir, la raison de la collecte et le déroulement de la collecte dans le cadre de la prestation de nos Services.
Renseignements personnels que nous pouvons recueillir | Raison de la collecte | Déroulement de la collecte |
---|---|---|
Votre/vos nom(s) | Requis à des fins d’identification. Les anciens noms peuvent être nécessaires pour effectuer une vérification complète des antécédents, car il est possible que les anciens dossiers soient conservés sous un ancien nom. | Fournis par vous, en tant que Consommateur ou Client, par des documents publics, des agences d’évaluation du crédit ou des tiers que vous nous avez autorisés à contacter. |
Date de naissance | Requise à des fins d’identification. | Fournie par vous |
Lieu de naissance | Requis pour certains de nos services. | Fournie par vous |
Documentation d’identification et données biométriques | Si on nous demande de vérifier votre identité par la voie de notre Service OneID, nous utilisons un système biométrique basé sur la technologie de reconnaissance faciale (données biométriques) pour vérifier et confirmer votre identité en direct en ligne en faisant correspondre une image en temps réel de votre visage à la photo figurant sur votre document d’identification. | Fournies par vous |
Coordonnées | Certains de nos services exigent que nous recueillions l’historique des adresses résidentielles. De plus, pour nous assurer que nous sommes en mesure de communiquer avec vous dans le but de vous fournir des services, nous aurons peut-être besoin de votre adresse postale, de votre adresse courriel ou de votre numéro de téléphone. Nous n’utiliserons les coordonnées que dans le but de fournir des services et de nous conformer aux instructions de notre Client et à nos obligations légales. Nous ne communiquerons avec vous pour aucune autre raison. | Fournies par vous, les agences d’évaluation du crédit ou les registres publics |
Numéros d’identité délivrés par le gouvernement | Certains services exigent ces renseignements, car les dossiers que nous devons récupérer auprès de tiers sont souvent associés à un numéro d’identité produit par une entité gouvernementale. Cela peut comprendre les casiers judiciaires, les dossiers de crédit, les antécédents professionnels ou les dossiers de conduite. | Fournis par vous |
Antécédents criminels et casiers judiciaires | Nécessaires pour la vérification du casier judiciaire. | Fournis par vous, les organismes d’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux, les tribunaux ou les registres publics |
Antécédents de crédit ou de faillite | Certains services exigent que nous obtenions des renseignements financiers ou d’identité qui se trouvent dans un dossier de crédit auprès d’une agence d’évaluation du crédit ou dans des dossiers publics. | Agences d’évaluation du crédit, agences gouvernementales ou registres publics |
Antécédents professionnels | Pour vérifier les antécédents professionnels et l’historique des activités connexes sur une certaine période | Fournis par vous, notre Client, les employeurs actuels ou passés ou leurs fournisseurs de services de tenue de dossiers, les agences qui vous ont placé chez vos employeurs actuels ou passés, ou les références que vous avez fournies |
Antécédents en matière d’éducation | Pour vérifier les antécédents en matière d’éducation ou l’historique des activités connexes sur une certaine période | Fournis par vous, notre Client, les établissements d’enseignement que vous avez fréquentés ou les fournisseurs de services de tenue de dossiers des établissements d’enseignement que vous avez fréquentés, les autorités scolaires gouvernementales dans les territoires où vous avez fait vos études, ou les références que vous avez fournies |
Titres professionnels, désignations, adhésions, sanctions ou réprimandes | Pour vérifier si vous êtes un certain type de professionnel, si vous participez à des cours de perfectionnement professionnel ou que vous les avez achevés, ou si vous avez fait l’objet de sanctions ou de réprimandes professionnelles | Fournis par vous, notre Client, les organismes professionnels auxquels vous avez été associé, ou leurs fournisseurs de services de tenue de dossiers, les registres publics ou les références que vous avez fournies |
Opinions à votre sujet | Pour mener des entrevues de référence. De plus, des opinions peuvent être exprimées lors des vérifications relatives à l’emploi ou au bénévolat. | Fournies par vous, notre Client, vos employeurs actuels ou passés ou leurs fournisseurs de services de tenue de dossiers, les agences qui vous ont placé chez vos employeurs actuels ou passés, ou les références que vous avez fournies |
Apparition sur des listes de surveillance ou de sanctions gouvernementales | Certains Clients souhaitent vérifier la présence sur les listes de surveillance ou de sanctions du gouvernement. | Fournie par les organismes d’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux, des renseignements publics |
Admissibilité au travail | Pour vérifier la situation juridique des employés éventuels dans le territoire où ils exercent leurs activités. | Fournie par vous, notre Client ou des organismes gouvernementaux |
Dossiers de conduite | Pour vérifier la validité du permis de conduire et les antécédents de conduite | Fournis par vous, notre Client ou des organismes gouvernementaux |
Antécédents de mandats d’administrateur et de gouvernance d’entreprise | Pour vérifier l’association actuelle ou passée avec les sociétés en tant qu’administrateur ou dirigeant | Fournis par vous, notre Client, les registres publics, les sociétés auxquelles vous avez déjà été associé |
Renseignements sur les dossiers publics et résultats médiatiques négatifs | Certains services exigent que nous obtenions des renseignements publics, y compris des résultats médiatiques négatifs | Fournis par vous, notre Client, les organismes gouvernementaux ou les registres publics |
Enregistrements d’appels téléphoniques | Nous surveillons certains appels téléphoniques à des fins d’assurance de la qualité et de formation | Fournis par vous |
Résultats des tests de dépistage de drogues (pour les Consommateurs américains seulement) | Lorsqu’il s’agit de tests de dépistage de substances contrôlées, nous en communiquerons les résultats émis par des laboratoires de dépistage de drogues | Fournis par des laboratoires après votre test de dépistage de drogues |
Comment traitons-nous les Renseignements personnels?
- Vous déterminez les Renseignements personnels que nous recueillons et leur finalité;
- Une fois que nous aurons reçu votre consentement, nous recueillerons et traiterons les renseignements conformément aux lois applicables; et
- Vous contrôlez et possédez les Renseignements personnels, et vous pouvez en demander la correction ou la suppression à tout moment.
- Le Client fournit des instructions sur les Renseignements personnels à recueillir et sur la façon de les recueillir;
- Le cas échéant, le Client s’assure que les Consommateurs sont avisés de la collecte et du Traitement de leurs Renseignements personnels, ou qu’ils donnent leur consentement à cette fin, conformément aux lois applicables;
- Le Client s’assure que les Renseignements personnels sont recueillis et traités légalement, équitablement et de manière transparente, conformément à la Finalité autorisée;
- Le Client confirme que les Renseignements personnels sont exacts et, au besoin, tenus à jour, corrigés ou effacés; et
- Le Client s’assure que des mesures de protection appropriées sont en place pour protéger les Renseignements personnels.
- Nous réalisons les Services demandés par notre Client ou notre Consommateur, conformément à leurs instructions;
- Nous protégeons les Renseignements personnels dont nous avons la garde contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés, d’une manière adaptée à leur caractère sensible, et conformément aux instructions de notre Client et aux lois applicables;
- Nous nous conformons à toutes les obligations légales qui peuvent nous incomber en tant que Sous-traitants de données, dépositaire, fournisseur de services ou dans l’exercice de fonctions semblables en vertu des lois applicables.
6. COMMENT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS PARTAGÉS ET QUAND NOUS LIVRONS-NOUS AU TRAITEMENT TRANSFRONTALIER?
- Décision d’adéquation
- Mesures de protection appropriées
- Votre consentement
- Autres dispositions juridictionnelles
7.QUI D’AUTRE PEUT ACCÉDER AUX RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS?
- les vérificateurs chargés de l’exécution des vérifications de conformité prévus par contrat ou par la loi;
- les sociétés affiliées et partenaires de Certn qui participent à la prestation de nos Services; et
- des tiers qui fournissent des services pour nous ou pour notre compte, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement des paiements, l’analyse des données, la livraison des courriels, et les services SaaS, IaaS ou PaaS.
8. COMMENT STOCKONS-NOUS ET PROTÉGEONS-NOUS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?
9. PENDANT COMBIEN DE TEMPS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT-ILS CONSERVÉS?
10. COMMENT EXERCER VOS DROITS À LA VIE PRIVÉE?
11. Y A-T-IL D’AUTRES QUESTIONS DE COMPÉTENCE?
É.-U. Californie
É.-U. Nevada
Résidents de l’UE, de l’EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni
- le droit de demander des détails sur les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
- le droit de nous demander de mettre à jour vos renseignements s’ils sont inexacts ou incomplets;
- le droit de nous demander de supprimer vos renseignements dans certaines circonstances;
- le droit de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements lorsque nous nous appuyons sur ce consentement;
- dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir certaines de vos informations dans un format utilisable et/ou de demander que nous transmettions ces données à un tiers lorsque cela est techniquement possible;
- le droit de demander que nous limitions le Traitement de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances; et
- le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données si vous croyez que nous n’avons pas été en mesure de vous aider.
Brésil
- de confirmer si nous traitons vos Renseignements personnels;
- de demander l’accès à vos Renseignements personnels que nous traitons;
- de corriger les Renseignements personnels incomplets, inexacts ou périmés;
- demander l’anonymisation, le blocage ou la suppression d’informations inutiles ou excessives ou d’informations traitées en non-conformité avec les dispositions de la LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais);
- demander la portabilité des données;
- être informé des tiers avec lesquels vos Renseignements personnels ont été partagés; et
- demander un examen des décisions automatisées qui ont une incidence sur vos intérêts.
Australie
12. COMMENT UTILISONS-NOUS LES TÉMOINS?
- Témoins de session : ils ne sont stockés sur votre ordinateur que pendant votre session Web. Ils sont automatiquement supprimés lorsque le navigateur est fermé. Ils stockent habituellement un identifiant de session anonyme vous permettant de naviguer sur un site Web sans avoir à vous connecter à chaque page. Ils ne recueillent aucun renseignement sur votre ordinateur.
- Témoins persistants : un témoin persistant est un témoin stocké sous forme de fichier sur votre ordinateur et il y demeure lorsque vous fermez votre navigateur Web. Le témoin peut être lu par le site Web qui l’a créé lorsque vous revenez visiter ce site Web.
- Témoins de première partie : la fonction de ce type de témoin est de conserver vos préférences pour un site Web particulier pour l’entité propriétaire de ce site Web. Ils sont stockés et échangés entre les serveurs de Certn et le disque dur de votre ordinateur. Ils ne servent à rien d’autre que la personnalisation telle que définie par vous. Ces témoins peuvent être des témoins temporaires ou persistants.
- Témoins tiers : la fonction de ce type de témoin est de conserver votre interaction avec un site Web particulier pour une entité qui n’est pas propriétaire de ce site Web. Ils sont stockés et échangés entre le serveur d’un tiers et le disque dur de votre ordinateur. Ces témoins sont généralement des témoins persistants.
13. QUI EST L’AGENT DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE?
14. NOUS JOINDRE
CANADACertn (Canada) inc. | Adresse : Téléphone : Courriel : | 1006 Fort StBureau 300Victoria, C.-B. V8V 3K4+1 844 987-0690privacy@certn.co pour toute question relative à la confidentialitésupport@certn.co pour toute question relative au soutiencompliance@certn.co pour toute question relative à la conformitélegal@certn.co pour toute question juridique |
---|---|---|
ÉTATS-UNIS Certn (États-Unis) Inc. | Adresse : Téléphone : Courriel : | Trust Center1209 Orange StreetWilmington, New Castle County, Delaware, 19801+1 844 987-0690privacy@certn.co pour toute question relative à la confidentialitésupport@certn.co pour toute question relative au soutiencompliance@certn.co pour toute question relative à la conformitélegal@certn.co pour toute question juridique |
ROYAUME UNICredence Background Screening Limited | Adresse : Téléphone : Courriel : | 160 London RoadSevenoaks, Kent, TN13 1BT +44 (0)1732 748 900contact@credence.co.uk et support@credence.co.uk pour les questions d’ordre généraldpo@credence.co.uk pour toute question relative à la confidentialité |
AUSTRALIEInterCheck Global Pty. Ltd. | Adresse : Téléphone : Courriel : | 356 Collins StreetMelbourne, 3000, Victoria+61 (03) 8820 4069 help@intercheck.com.au |
15. AUSTRALIE - INTERCHECK GLOBAL PTY LTD.
- Notre engagement en matière de confidentialité
- Présentation
- Pourquoi recueillons-nous des Renseignements personnels?
- Quels renseignements recueillons-nous?
- Pour la vérification des antécédents criminels : Obtenus auprès de la Police fédérale australienne (« Australian Federal Police » ou « AFP ») et/ou de la Commission australienne du renseignement criminel (« Australian Criminal Intelligence Commission » ou « ACIC ») -Nom incluant le nom, le ou les prénom(s), tous les noms connus antérieurement, y compris les alias. Coordonnées, y compris les numéros de téléphone et les adresses de courriel. Date de naissance et lieu de naissance. Renseignements sensibles, y compris le type de genre et les renseignements biométriques, comme les photographies recueillies à partir de votre téléphone ou d’une caméra Web. Renseignements démographiques, comme la profession, le lieu de résidence au cours des cinq dernières années. Les documents d’identité, y compris les permis de conduire (permis de conduire, permis d’armes à feu) ou les détails du passeport. Des renseignements ou des opinions concernant le processus de demande actuel ou précédent du candidat, y compris des renseignements relatifs à l’objectif de la vérification entamée au sujet du candidat, y compris son lieu de travail.
- Pour les autres vérifications des antécédents ou contrôles : Dans le but de fournir des services de vérification, nous pourrions devoir recueillir ce qui suit : Qualifications ou adhésions, renseignements sur le curriculum vitae, professions, références et détails des références, coordonnées, adresses, date et lieu de naissance, compétences, qualifications, historique résidentiel, détails de crédit ou bancaires, citoyenneté et statut d’immigration, associations professionnelles ou commerciales et adhésions ou accréditations, antécédents professionnels et responsabilités passées ou tout autre renseignement relatif à votre carrière.
- Renseignements sur les documents d’identité : Aux fins de vérification de l’identité et pour confirmer que la personne qui fait la demande est la même personne qui donne son consentement, nous pourrions devoir recueillir des documents d’identité et des renseignements connexes, y compris des renseignements biométriques, comme une photographie en direct afin de faire correspondre le demandeur aux documents d’identité.
- Coordonnées et renseignements professionnels : Afin de fournir nos services et notre soutien de manière professionnelle et efficace, nous pouvons recueillir des renseignements tels que l’adresse courriel, les numéros de téléphone, les adresses commerciales et postales résidentielles, la profession et le rôle, les détails de la carte de crédit et les renseignements professionnels, y compris les coordonnées d’ABN qui nous permettent de transiger avec la personne et/ou de lui fournir nos services et notre soutien.
- Renseignements sensibles
- Comment recueillons-nous vos Renseignements personnels?
- Par le biais de notre formulaire de demande en ligne sécurisé sur notre site Web.
- Lorsque vous remplissez et envoyez un formulaire de demande papier signé, soit par la poste, soit par voie électronique.
- En personne, par téléphone ou par courriel, par exemple, lorsque vous communiquez avec notre centre d’assistance; les Clients sont informés des risques liés à l’envoi de toute information, y compris des Renseignements personnels comme des documents d’identité, par la poste ou par courriel dans ces cas.
- Lorsque vous vous connectez à un tiers ou que vous vous connectez à nos services par l’intermédiaire d’un tiers, par exemple un partenaire d’intégration, et que vous avez consenti et êtes conscient qu’InterCheck Australia collectera les renseignements dans le but de fournir nos services de vérification préalable à l’embauche.
- Dans le cadre de la prestation de services à votre intention. Nous pouvons également recueillir des renseignements vous concernant auprès de tiers fournisseurs et de services de bases de données gouvernementales, dans le but de vous identifier et de vous faire correspondre aux documents d’identité fournis.
- Utilisation et divulgation de vos Renseignements personnels
- pour fournir les produits ou services que vous nous avez demandés, y compris :
- pour déposer une demande de vérification des antécédents criminels coordonnée à l’échelle nationale et obtenir les résultats des vérifications policières auprès du Service national de vérification policière (« National Police Checking Service »), le service administré et exploité par l’ACIC;
- pour nous conformer à nos obligations en vertu de l’entente que nous avons conclue avec l’ACIC concernant le Service national de vérification policière. Pour en savoir plus sur notre entente avec l’ACIC, veuillez consulter la partie ci-dessous :
- pour effectuer une vérification en ligne du droit au visa (« Visa Entitlement Verification Online » ou « VEVO ») ou pour vérifier l’identité par l’entremise du Département australien des affaires intérieures (« Australian Department of Home Affairs »);
- à des fins de preuve d’identité;
- pour communiquer avec vous et pour traiter vos demandes, plaintes ou préoccupations et pour y donner suite;
- pour traiter les paiements;
- pour communiquer avec vous;
- à toute autre fin que nous expliquons quand les Renseignements personnels ont été recueillis, y compris l’utilisation et les divulgations décrites dans la présente Politique, et
- pour aider à améliorer notre entreprise, nos produits et nos services et pour aider à gérer notre entreprise;
- pour communiquer avec vous au sujet de votre relation avec nous, y compris la possibilité de vous fournir nos produits et services;
- pour se conformer aux lois et aux obligations et pour fournir de l’aide aux autorités gouvernementales ou aux organismes d’application de la loi;
- être en mesure de présenter une demande et d’obtenir les résultats d’une vérification d’identité auprès de l’émetteur du document par l’entremise du Service de vérification des documents (« Document Verification Service » ou « DVS »), qui relève du Département des affaires intérieures.
- Accréditation auprès de l’ACIC
- Vous fournir de nouveaux produits ou services
- À vous de choisir de vous abonner ou de vous désabonner
- Pendant combien de temps conserverons-nous vos Renseignements personnels?
- À qui divulguons-nous vos Renseignements personnels?
- les tiers fournisseurs, y compris, mais sans s’y limiter, les fournisseurs de vérifications criminelles, les organismes d’application de la loi, les organismes de réglementation et d’octroi de licences, les agences de crédit, les registres publics, les dossiers judiciaires, les fournisseurs de services d’enseignement ou les organismes professionnels;
- les employeurs actuels ou précédents, par exemple, pour confirmer votre emploi;
- les organismes partenaires;
- les organismes gouvernementaux et organismes d’application de la loi ou organismes de réglementation;
- les entreprises auxquelles est confiée une partie de nos activités, y compris le marketing direct et le soutien informatique;
- les vérificateurs.
- Partageons-nous le résultat des vérifications de vos antécédents avec des tiers?
- Lorsque vous avez donné votre consentement, dans le cadre d’une vérification des antécédents commandée par l’un des Clients commerciaux d’InterCheck Australia, InterCheck Australia communiquera à ce Client le résultat de la vérification de vos antécédents.
- Si InterCheck Australia vous offre la possibilité de partager les résultats des services que vous avez obtenus avec un ou plusieurs organismes, et que vous choisissez de partager ces résultats, InterCheck Australia partagera les résultats avec ces organismes (mais ne partagera aucune information sous-jacente fournie à InterCheck Australia pour obtenir les résultats).
- Nous pouvons divulguer des Renseignements personnels à un tiers qui a reçu les résultats de la vérification de vos antécédents, y compris le résultat d’une vérification policière, pour permettre à ce tiers de vérifier ce résultat, au moyen d’une fonction ou d’une fonctionnalité de vérification. Lorsque vous avez consenti à ce que nous transmettions les résultats de la vérification de vos antécédents, y compris le résultat d’une vérification policière, à un tiers, vous consentez également à ce que nous mettions ces renseignements à la disposition de ce tiers par l’entremise d’une fonction ou d’une fonctionnalité de vérification.
- Lorsque vous divulguez des Renseignements personnels à un tiers en lui remettant une copie du résultat de la vérification de vos antécédents ou du résultat d’une vérification de police effectuée à votre sujet (en format électronique ou papier), vous consentez également à ce que nous divulguions vos Renseignements personnels à ce tiers par le biais d’une fonction ou d’une fonctionnalité de vérification.
- Vous reconnaissez et acceptez qu’une telle divulgation par l’entremise d’une fonction ou d’une fonctionnalité de vérification soit appropriée et nécessaire pour assurer la sécurité et l’intégrité des Renseignements personnels contenus dans les résultats de la vérification de vos antécédents ou des vérifications policières effectuées à votre sujet.
- Comment stockons-nous et protégeons-nous vos Renseignements personnels?
Stockage sécurisé | Vos renseignements sont stockés à l’aide de services d’hébergement en nuage de classe entreprise sécurisés au moyen d’un chiffrement AES-256 dans le centre de données AWS situé à Sydney. |
---|---|
Formation du personnel | InterCheck Australia intègre la confidentialité et la sécurité dans notre culture. Nous formons notre personnel sur la façon de protéger vos renseignements en favorisant la sensibilisation et la conformité aux procédures dans nos activités commerciales. |
Sécurité des systèmes | Restriction de l’accès à nos systèmes internes à l’aide de contrôles d’accès techniques selon le principe du besoin de savoir. Pare-feu limitant l’accès aux composants internes des systèmes à une liste blanche d’adresses IP autorisées. Exécution de scanneurs antivirus et anti-logiciels malveillants avec des signatures de menace à jour.Correctifs réguliers appliqués aux serveurs et aux postes de travail exécutant les systèmes d’exploitation actuels et les navigateurs modernes. |
Sécurité physique et de l’immeuble | Nous contrôlons l’accès aux zones sensibles, la gestion des documents physiques et électroniques et l’élimination sécurisée des documents. Des mesures de sécurité physique sont en place pour empêcher tout accès non autorisé à nos locaux. |
Sécurité transactionnelle | Nous appliquons des connexions à l’aide du protocole sécurisé de cryptage (« Secure Socket Layer » ou « SSL ») pour chaque page de notre site Web et de notre application. L’utilisation de SSL signifie que le trafic de données entre votre ordinateur et notre site est chiffré et protégé en tout temps. |
Vérification et essais | InterCheck Australia emploie des experts en sécurité indépendants et certifiés par l’industrie qui possèdent l’expérience et les antécédents nécessaires pour soutenir nos objectifs de sécurité. |
Détruire ou anonymiser les données lorsqu’elles ne sont plus requises | Nous conserverons les renseignements associés à votre compte pendant la période requise pour nous conformer aux lois applicables en matière de tenue de dossiers. Par exemple, dans le cas des vérifications policières, nous sommes tenus de conserver les renseignements utilisés pour soumettre votre demande pendant au moins 12 mois et de supprimer le résultat des vérifications dans les 12 mois.Sinon, nous conserverons les renseignements jusqu’à ce que vous supprimiez votre compte. Lorsque nous n’avons plus besoin de renseignements, nous prenons des mesures raisonnables pour les détruire ou les dépersonnaliser. |
- Transfert de Renseignements personnels à l’étranger
- si le candidat a consenti au transfert;
- si le transfert est nécessaire pour nous permettre de fournir au Client le service demandé;
- s’il n’est pas pratique d’obtenir le consentement d’un candidat, si le transfert est au profit du candidat et si le consentement du candidat serait probablement donné, ou
- si nous avons pris des mesures raisonnables pour nous assurer que les Renseignements personnels d’un candidat ne seront pas conservés, utilisés ou divulgués par le destinataire d’une manière incompatible avec la présente Politique et la Loi sur la protection des Renseignements personnels.
- Renseignements sur les transactions
- Confidentialité concernant les mineurs et les enfants
- Comment pouvez-vous accéder à vos Renseignements personnels et les corriger s’ils sont erronés?
- Contester les résultats de la vérification de vos antécédents criminels (émis par l’ACIC)
- Répondre aux préoccupations ou aux plaintes en matière de confidentialité
- Modifications apportées à notre Politique de confidentialité
- Visiter notre site Web
- Renseignements supplémentaires et législation applicable
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Version 1.2
Effective October 24, 2023
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- Vous acceptez de ne pas accéder au site Web ou de ne pas l’utiliser à des fins illégales ou à toute fin autre que celle pour laquelle Certn le rend accessible. Vous reconnaissez que vous ne devez pas : a) transmettre des données illégales; nocives, menaçantes, insultantes, dérangeantes, injurieuses, obscènes, diffamatoires, inacceptables d’un point de vue racial ou ethnique; b) violer nos droits de propriété intellectuelle; c) recueillir illégalement des renseignements sur d’autres personnes; d) utiliser toute information obtenue du site Web afin de harceler ou de maltraiter une autre personne ou de lui faire du tort; e) tenter d’usurper l’identité d’un autre utilisateur ou d’une autre personne ou utiliser le nom d’utilisateur d’un autre utilisateur; f) publier ou transmettre autrement tout logiciel malveillant ou tout autre code informatique; fichier ou programme conçu pour interrompre, perturber ou restreindre le fonctionnement de notre site Web, notre logiciel informatique, notre matériel informatique, notre équipement de télécommunications ou pour perturber les transactions normales sur notre site Web; g) utiliser un robot, une araignée, un lecteur hors ligne, une recherche de site, une application d’extraction ou autre dispositif ou processus manuel ou automatique en vue d’extraire, d’indexer, d’explorer des données ou de reproduire ou de contourner de quelque manière que ce soit la structure ou la présentation du site Web, son contenu, ou toute donnée traitée; h) utiliser nos services de soutien de manière inappropriée; soumettre de fausses demandes, ou passer des commandes spéculatives ou frauduleuses de vérification des antécédents; i) modifier, adapter, concéder en sous-licence, « copier », « reproduire », traduire, vendre, désosser, décompiler ou désassembler une partie quelconque du site Web ou tenter autrement de dériver un code source ou des idées ou algorithmes sous-jacents d’une partie quelconque du site Web ou des Services qui y sont liés; j) utiliser, ou tenter d’utiliser, le site Web à des fins non autorisées; k) utiliser le site Web au profit d’un tiers sans l’autorisation écrite préalable de Certn; l) créer des œuvres dérivées fondées sur le site Web ou utiliser le site Web pour élaborer une offre concurrentielle de produits; ou m) modifier, supprimer ou dissimuler les droits d’auteur, marques de commerce, brevets ou autres avis ou légendes qui apparaissent sur le site Web.
- Vous devrez peut-être enregistrer un compte auprès de Certn afin d’utiliser les Services. Il vous incombe de préserver la confidentialité de votre compte, de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe et de restreindre l’accès à votre ordinateur. Vous acceptez d’assumer la responsabilité de toutes les activités qui se produisent avec votre permission ou autorisation en vertu de votre compte, votre nom d’utilisateur et/ou votre mot de passe. Si vous accédez et utilisez le site Web et les Services au nom de quelqu’un d’autre, vous déclarez avoir le pouvoir de lier cette personne en tant que mandant à toutes les Modalités prévues dans les présentes. Nous nous réservons le droit de refuser le service et/ou de résilier des comptes sans préavis si les présentes Modalités sont violées ou si nous décidons, à notre seule discrétion, qu’il serait dans notre meilleur intérêt de le faire.
- À votre seule discrétion, vous pouvez choisir de profiter de certains services offerts par le biais du site Web qui sont créés, offerts, soutenus et maintenus par des tiers (« Développeurs tiers ») non affiliés à Certn ou à ses sociétés affiliées (collectivement, les « Services fournis par des tiers »). Nonobstant toute disposition contraire des présentes Conditions, vous reconnaissez et acceptez que : a) vous accédez ou déployez des Services fournis par des tiers par le biais du site Web à votre seule discrétion; b) vous devez lire les conditions générales et les politiques de confidentialité associées à tout service fourni par des tiers qui régissent votre utilisation de ces services tiers; et c) Certn ne possède ni ne contrôle les Développeurs tiers ou les Services fournis par des tiers.
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- Tous les droits de propriété intellectuelle liés au site Web et aux services appartiennent à Certn dans leur intégralité. Ces droits comprennent les droits sur les bases de données, les brevets, les droits d’auteur, les marques (déposées ou non), les secrets commerciaux, les droits sur les dessins et modèles (déposés ou non), le savoir-faire, les travaux sur les masques, les droits moraux et tous les droits similaires qui peuvent exister actuellement ou ultérieurement dans toute juridiction, y compris, mais sans s’y limiter, toutes les demandes et tous les enregistrements relatifs à ce qui précède, et le nom Certn, les logos, les dessins, les noms de domaine, les graphiques, les icônes, les scripts, les marques de service, les caractéristiques, les fonctions, les textes, les graphiques, les icônes de boutons, les scripts, les marques de service, les images, les logiciels, les compilations de données et autres éléments de marque distinctifs, ainsi que la compilation et l’organisation de ceux-ci (collectivement, les « Droits de propriété intellectuelle »). Tous ces Droits de propriété intellectuelle sont et resteront la propriété exclusive de Certn et de ses filiales, sociétés affiliées, partenaires et concédants de licence, et sont protégés par les lois canadiennes, américaines et internationales, y compris les lois régissant le droit d’auteur et les marques de commerce. À l’exception de ce qui est explicitement prévu dans les présentes, ou de ce qui est requis par la loi applicable, rien dans les présentes Modalités ne vous donne le droit d’utiliser les Droits de propriété intellectuelle, et il est interdit d’utiliser, de reproduire, de dupliquer, de copier, de vendre, de revendre, d’accéder, de modifier ou d’exploiter autrement les Services ou toute partie du site Web, en tout ou en partie, à quelque fin que ce soit, sans notre consentement écrit exprès et préalable.
- Sous réserve des présentes Modalités, Certn vous accorde une licence mondiale, restreinte, révocable et non exclusive vous autorisant à accéder au Site Web et aux Services et à utiliser ceux-ci, tels qu’ils vous sont fournis par Certn pour votre usage personnel et non commercial seulement. La licence est non transférable et non cessible, et vous ne devez pas accorder à un tiers quelconque un droit, une permission, une licence ou une sous-licence concernant l’un des droits accordés en vertu des présentes sans l’autorisation écrite préalable de Certn, qu’elle peut refuser à sa seule discrétion. Vous reconnaissez que Certn est le propriétaire et le concédant de licence des Droits de propriété intellectuelle et que votre utilisation des Droits de propriété intellectuelle ne vous confère aucun intérêt supplémentaire ni aucune titularité sur ces droits de propriété intellectuelle. La violation de toute disposition de cette licence peut entraîner la résiliation immédiate de la licence, à la seule discrétion de Certn.
- Nous pouvons vous inviter à clavarder ou à participer à des blogues, des forums en ligne et à d’autres fonctionnalités et nous pouvons vous donner l’occasion de créer, de soumettre, de publier ou de diffuser du contenu et du matériel sur notre site Web et/ou par l’intermédiaire du site Web, des formulaires, des courriels, des agents de clavardage, des fenêtres contextuelles, y compris, sans s’y limiter, des textes, des écrits, des vidéos, de l’audio, des photographies, des graphiques, des commentaires, des suggestions ou d’autres documents (collectivement, les « Contributions »). Toute Contribution que vous transmettez à Certn sera traitée comme non confidentielle et non exclusive.
Autorisation pour la vérification des antécédents et certains droits en vertu de la législation sur les droits des consommateurs, y compris la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act » ou « FCRA »)
- Les Services peuvent vous permettre de demander une copie de la vérification de vos antécédents ou des rapports de vos antécédents. En demandant une copie, vous autorisez Certn et ses entrepreneurs/fournisseurs à utiliser les renseignements que vous nous fournissez aux fins de vérification de vos antécédents et de production de rapports pour vous. Vous convenez que Certn n’a aucune obligation de surveiller ou de modifier les renseignements que vous nous soumettez et que vous êtes seul responsable de leur exhaustivité et de leur exactitude.
- Dans le cadre de la vérification des antécédents, Certn peut recueillir certaines données, y compris, sans s’y limiter, les dossiers en matière de véhicule à moteur, les casiers judiciaires et d’autres renseignements accessibles au public. Certn traitera ces données conformément à notre Politique de confidentialité.
- Dans la mesure où votre demande ou votre utilisation des Services concerne un résident des États-Unis, vous accusez réception des trois avis prévus par la loi indiqués ci-dessous et certifiez les avoir examinés et pleinement compris :
- Résumé de vos droits en vertu de la Loi sur l’évaluation équitable du crédit (« Fair Credit Reporting Act ») (16 C.F.R. Part 601) (en anglais uniquement)
- Corriger les effets du vol d’identité (« Remedying the Effects of Identity Theft ») (en anglais uniquement)
- Avis aux utilisateurs de rapports sur les consommateurs (« Notice to Users of Consumer Reports ») (16 C.F.R. partie 601) (en anglais uniquement)
- Aucune disposition des présentes Modalités n’aura d’incidence sur votre droit : a) d’accéder à certains renseignements contenus dans votre dossier en communiquant avec nous, ou b) de nous en aviser et de nous demander de faire enquête sur les renseignements que vous jugez inexacts ou incomplets dans la vérification de vos antécédents, comme prévu à l’article 15 U.S.C. §§ 1681c-1, 1681g et 1681i de la FCRA.
Frais
- Dans le cadre de votre utilisation des Services, Certn peut facturer certains frais (« Frais ») lorsque vous commandez un rapport sur les antécédents. Vous acceptez de payer tous les Frais applicables en fonction des conditions alors en vigueur. Une fois les Services lancés, les Frais ne sont pas remboursables. Les services de traitement des paiements fournis par notre processeur de paiement tiers sont soumis à ses conditions.
- Vous acceptez que Certn n’assume aucune responsabilité envers vous ou un tiers en cas de résiliation ou de limitation de votre accès au site Web ou de votre utilisation du site Web.
- Sauf disposition contraire expresse, le site Web est fourni « en l’état » et « selon sa disponibilité ». Certn décline expressément toute garantie de quelque nature que ce soit, expresse ou implicite, y compris, mais sans s’y limiter, les garanties implicites de qualité marchande, d’adéquation à un usage particulier et d’absence de contrefaçon en ce qui concerne le site Web et tout le contenu fourni sur le site Web ou par son intermédiaire. Certn ne garantit pas que : a) le site Web ou son contenu répondra à vos exigences; b) le site Web sera disponible sans interruption, en temps opportun, en toute sécurité et sans erreur; c) les résultats qui peuvent être obtenus au moyen de l’utilisation du site Web, ou tout contenu fourni sur le site Web ou par son intermédiaire seront absolument exacts, exempts d’erreurs et fiables; ou d) tout contenu obtenu par vous sur le site Web ou par son intermédiaire répondra à vos attentes.
- Vous reconnaissez que : i) le site Web utilise Internet pour le transfert de données et les serveurs connectés à Internet pour stocker des antécédents personnels, parfois avec des tiers fournisseurs, en recourant à des mesures de sécurité standard de l’industrie; et ii) aucune mesure de sécurité n’est efficace à 100 %.
Indemnisation
- Vous vous engagez à indemniser et à dégager de toute responsabilité Certn, ses sociétés affiliées et ses filiales, ainsi que leurs dirigeants, administrateurs, employés et agents respectifs, en cas de dommages, pénalités, pertes, responsabilités, jugements, règlements, récompenses, coûts et dépenses (y compris les honoraires et dépenses raisonnables d’avocats) découlant de ou en relation avec toute réclamation, affirmation, demande, cause d’action, poursuite, procédure ou autre action d’un tiers, que ce soit en droit ou en équité, liée de quelque manière que ce soit à : i) toute violation par vous des présentes Conditions ii) votre violation des lois ou ordonnances applicables, ou iii) votre négligence, votre mauvaise conduite, votre imprudence, ou vos erreurs ou omissions.
- DANS LA MESURE MAXIMALE PERMISE PAR LA LOI, CERTN ET SES FILIALES, SOCIÉTÉS AFFILIÉES, PARTENAIRES, CONCÉDANTS DE LICENCE, DIRECTEURS, DIRIGEANTS, LES EMPLOYÉS ET LES AGENTS NE SERONT PAS RESPONSABLES EN RAISON D’UN CONTRAT, D’UNE GARANTIE OU D’UN DÉLIT (Y COMPRIS LA NÉGLIGENCE) POUR a) LES INTERRUPTIONS DE SERVICES; b) LES RETARDS OU INTERRUPTIONS D’ACCÈS AU SITE; c) LA NON-LIVRAISON, LES ERREURS DE LIVRAISON, LA CORRUPTION OU LA DESTRUCTION DE DONNÉES, OU TOUTE AUTRE MODIFICATION DE CELLES-CI; d) LES PERTES OU DOMMAGES DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT DÉCOULANT D’INTERACTIONS AVEC LE SITE OU DE LA PRÉSENCE DE LIENS HORS SITE SUR LE SITE; e) LA PRÉSENCE DE VIRUS INFORMATIQUES, LES PANNES DE SYSTÈME, OU TOUTE DÉFAILLANCE QUI PEUVENT SURVENIR EN LIEN AVEC VOTRE UTILISATION DU SITE OU DES SERVICES; f) LES INEXACTITUDES, ERREURS OU OMISSIONS AU NIVEAU DU CONTENU OU g) LES ÉVÉNEMENTS INDÉPENDANTS DE NOTRE VOLONTÉ.
- EN OUTRE, CERTN NE SERA PAS RESPONSABLE DANS LE CADRE D’UN CONTRAT, D’UNE GARANTIE OU D’UN DÉLIT (Y COMPRIS LA NÉGLIGENCE) OU DE TOUTE AUTRE THÉORIE JURIDIQUE POUR TOUT DOMMAGE INDIRECT, PUNITIF, SPÉCIAL, DE CONFIANCE, ACCESSOIRE, CONSÉCUTIF OU SIMILAIRE DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT (Y COMPRIS LA PERTE DE REVENUS OU DE PROFITS) DÉCOULANT DE OU LIÉ À CES CONDITIONS, AU SITE OU À VOTRE UTILISATION DE CELUI-CI, Y COMPRIS L’UTILISATION OU L’INCAPACITÉ D’UTILISER LES SERVICES, OU POUR TOUT RENSEIGNEMENT OBTENU À PARTIR DES SERVICES OU PAR LEUR INTERMÉDIAIRE, MÊME SI CERTN A ÉTÉ INFORMÉ DE LA POSSIBILITÉ DE TELS DOMMAGES, ET EN AUCUN CAS NE DÉPASSERA LE MONTANT PAYÉ À CERTN OU À SES PARTENAIRES POUR LES SERVICES AU COURS DE LA PÉRIODE DE DOUZE MOIS PRÉCÉDANT IMMÉDIATEMENT LE DÉBUT DE TOUTE RÉCLAMATION POUR DOMMAGES.
- CERTN N'EST PAS RESPONSABLE DES RÉSULTATS OBTENUS. VOTRE RECOURS UNIQUE ET EXCLUSIF CONCERNANT LE CONTENU DES RAPPORTS EST DE CONTESTER LES RÉSULTATS.
- LES PARAGRAPHES QUI PRÉCÈDENT N’EXCLUENT NI NE LIMITENT LA RESPONSABILITÉ À L’ÉGARD DE TOUTE RÉCLAMATION, DEMANDE OU ACTION EN DOMMAGES-INTÉRÊTS DÉCOULANT D’UNE NÉGLIGENCE GRAVE, D’UNE FRAUDE OU D’UNE FAUTE INTENTIONNELLE DE LA PART DE CERTN OU DE SES EMPLOYÉS.
- Certains territoires n’autorisent pas les avis de non-responsabilité ou l’exclusion de certaines garanties de l’avis de non-responsabilité, de l’exclusion ou de la limitation de certaines responsabilités. Dans la mesure où ils sont jugés légalement invalides, les avis de non-responsabilité, les exclusions et les limitations énoncés dans les présentes Modalités ne s’appliquent pas à vous et toutes les autres Modalités resteront pleinement en vigueur.
- Toutes les questions relatives aux services et à votre accès au Site Web et au contenu fourni sur le Site Web ou par son intermédiaire, ainsi qu’à votre utilisation de ceux-ci, seront régies par les lois de la province de la Colombie-Britannique et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent.
- Les parties sont des entrepreneurs indépendants. Aucune disposition des présentes Modalités ne doit être interprétée comme créant un emploi, une relation de mandataire, un partenariat, une franchise, une coentreprise ou toute autre forme de coentreprise ou d’autorité pour lier l’autre partie.
- Toute renonciation à une disposition des présentes Modalités ne sera valide que si elle est fournie par écrit et ne s’applique qu’à l’événement particulier ainsi annulé. Le défaut d’appliquer une disposition ne constitue pas une renonciation.
- Rien dans les présentes Modalités ne limitera la capacité d’une partie à solliciter un redressement équitable.
- Les titres des chapitres ne doivent pas être utilisés pour l’interprétation des présentes.
- Dans l’éventualité où l’une ou l’autre des dispositions du présent Contrat serait réputée invalide ou non exécutoire en tout ou en partie, toutes les autres dispositions continueront néanmoins d’être valides et exécutoires, et les éléments invalides ou non exécutoires seront retirés du reste des Modalités.
- Vous consentez à obtenir auprès de nous tout contrat, avis, divulgation et autre communication (collectivement, les « Avis ») auxquels les présentes Modalités font référence par voie électronique, y compris, sans s’y limiter, par courriel ou en publiant des avis sur ce Site Web. Vous convenez que tous les Avis que nous vous fournissons par voie électronique satisfont à toute exigence légale selon laquelle ces communications doivent être faites par écrit.
- Sauf indication contraire dans les présentes Modalités, tous les avis en vertu des présentes Modalités seront rédigés par écrit et seront réputés avoir été dûment donnés lorsqu’ils auront été reçus, s’ils ont été remis en mains propres ou envoyés par courrier certifié ou recommandé, avec accusé de réception lorsque la réception est confirmée par voie électronique, s’ils ont été transmis par télécopie ou par courriel; ou le jour suivant leur envoi, s’ils ont été envoyés pour une livraison le lendemain par un service de livraison de nuit reconnu.
- Si vous avez des questions sur les présentes Modalités, vous pouvez contacter le service clientèle par courrier électronique à l’adresse support@certn.co.
OneID Consent - Portal Version (EN)
Version 5.0
Effective February 19, 2024
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Canadian Criminal Consent - HR
Version 1.0
Effective June 19, 2023
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Canadian Criminal Consent - PM
Version 1.0
Effective June 19, 2023
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Canadian Criminal Consent - PM (FR)
Version 1.0
Effective June 19, 2023
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Canadian Criminal Consent - HR (FR)
Version 1.0
Effective June 19, 2023
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Background Screening Consent - HR English (Procom/Deloitte)
Version 3.0
Effective July 24, 2023
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Canadian Criminal Consent - HR (Procom/Deloitte)
Version 2.0
Effective July 24, 2023
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Dollarama Canadian Criminal Consent (English)
Version 2.0
Effective August 3, 2023
DownloadTable of Contents
Dollarama Canadian Criminal Consent (French)
Version 1.0
Effective August 3, 2023
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Tokenized Consent Placeholder - FR
Version 1.0
Effective August 11, 2023
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ACIC Police Check Consent
Version 1.0
Effective September 13, 2023
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ACIC Police Check Consent - FR
Version 1.0
Effective September 13, 2023
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OneID Consent - Portal Version (FR)
Version 2.0
Effective September 14, 2023
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UK Generic - Portal Version (EN)
Version 1.0
Effective September 14, 2023
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DBS Consent - HR - French
Version 2.0
Effective September 14, 2023
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- I have read the basic DBS Check Processing Privacy Policy for Applicants and I understand how the DBS will process my personal data.
- I have provided complete and true information in support of the application and I understand that knowingly making a false statement for this purpose is a criminal offence.
- I consent to Certn, submitting an application to DBS on my behalf for a basic DBS certificate.
- I also consent to Certn receiving and viewing my basic disclosure certificate prior to me seeing it, and to the DBS providing an electronic result directly to the Responsible Organisation (i.e Certn) that submits my application. I understand that an electronic result contains a message that indicates either the certificate does not contain criminal record information or to await certificate which will indicate that my certificate contains criminal record information. In some cases the Responsible Organisation may provide this information directly to my employer prior to me receiving my certificate. I understand that if I do not consent to Certn receiving an electronic result, I must not proceed with this application and I should apply directly to the DBS.
Seneca College Non-Crim Consent
Version 1.0
Effective December 21, 2023
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Tokenized Authorization (B2B) - FR (In Progress)
Version 1.0
Effective January 28, 2024
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SGP Biometric Consent (B2B) -EN
Version 4.1
Effective March 8, 2024
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Biometric Notice
Version 1.2
Effective March 8, 2024
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SGP Biometric Consent (B2B) - FR
Version 4.0
Effective March 12, 2024
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Summary of California Consumer Rights
Version 2.0
Effective March 12, 2024
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California Disclosure Form - SGP
Version 1.0
Effective March 12, 2024
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- In person, by visual inspection of your file during normal business hours and upon reasonable notice. You also may request a copy of the information in person. The ICRA may not charge you more than the actual copying costs for providing you with a copy of your file.
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